Protokoll mit KI erstellen: Entscheidungen festhalten ===================================================== Synclaro · Arbeitsblatt zur eigenen Bearbeitung https://synclaro.de/protokoll-mit-ki/ DEIN ZIEL Du erhältst einen geprüften Protokollentwurf mit Entscheidungen, offenen Punkten und bestätigten Aufgaben. Unklare Aussagen bleiben als Rückfragen sichtbar. VORBEREITUNG [ ] Eine für die Verarbeitung freigegebene Gesprächsgrundlage. [ ] Eine passende Vorlage für den Besprechungstyp. [ ] Projektbezug, Datum und bestätigte Rollen. [ ] Eine Person, die den Entwurf fachlich freigibt. DEIN STARTAUFTRAG FÜR DIE KI Erstelle aus diesem freigegebenen Transkript ein Ergebnisprotokoll: [Transkript]. Trenne Entscheidungen, Vorschläge, Aufgaben und offene Fragen. Nenne bei jeder Aufgabe die belegte verantwortliche Rolle und Frist. Was nicht gesagt wurde, bleibt als offen markiert. Füge zu jeder Entscheidung eine Fundstelle aus dem Transkript hinzu. Löse keine Aufgaben aus und verschicke das Protokoll nicht. SCHRITTE 1. Die richtige Protokollart wählen Lege vor der Verarbeitung fest, ob du Ergebnisse, Aufgaben oder einen ausführlicheren Gesprächsverlauf brauchst. Verwende für wiederkehrende Besprechungen dieselben Rubriken. Ein Ergebnisprotokoll kann mit Anlass, Entscheidungen, Aufgaben, offenen Fragen und nächsten Terminen beginnen. Prüfpunkt: Passt die Vorlage zu der späteren Verwendung des Protokolls? Eigene Notiz: ______________________________ 2. Grundlage und Begriffe vorbereiten Ordne die Aufnahme oder Notizen dem richtigen Vorgang zu. Ergänze eine Liste wichtiger Fachbegriffe und Rollen. Lass unverständliche Stellen markieren. Eine unbekannte Sprecherrolle bleibt unbekannt; die KI soll sie nicht aus Tonfall oder vermutetem Fachwissen erraten. Prüfpunkt: Stimmen Projekt, Datum und verwendete Begriffe mit der Originalquelle überein? Eigene Notiz: ______________________________ 3. Aussagen nach ihrem Status trennen Bitte die KI, ausdrücklich zwischen Beschluss, Vorschlag, Frage und Information zu unterscheiden. Formulierungen wie „wir könnten“ begründen noch keine Entscheidung. Jede wichtige Aussage erhält eine Fundstelle, beispielsweise eine Zeitmarke oder einen Verweis auf den Notizabschnitt. Prüfpunkt: Ist ein angeblicher Beschluss tatsächlich bestätigt worden? Eigene Notiz: ______________________________ 4. Aufgaben einzeln prüfen Für jede Aufgabe brauchst du Tätigkeit, verantwortliche Rolle und einen bestätigten Termin, sofern einer genannt wurde. Fehlt etwas, entsteht eine Rückfrage. Trage keinen plausibel klingenden Termin ein und übertrage eine Aufgabe nicht ungefragt an die Person, die das Problem erwähnt hat. Prüfpunkt: Sind Zuständigkeit und Termin belegt oder ausdrücklich als offen gekennzeichnet? Eigene Notiz: ______________________________ 5. Freigeben und eindeutig ablegen Eine zuständige Person vergleicht die entscheidenden Stellen mit der Gesprächsgrundlage. Danach erhält das Protokoll einen erkennbaren Stand und wird am passenden Vorgang abgelegt. Korrekturen bleiben nachvollziehbar. Vor dem Teilen werden Empfängerkreis und Inhalte noch einmal geprüft. Prüfpunkt: Ist klar, welche Fassung freigegeben wurde und wer sie erhalten soll? Eigene Notiz: ______________________________ PRÜFLISTE [ ] Gesprächsgrundlage und Vorgang stimmen. [ ] Beschlüsse und Vorschläge sind getrennt. [ ] Aufgaben haben bestätigte Zuständigkeiten. [ ] Offene Angaben wurden nicht erfunden. [ ] Freigabestand und Ablage sind eindeutig. NÄCHSTER SCHRITT Verantwortliche Rolle: ______________________ Erster Testfall: ___________________________ Offene Frage: ______________________________ Termin für die Prüfung: ____________________ Mit Begleitung weiterlernen: https://synclaro.de/ki-kickstart/ Ein Vorhaben besprechen: https://synclaro.de/kontakt/