Angebote schneller erstellen: mit KI zum Entwurf
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Synclaro · Arbeitsblatt zur eigenen Bearbeitung
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DEIN ZIEL
Dein erster Ablauf macht aus einer typischen Anfrage einen Angebotsentwurf mit Positionen aus deinem Leistungskatalog. Fehlende Angaben stehen als Rückfragen im Entwurf. Du prüfst, ergänzt und gibst frei.

VORBEREITUNG
[ ] Eine Angebotsart, die oft vorkommt und ähnlich aufgebaut ist.
[ ] Ein gepflegter Leistungskatalog mit aktuellen Preisen, zum Beispiel aus deiner Handwerker- oder Angebotssoftware.
[ ] Drei bis fünf frühere Angebote dieser Art als Muster.
[ ] Eine Person, die Angebote fachlich freigibt.

DEIN STARTAUFTRAG FÜR DIE KI
Werte diese Kundenanfrage aus: [anonymisierte Anfrage]. Prüfe, ob diese Pflichtangaben vorhanden sind: [Liste]. Formuliere für jede fehlende Angabe eine kurze Rückfrage an den Kunden. Schlage passende Positionen ausschließlich aus diesem Leistungskatalog vor: [Katalogauszug] und nenne zu jeder Position den Grund aus der Anfrage. Erfinde keine Preise, Maße oder Mengen. Erstelle oder versende kein Angebot.

SCHRITTE
1. Eine typische Angebotsart auswählen
Fang mit Angeboten an, die oft vorkommen und ähnlich aufgebaut sind, etwa eine Standardleistung in verschiedenen Größen. Sonderanfertigungen kommen später. Schreib auf, welche Angaben du aus einer Anfrage brauchst, um anbieten zu können.
Prüfpunkt: Du hast eine Liste der Pflichtangaben für diese Angebotsart.
Eigene Notiz: ______________________________

2. Den Leistungskatalog als einzige Preisquelle festlegen
Preise kommen aus dem gepflegten Katalog, nicht aus alten Angeboten und nicht aus der KI. Prüfe, ob die Positionen aktuell und eindeutig benannt sind. Einen widersprüchlichen Katalog repariert auch eine bessere Anweisung an die KI nicht.
Prüfpunkt: Jede Position hat genau einen gültigen Preis und eine klare Bezeichnung.
Eigene Notiz: ______________________________

3. Die Anfrage auswerten lassen
Gib der KI die Anfrage und die Liste der Pflichtangaben. Sie trägt zusammen, was da ist, und formuliert Rückfragen für das, was fehlt, zum Beispiel Maße, Material oder Termin. Fehlende Werte schätzt sie nicht.
Prüfpunkt: Für jede fehlende Pflichtangabe liegt eine verständliche Rückfrage vor.
Eigene Notiz: ______________________________

4. Positionen vorschlagen und begründen lassen
Die KI schlägt Positionen aus dem Katalog vor und nennt zu jeder den Grund aus der Anfrage. Mengen, die sie aus der Anfrage ableitet, markiert sie. Vergleiche den Vorschlag mit einem ähnlichen früheren Angebot.
Prüfpunkt: Jede vorgeschlagene Position hat eine Katalognummer und einen nachvollziehbaren Grund.
Eigene Notiz: ______________________________

5. Prüfen, ergänzen und freigeben
Du prüfst Positionen, Mengen und Texte und ergänzt, was nur du weißt, etwa Zufahrt, Zeitfenster oder Besonderheiten beim Kunden. Erst dann wird das Angebot in deiner Software erstellt und verschickt.
Prüfpunkt: Das Angebot ist von der zuständigen Person freigegeben, bevor es den Betrieb verlässt.
Eigene Notiz: ______________________________

6. Aus Korrekturen lernen
Halte fest, welche Vorschläge du ändern musstest und warum. Ergänze daraus den Katalog oder die Anweisung. Nach zehn Angeboten siehst du, wo der Ablauf Zeit spart und wo nicht.
Prüfpunkt: Die häufigsten Korrekturen sind bekannt und im Katalog oder in der Anweisung berücksichtigt.
Eigene Notiz: ______________________________

PRÜFLISTE
[ ] Eine Angebotsart ist ausgewählt.
[ ] Der Leistungskatalog ist die einzige Preisquelle.
[ ] Fehlende Angaben werden zu Rückfragen.
[ ] Jede Position hat einen Grund aus der Anfrage.
[ ] Das Angebot wird vor dem Versand freigegeben.

NÄCHSTER SCHRITT
Verantwortliche Rolle: ______________________
Erster Testfall: ___________________________
Offene Frage: ______________________________
Termin für die Prüfung: ____________________

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