Dokumente digitalisieren und wiederfinden ========================================= Synclaro · Arbeitsblatt zur eigenen Bearbeitung https://synclaro.de/dokumente-digitalisieren/ DEIN ZIEL Dein erster Ablauf bringt eine Dokumentenart vom Papier oder Postfach in eine einheitliche digitale Ablage. Jedes Dokument hat einen klaren Namen und einen festen Ort und lässt sich über eine Frage wiederfinden. Was die KI nicht sicher erkennt, bleibt zur Prüfung markiert. VORBEREITUNG [ ] Eine Dokumentenart für den Start, zum Beispiel Lieferscheine, Prüfprotokolle oder Bedienungsanleitungen. [ ] Ein gesicherter Speicherort, auf den die richtigen Personen Zugriff haben. [ ] Eine Liste der Angaben, nach denen ihr sucht, etwa Kunde, Projekt, Datum und Dokumentart. [ ] Geklärte Aufbewahrungspflichten für diese Unterlagen, zum Beispiel mit deinem Steuerberater. DEIN STARTAUFTRAG FÜR DIE KI Lies dieses Dokument aus: [anonymisiertes Dokument]. Gib diese Angaben zurück: Dokumentart, Datum, Kunde oder Lieferant, Projekt. Schlage einen Dateinamen nach dieser Regel vor: [Namensregel]. Markiere jede Angabe, die du nicht sicher erkennst, mit „prüfen“, statt sie zu ergänzen. Verschiebe, lösche oder versende nichts. SCHRITTE 1. Mit einer Dokumentenart anfangen Nimm dir nicht das ganze Archiv auf einmal vor. Wähle eine Dokumentenart, die oft gesucht wird und deren Inhalt du gut kennst. Schätze, wie viele Dokumente es sind und wo sie heute liegen: Regal, Postfach, Laufwerk oder Handy. Prüfpunkt: Du kannst sagen, welche Dokumentenart zuerst kommt und an wie vielen Stellen sie heute liegt. Eigene Notiz: ______________________________ 2. Eine Namensregel und eine Ordnerstruktur festlegen Lege fest, wie ein Dokument heißt, zum Beispiel Datum, Kunde oder Projekt und Dokumentart. Halte die Ordnerstruktur flach und schreib die Regel auf eine Seite. Lass die KI aus zehn echten Beispielen eine Regel vorschlagen und prüfe, ob alle Fälle hineinpassen. Prüfpunkt: Zwei Personen benennen dasselbe Dokument unabhängig voneinander gleich. Eigene Notiz: ______________________________ 3. Papier in durchsuchbare Scans verwandeln Scanne als durchsuchbares PDF mit Texterkennung. Für den Anfang reicht ein Scanner mit Einzug oder eine Scan-App am Handy. Prüfe bei schwierigen Vorlagen wie Durchschlägen oder Handschrift, ob der Text richtig erkannt wurde. Prüfpunkt: Eine Stichprobe von fünf Scans lässt sich nach einem Wort aus dem Dokument durchsuchen. Eigene Notiz: ______________________________ 4. Angaben von der KI vorschlagen lassen Lass die KI aus jedem Dokument die vereinbarten Angaben auslesen und einen Dateinamen nach deiner Regel vorschlagen. Unsichere Angaben markiert sie, statt zu raten. Am Anfang prüft ein Mensch jeden Vorschlag, später nur noch die markierten. Prüfpunkt: Für jedes Dokument liegt ein Namensvorschlag vor, unsichere Angaben sind sichtbar markiert. Eigene Notiz: ______________________________ 5. Mit einer Frage wiederfinden Sind die Dokumente geordnet, hilft eine Suche nach Bedeutung: Du stellst eine Frage und bekommst die passende Stelle mit Quellenangabe. Teste sie mit Fragen, deren Antwort du kennst. Eine Antwort ohne Fundstelle zählt nicht. Prüfpunkt: Zu fünf Testfragen nennt die Suche die richtige Fundstelle im Originaldokument. Eigene Notiz: ______________________________ 6. Zugriff, Sicherung und Aufbewahrung regeln Lege fest, wer welche Ordner sehen darf, wie gesichert wird und wie lange Unterlagen aufbewahrt werden. Für steuerlich relevante Unterlagen gelten eigene Pflichten. Kläre mit deinem Steuerberater, ob und wann der Scan das Papieroriginal ersetzen darf. Prüfpunkt: Rechte, Sicherung und Aufbewahrung sind schriftlich geregelt und einer Person zugeordnet. Eigene Notiz: ______________________________ PRÜFLISTE [ ] Eine Dokumentenart ist ausgewählt. [ ] Die Namensregel steht auf einer Seite. [ ] Scans sind durchsuchbar. [ ] Unsichere Angaben werden markiert, nicht geraten. [ ] Zugriff, Sicherung und Aufbewahrung sind geregelt. NÄCHSTER SCHRITT Verantwortliche Rolle: ______________________ Erster Testfall: ___________________________ Offene Frage: ______________________________ Termin für die Prüfung: ____________________ Mit Begleitung weiterlernen: https://synclaro.de/ki-kickstart/ Ein Vorhaben besprechen: https://synclaro.de/kontakt/