Dokumentenmanagement mit KI: DMS fürs Unternehmen
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Synclaro · Arbeitsblatt zur eigenen Bearbeitung
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DEIN ZIEL
Du hast entschieden, welcher Weg zu deinem Betrieb passt, und einen ersten Ablauf aufgebaut: Eine Dokumentart wird beim Eingang erkannt, eingeordnet und am richtigen Ort abgelegt. Was die KI nicht sicher zuordnen kann, landet zur Prüfung bei einem Menschen.

VORBEREITUNG
[ ] Ein Überblick, wo Dokumente heute ankommen: Post, E-Mail, Portale, Handy.
[ ] Eine Dokumentart für den Start, zum Beispiel Eingangsrechnungen, Lieferscheine oder Behördenpost.
[ ] Die Liste eurer bestehenden Programme, etwa DATEV, Branchensoftware oder Microsoft 365.
[ ] Mit der Steuerberatung geklärte Anforderungen an Aufbewahrung und Archivierung.

DEIN STARTAUFTRAG FÜR DIE KI
Lies dieses Dokument aus: [anonymisiertes Dokument]. Bestimme Dokumentart, Absender, Datum, Betrag falls vorhanden, Frist falls vorhanden und den passenden Vorgang aus dieser Liste: [Vorgänge]. Gib zu jeder Angabe an, wo sie im Dokument steht. Markiere jede unsichere Angabe mit „prüfen“, statt sie zu ergänzen. Lege nichts ab, verschicke nichts und lösche nichts.

SCHRITTE
1. Eingänge und Dokumentarten erfassen
Schreib auf, über welche Wege Dokumente ankommen und welche Arten es gibt. Zähle grob, wie viele es im Monat sind und wer sie heute bearbeitet. Daraus ergibt sich, welche Dokumentart sich zuerst lohnt.
Prüfpunkt: Du kennst die drei häufigsten Dokumentarten und ihre Eingangswege.
Eigene Notiz: ______________________________

2. Kaufen, ergänzen oder selbst bauen entscheiden
Prüfe zuerst, was eure vorhandene Software kann, zum Beispiel das DMS in DATEV oder die Ablage in Microsoft 365. Ein fertiges DMS passt, wenn eure Abläufe zum Standard passen. Eine Ergänzung mit KI lohnt sich, wenn das vorhandene System bleibt, aber Erkennen und Zuordnen Zeit kosten. Ein eigenes System lohnt sich, wenn Dokumente, E-Mails und Vorgänge aus mehreren Quellen zusammenkommen sollen.
Prüfpunkt: Die Entscheidung ist mit Gründen festgehalten, und die Steuerberatung kennt den geplanten Weg.
Eigene Notiz: ______________________________

3. Erkennen und einordnen lassen
Jedes neue Dokument wird mit Texterkennung gelesen. Die KI schlägt Dokumentart, Absender, Datum, Betrag und den passenden Vorgang vor. Unsichere Angaben markiert sie, statt zu raten. Am Anfang prüft ein Mensch jeden Vorschlag.
Prüfpunkt: Für eine Stichprobe von zwanzig Dokumenten liegen Vorschläge vor, unsichere Felder sind markiert.
Eigene Notiz: ______________________________

4. Ablage und Aufbewahrung festlegen
Lege fest, wo jede Dokumentart abgelegt wird, wie sie heißt und wie lange sie aufbewahrt wird. Für steuerlich relevante Unterlagen gelten die GoBD, unter anderem zu Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit. Kläre mit deiner Steuerberatung, welche Anforderungen dein System erfüllen muss und ob eine Verfahrensdokumentation nötig ist.
Prüfpunkt: Für jede Dokumentart sind Ablageort, Namensregel und Aufbewahrung festgelegt und abgestimmt.
Eigene Notiz: ______________________________

5. Vorgänge statt Ordner denken
Ein Dokument gehört meist zu einem Vorgang: einer Bestellung, einem Projekt, einem Behördenverfahren. Verknüpfe Dokumente, E-Mails und Aufgaben mit diesem Vorgang. Dann sieht jeder auf einen Blick, was dazu vorliegt und was als Nächstes zu tun ist.
Prüfpunkt: Zu einem Testvorgang lassen sich alle zugehörigen Dokumente und E-Mails an einer Stelle aufrufen.
Eigene Notiz: ______________________________

6. Nach vier Wochen auswerten
Zähle, wie viele Vorschläge richtig waren und wo die KI danebenlag. Passe Dokumentarten, Regeln und Anweisungen an. Erst wenn eine Dokumentart zuverlässig läuft, kommt die nächste dazu.
Prüfpunkt: Die Trefferquote je Dokumentart ist bekannt, und die häufigsten Fehler sind behoben.
Eigene Notiz: ______________________________

PRÜFLISTE
[ ] Eingänge und Dokumentarten sind erfasst.
[ ] Der Weg ist entschieden: kaufen, ergänzen oder bauen.
[ ] Unsichere Zuordnungen gehen zur Prüfung.
[ ] Ablage und Aufbewahrung sind abgestimmt.
[ ] Dokumente hängen am richtigen Vorgang.

NÄCHSTER SCHRITT
Verantwortliche Rolle: ______________________
Erster Testfall: ___________________________
Offene Frage: ______________________________
Termin für die Prüfung: ____________________

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