Mitarbeiter-App für den Betrieb: bauen oder kaufen ================================================== Synclaro · Arbeitsblatt zur eigenen Bearbeitung https://synclaro.de/mitarbeiter-app/ DEIN ZIEL Am Ende weißt du, welchen Ablauf die App tragen soll und ob eine fertige App reicht oder eine eigene sinnvoll ist. Ein erster Baustein, zum Beispiel Aufgaben je Auftrag, Urlaubsanträge oder Zeiterfassung, ist eingerichtet und von einer kleinen Gruppe aus dem Team im Alltag getestet. VORBEREITUNG [ ] Ein Ablauf, der heute hakt, zum Beispiel Aufgabenverteilung, Urlaubsplanung, Zeiterfassung oder Qualitätskontrolle. [ ] Zwei oder drei Mitarbeitende, die den Ablauf kennen und ihn testen wollen. [ ] Eine Übersicht, welche Software ihr schon nutzt und was sie kann. [ ] Eine Klärung, ob die App auf Diensthandys oder privaten Geräten läuft und welche Mitarbeiterdaten sie braucht. DEIN STARTAUFTRAG FÜR DIE KI Hier ist die Beschreibung eines Ablaufs in unserem Betrieb: [Ablauf in eigenen Worten oder verschriftlichte Sprachnachricht, ohne echte Namen]. Erstelle daraus eine Ablaufliste mit Rollen, Schritten, benötigten Daten und wer welches Ergebnis sieht. Markiere Stellen, an denen meine Beschreibung unklar ist, als Frage, statt sie zu ergänzen. Prüfe danach diese Funktionsbeschreibungen: [Auszüge aus unserer Software oder aus Unterlagen fertiger Apps]. Zeige in einer Tabelle, welcher Schritt abgedeckt ist, welcher nicht und welcher unklar bleibt. Erfinde keine Funktionen oder Preise. Lege keine Konten an und installiere nichts. SCHRITTE 1. Den Ablauf aufschreiben, nicht die App Beschreib einen Ablauf von Anfang bis Ende: Wer löst ihn aus, wer erledigt was, was muss festgehalten werden, wer sieht das Ergebnis? Lass die KI aus deiner Beschreibung oder einer Sprachnachricht eine Liste mit Rollen, Schritten und Daten machen. Frag das Team, wo es heute hakt. Prüfpunkt: Der Ablauf passt auf eine Seite, und das Team erkennt ihn wieder. Eigene Notiz: ______________________________ 2. Vorhandene Software und fertige Apps prüfen Sieh zuerst nach, ob deine bestehende Software den Ablauf schon kann, etwa über ein Modul für Zeiterfassung oder Urlaub. Vergleiche dann zwei oder drei fertige Apps mit deiner Ablaufliste. Achte auf laufende Kosten, Datenexport, Anbindung an eure Software und darauf, wo die Daten gespeichert werden. Prüfpunkt: Für jede geprüfte App ist notiert, welche Schritte sie abdeckt und welche nicht. Eigene Notiz: ______________________________ 3. Bauen oder kaufen entscheiden Eine fertige App passt, wenn sie die wichtigen Schritte abdeckt und ihr euch beim Rest anpassen könnt. Eine eigene lohnt sich eher, wenn der Ablauf euer Kern ist, mehrere Systeme verbunden werden müssen oder keine App die Schritte abbildet. Plane bei einer eigenen App Pflege, Sicherung und eine feste Zuständigkeit mit ein. Prüfpunkt: Die Entscheidung ist mit Gründen notiert, und es steht fest, wer die App später betreut. Eigene Notiz: ______________________________ 4. Einen ersten Baustein klein aufsetzen Fang mit einem Baustein an, nicht mit der ganzen App. Bei einer fertigen App richtest du ihn mit Testdaten ein. Bei einer eigenen App kann die KI aus deiner Ablaufliste eine erste Oberfläche bauen, zum Beispiel eine Ansicht fürs Büro und eine fürs Handy. Arbeite mit erfundenen Testdaten, bis Anmeldung und Zugriffsrechte geprüft sind. Prüfpunkt: Der Baustein läuft mit Testdaten, ohne echte Personal- oder Kundendaten. Eigene Notiz: ______________________________ 5. Mit einer kleinen Gruppe im Alltag testen Gib den Baustein zwei oder drei Mitarbeitenden für zwei Wochen. Beobachte, wo sie hängen bleiben, und frag nach. Was sich auf der Baustelle mit Handschuhen nicht bedienen lässt, wird nicht genutzt. Passe an, bevor alle die App bekommen. Prüfpunkt: Die Testgruppe hat den Ablauf mehrfach ohne Hilfe durchgeführt. Eigene Notiz: ______________________________ 6. Datenschutz, Betriebsrat und Einführung klären Eine Mitarbeiter-App verarbeitet personenbezogene Daten. Kläre mit deiner Datenschutzberatung, welche Daten wirklich nötig sind und wer was sehen darf. Gibt es einen Betriebsrat, bezieh ihn früh ein: Bei technischen Einrichtungen zur Überwachung von Verhalten oder Leistung hat er ein Mitbestimmungsrecht. Erfasst die App Arbeitszeiten, gelten dafür eigene Pflichten, zum Beispiel aus dem Arbeitszeitgesetz. Prüfpunkt: Datenschutz, Zugriffsrechte und gegebenenfalls die Beteiligung des Betriebsrats sind geklärt, bevor echte Daten in die App kommen. Eigene Notiz: ______________________________ PRÜFLISTE [ ] Der Ablauf steht auf einer Seite. [ ] Vorhandene Software und fertige Apps sind geprüft. [ ] Bauen oder kaufen ist mit Gründen entschieden. [ ] Eine Testgruppe hat den ersten Baustein im Alltag genutzt. [ ] Datenschutz und Zugriffsrechte sind geklärt. NÄCHSTER SCHRITT Verantwortliche Rolle: ______________________ Erster Testfall: ___________________________ Offene Frage: ______________________________ Termin für die Prüfung: ____________________ Mit Begleitung weiterlernen: https://synclaro.de/ki-kickstart/ Ein Vorhaben besprechen: https://synclaro.de/kontakt/