Nachkalkulation im Handwerk mit KI vorbereiten
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Synclaro · Arbeitsblatt zur eigenen Bearbeitung
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DEIN ZIEL
Dein erster Ablauf stellt für einen abgeschlossenen Auftrag Angebot und tatsächlichen Aufwand nebeneinander: Stunden, Material und Fremdleistung. Größere Abweichungen sind markiert und mit einer möglichen Ursache versehen, die du prüfst.

VORBEREITUNG
[ ] Ein abgeschlossener Auftrag mit Angebot oder Auftragsbestätigung.
[ ] Die erfassten Arbeitsstunden zu diesem Auftrag, zum Beispiel aus der Zeiterfassung.
[ ] Rechnungen für Material und Fremdleistungen, die dem Auftrag zugeordnet sind.
[ ] Eine Person, die den Auftrag kennt und Abweichungen einordnen kann.

DEIN STARTAUFTRAG FÜR DIE KI
Ordne diese Daten eines abgeschlossenen Auftrags den Gruppen Stunden, Material und Fremdleistung zu: Angebot [anonymisiert], Zeiterfassung [anonymisiert], Rechnungen [anonymisiert]. Erstelle eine Tabelle mit Soll und Ist je Gruppe und der Quelle jedes Werts. Rechne nicht im Fließtext. Markiere Belege, die du keinem Auftrag sicher zuordnen kannst. Schlage für Abweichungen über [Grenze] Prozent mögliche Ursachen vor und kennzeichne sie als unbestätigt.

SCHRITTE
1. Einen abgeschlossenen Auftrag auswählen
Nimm einen Auftrag, der fertig abgerechnet ist und bei dem du ein Gefühl hast, ob er gut lief. So kannst du die Ergebnisse später mit deiner Erfahrung vergleichen.
Prüfpunkt: Der Auftrag ist abgeschlossen, und alle Rechnungen dazu liegen vor.
Eigene Notiz: ______________________________

2. Soll-Werte aus dem Angebot übernehmen
Halte fest, was im Angebot kalkuliert war: Stunden je Gewerk, Material, Fremdleistungen und gegebenenfalls Zuschläge. Lass die KI die Positionen in diese Gruppen sortieren und markieren, was sie nicht eindeutig zuordnen kann.
Prüfpunkt: Für Stunden, Material und Fremdleistung steht ein kalkulierter Wert mit Quelle.
Eigene Notiz: ______________________________

3. Ist-Werte zusammentragen
Sammle die tatsächlichen Stunden aus der Zeiterfassung und die Rechnungen für Material und Fremdleistung. Die KI ordnet jede Zeile dem Auftrag zu und zeigt Belege, die sie keinem Auftrag sicher zuordnen kann.
Prüfpunkt: Jeder Ist-Wert verweist auf eine Zeiterfassung oder eine Rechnung.
Eigene Notiz: ______________________________

4. Gegenüberstellen und Abweichungen markieren
Stelle Soll und Ist je Gruppe nebeneinander und berechne die Abweichung in einer Tabelle, nicht im Fließtext der KI. Markiere Abweichungen ab einer Grenze, die du vorher festlegst, etwa zehn Prozent.
Prüfpunkt: Die Summen stimmen mit einer eigenen Nachrechnung überein.
Eigene Notiz: ______________________________

5. Ursachen prüfen statt vermuten
Die KI kann mögliche Ursachen vorschlagen, etwa Nacharbeit, Wartezeiten oder Mehrmengen. Ob das stimmt, klärst du mit den Beteiligten. Halte die bestätigte Ursache fest.
Prüfpunkt: Für jede größere Abweichung ist eine bestätigte Ursache notiert.
Eigene Notiz: ______________________________

6. Das nächste Angebot verbessern
Übertrage die Erkenntnis in deine Kalkulation: andere Stundenansätze für eine Leistung, ein Zuschlag für eine Bauart oder eine Rückfrage, die du künftig früher stellst. Wiederhole die Nachkalkulation für die nächsten Aufträge derselben Art.
Prüfpunkt: Mindestens eine Erkenntnis ist in Kalkulation oder Angebotsvorlage eingeflossen.
Eigene Notiz: ______________________________

PRÜFLISTE
[ ] Der Auftrag ist vollständig abgerechnet.
[ ] Soll-Werte haben eine Quelle im Angebot.
[ ] Ist-Werte haben einen Beleg.
[ ] Summen sind nachgerechnet.
[ ] Mindestens eine Erkenntnis fließt ins nächste Angebot.

NÄCHSTER SCHRITT
Verantwortliche Rolle: ______________________
Erster Testfall: ___________________________
Offene Frage: ______________________________
Termin für die Prüfung: ____________________

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