Angebote nachfassen: den nächsten Kontakt vorbereiten
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Synclaro · Arbeitsblatt zur eigenen Bearbeitung
https://synclaro.de/angebote-nachfassen/

DEIN ZIEL
Dein erster Ablauf erstellt eine kleine, geprüfte Aufgabenliste: jetzt prüfen, später wieder ansehen oder nicht nachfassen. Nachrichten entstehen ausschließlich als Entwürfe.

VORBEREITUNG
[ ] Eindeutig zugeordnete Angebote und Kontaktverläufe.
[ ] Ein aktueller Status aus der führenden Kundenverwaltung.
[ ] Festgelegte Stoppsignale und vereinbarte Wiedervorlagen.
[ ] Eine verantwortliche Person für Prüfung und Versand.

DEIN STARTAUFTRAG FÜR DIE KI
Prüfe diese anonymisierte Liste offener Angebote: [Kennung, Status, letzter Kontakt, vereinbarter nächster Schritt]. Gib eine Prüfliste mit Begründung und Antwortentwurf aus. Bei Antwort, Auftrag, Ablehnung oder Widerspruch bereite keine weitere Nachfrage vor. Erfinde weder Rabatt noch Frist oder Zusage. Sende nichts. Vor jedem späteren Versand muss der aktuelle Status erneut geprüft werden.

SCHRITTE
1. Den relevanten Vorgang abgrenzen
Wähle zunächst eine Angebotsart und eine kleine Gruppe offener Vorgänge. Sammle Angebotsstand, letzten Kontakt, offene Fragen und vereinbarte nächste Schritte. Verknüpfe die Informationen über den richtigen Vorgang. Ein ähnlicher Betreff allein ist keine sichere Zuordnung.
Prüfpunkt: Gehören Angebot und Gesprächsverlauf wirklich zum gleichen Vorhaben?
Eigene Notiz: ______________________________

2. Vor jeder Vorbereitung Stoppsignale prüfen
Bei einer Antwort, einem Widerspruch gegen weitere Kontaktaufnahme, einer Absage oder einer geänderten Vereinbarung wird kein weiterer Nachfassentwurf automatisch vorbereitet. Der Vorgang kommt zur Prüfung. Ein angenommener Auftrag gehört ebenfalls nicht mehr in die Liste offener Angebote.
Prüfpunkt: Ist der letzte Kontaktstand aktuell, und liegt eines der Stoppsignale vor?
Eigene Notiz: ______________________________

3. Den nächsten Schritt begründen
Lass die KI den Stand in wenigen Sätzen mit Quellenverweisen zusammenfassen. Sie soll erklären, warum eine Wiedervorlage vorgeschlagen wird. Fehlen Daten oder widersprechen sich die Quellen, lautet das Ergebnis „prüfen“. Die KI erfindet keine Dringlichkeit und kein Interesse.
Prüfpunkt: Ist nachvollziehbar, welche Information den vorgeschlagenen Schritt trägt?
Eigene Notiz: ______________________________

4. Einen kurzen Entwurf formulieren
Der Entwurf knüpft an das tatsächliche Anliegen an und stellt eine hilfreiche Frage. Er enthält keine erfundenen Zusagen, Rabatte oder Fristen. Vermeide Behauptungen über gelesene Nachrichten oder vermutete Kaufabsichten. Lege den Text sichtbar beim passenden Vorgang ab.
Prüfpunkt: Passt der Text zum bisherigen Gespräch und zum gültigen Angebot?
Eigene Notiz: ______________________________

5. Unmittelbar vor dem Versand erneut prüfen
Zwischen Entwurf und Versand kann eine Antwort eingegangen sein. Die zuständige Person prüft daher den aktuellen Stand noch einmal. Nach einer tatsächlichen Kontaktaufnahme wird die Wiedervorlage angepasst. Ein wiederholter Lauf darf denselben Entwurf nicht mehrfach erzeugen.
Prüfpunkt: Sind neue Antworten, doppelte Entwürfe und bereits erledigte Aufgaben ausgeschlossen?
Eigene Notiz: ______________________________

PRÜFLISTE
[ ] Der richtige Vorgang ist zugeordnet.
[ ] Die neueste Antwort wurde berücksichtigt.
[ ] Stoppsignale sind vor dem Entwurf geprüft.
[ ] Der Text enthält nur bestätigte Aussagen.
[ ] Vor Versand erfolgt eine erneute Prüfung.

NÄCHSTER SCHRITT
Verantwortliche Rolle: ______________________
Erster Testfall: ___________________________
Offene Frage: ______________________________
Termin für die Prüfung: ____________________

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