Datensicherung im kleinen Unternehmen einrichten ================================================ Synclaro · Arbeitsblatt zur eigenen Bearbeitung https://synclaro.de/datensicherung/ DEIN ZIEL Dein erster Ablauf legt fest, welche Daten wo liegen, wie oft sie gesichert werden und wo die Kopien aufbewahrt sind. Du hast eine Wiederherstellung einmal ausprobiert und weißt, wie lange sie dauert. Eine Person prüft regelmäßig, ob die Sicherungen gelaufen sind. VORBEREITUNG [ ] Eine Liste der Geräte und Dienste, auf denen Betriebsdaten liegen, zum Beispiel Rechner, Server, Netzlaufwerk und Cloud-Speicher. [ ] Eine verantwortliche Person und eine Vertretung. [ ] Ein Speichermedium für die Sicherung, das vom Original getrennt ist, zum Beispiel eine externe Festplatte. [ ] Geklärte Aufbewahrungspflichten für steuerlich relevante Daten, zum Beispiel mit deiner Steuerberatung. DEIN STARTAUFTRAG FÜR DIE KI Werte diese Sicherungsprotokolle aus: [Protokolle der letzten Tage, ohne Zugangsdaten und vertrauliche Dateinamen]. Vergleiche sie mit diesem Sicherungsplan: [welche Daten wann wohin gesichert werden sollen]. Erstelle eine Tabelle mit Datum, Sicherungsauftrag, Ergebnis und Meldung. Markiere fehlgeschlagene, fehlende und unvollständige Läufe. Erkläre jede Fehlermeldung in einfachen Worten und kennzeichne mögliche Ursachen als unbestätigt. Erfinde keine Angaben, die nicht im Protokoll stehen. Lösche nichts, starte keine Wiederherstellung und ändere keine Einstellungen. SCHRITTE 1. Aufschreiben, wo eure Daten liegen Erfasse jeden Ort mit Betriebsdaten: Rechner, Server, Handys, Cloud-Dienste, Branchensoftware und E-Mail-Postfächer. Denk auch an Einstellungen von Geräten wie Router oder Telefonanlage. Die KI macht aus deinen Notizen eine Tabelle und fragt nach Lücken. Prüfpunkt: Jeder Ort mit Betriebsdaten steht in der Liste und hat eine zuständige Person. Eigene Notiz: ______________________________ 2. Festlegen, wie viel Verlust verkraftbar ist Frag dich für jede Datenart: Wie viel Arbeit darf höchstens verloren gehen, und wie lange darf es dauern, bis wieder gearbeitet werden kann? Daraus ergibt sich, wie oft gesichert wird. Die Buchhaltung braucht vielleicht eine tägliche Sicherung, ein Fotoarchiv eine wöchentliche. Prüfpunkt: Für jede Datenart steht fest, wie oft gesichert wird und wie schnell sie wieder da sein muss. Eigene Notiz: ______________________________ 3. Nach der 3-2-1-Regel sichern Das BSI empfiehlt die 3-2-1-Regel: drei aktuelle Versionen wichtiger Dateien auf zwei verschiedenen Medien, davon mindestens eine an einem anderen Ort. Gespiegelte Festplatten, etwa in einem Netzlaufwerk, sind keine Datensicherung, denn ein versehentliches Löschen oder Schadsoftware trifft beide Platten zugleich. Die Sicherung gehört auf ein eigenes Medium. Prüfpunkt: Es gibt drei Versionen auf zwei Medien, und eine Kopie liegt an einem anderen Ort. Eigene Notiz: ______________________________ 4. Die Sicherung schützen Auf der Sicherung liegen alle wichtigen Daten des Betriebs, sie braucht deshalb eigenen Schutz. Normale Benutzerkonten dürfen sie nicht überschreiben oder löschen können, und das Medium sollte nur während der Sicherung verbunden sein. Verschlüssele Kopien, die außer Haus liegen, und bewahre den Schlüssel getrennt auf. Bei einem Online-Speicher klärst du vertraglich, wo die Daten liegen und wie schnell du sie im Notfall zurückbekommst. Prüfpunkt: Normale Benutzerkonten können die Sicherung weder löschen noch überschreiben. Eigene Notiz: ______________________________ 5. Die Wiederherstellung testen Spiel regelmäßig eine Sicherung testweise zurück, zum Beispiel auf einen anderen Rechner oder in einen Testordner. Prüfe, ob die Dateien vollständig sind und sich öffnen lassen, und miss die Zeit. Schreib die Schritte so auf, dass auch die Vertretung sie findet, und leg die Anleitung zusätzlich auf Papier ab. Prüfpunkt: Eine Testwiederherstellung ist mit Datum, Dauer und Ergebnis dokumentiert. Eigene Notiz: ______________________________ 6. Protokolle mit KI auswerten Sicherungsprogramme schreiben Protokolle und Fehlermeldungen. Die KI fasst sie zusammen, markiert fehlgeschlagene oder fehlende Läufe und erklärt Meldungen in einfachen Worten. Entferne vorher Zugangsdaten und vertrauliche Dateinamen. Die KI löscht nichts, startet keine Wiederherstellung und ändert keine Einstellungen. Was zu tun ist, entscheidet die zuständige Person. Prüfpunkt: Die Protokolle sind regelmäßig geprüft, und jede Auffälligkeit ist bearbeitet. Eigene Notiz: ______________________________ PRÜFLISTE [ ] Alle Orte mit Betriebsdaten sind erfasst. [ ] Es gibt drei Versionen auf zwei Medien, eine davon an einem anderen Ort. [ ] Die Sicherung ist vor Überschreiben und Löschen geschützt. [ ] Eine Testwiederherstellung ist dokumentiert. [ ] Eine Person und eine Vertretung prüfen die Protokolle. NÄCHSTER SCHRITT Verantwortliche Rolle: ______________________ Erster Testfall: ___________________________ Offene Frage: ______________________________ Termin für die Prüfung: ____________________ Mit Begleitung weiterlernen: https://synclaro.de/ki-kickstart/ Ein Vorhaben besprechen: https://synclaro.de/kontakt/