Prozessdokumentation mit KI: Abläufe festhalten
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Synclaro · Arbeitsblatt zur eigenen Bearbeitung
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DEIN ZIEL
Dein erster Ablauf ist als kurze Prozessbeschreibung festgehalten: Auslöser, Schritte, Verantwortliche, Ergebnis und typische Ausnahmen. Das Team hat ihn geprüft, und es ist klar, wer ihn aktuell hält.

VORBEREITUNG
[ ] Ein Ablauf, der oft vorkommt und bei dem es immer wieder Rückfragen gibt.
[ ] Zwei Personen, die den Ablauf aus der Praxis kennen.
[ ] Eine Aufnahme-App oder ein Diktiergerät für das Gespräch.
[ ] Eine einfache Vorlage für Prozessbeschreibungen.

DEIN STARTAUFTRAG FÜR DIE KI
Erstelle aus dieser Gesprächsabschrift eine Prozessbeschreibung: [anonymisierte Abschrift]. Nutze diese Gliederung: Auslöser, Schritte (je mit verantwortlicher Rolle und verwendetem Programm), Ergebnis, Ausnahmen, offene Fragen. Übernimm nur, was im Gespräch gesagt wurde. Was unklar ist, kommt unter „offene Fragen“. Erfinde keine Zuständigkeiten, Fristen oder Beträge.

SCHRITTE
1. Einen Ablauf mit klarem Anfang und Ende wählen
Wähle einen Ablauf, der oft vorkommt und bei dem es Rückfragen gibt, etwa Reklamationen, Bestellfreigaben oder die Übergabe von der Baustelle ans Büro. Lege fest, womit er beginnt und womit er endet.
Prüfpunkt: Auslöser und Ergebnis des Ablaufs sind in je einem Satz beschrieben.
Eigene Notiz: ______________________________

2. Den Ablauf erzählen lassen
Lass die Person, die den Ablauf am besten kennt, ihn in einem Gespräch Schritt für Schritt erzählen. Frag nach Ausnahmen: Was passiert, wenn etwas fehlt? Das Gespräch wird aufgenommen und verschriftlicht.
Prüfpunkt: Es gibt eine Abschrift des Gesprächs mit allen Schritten und mindestens zwei Ausnahmen.
Eigene Notiz: ______________________________

3. Von der KI strukturieren lassen
Die KI macht aus der Abschrift eine Prozessbeschreibung nach eurer Vorlage: Auslöser, Schritte mit Verantwortlichen, verwendete Programme, Ergebnis, Ausnahmen und offene Fragen. Was im Gespräch unklar blieb, steht als Frage im Entwurf.
Prüfpunkt: Jeder Schritt hat einen Verantwortlichen, offene Punkte sind als Fragen markiert.
Eigene Notiz: ______________________________

4. Gemeinsam prüfen und freigeben
Gib den Entwurf einer zweiten Person, die den Ablauf kennt. Sie korrigiert und ergänzt. Erst danach wird die Beschreibung freigegeben und mit Datum und Verantwortlichem versehen.
Prüfpunkt: Die Beschreibung ist von zwei Personen geprüft und mit Stand und Verantwortlichem freigegeben.
Eigene Notiz: ______________________________

5. Dort ablegen, wo gesucht wird
Lege die Beschreibung in eure Wissensdatenbank oder das Firmenhandbuch, verlinkt mit den zugehörigen Vorlagen und Formularen. Schreibe so, dass auch eine KI-Anwendung den Ablauf später als Grundlage nutzen kann: klare Schritte, eindeutige Begriffe.
Prüfpunkt: Eine neue Person findet die Beschreibung über eine Frage und kann den Ablauf danach ausführen.
Eigene Notiz: ______________________________

6. Aktuell halten
Ändert sich ein Ablauf, wird die Beschreibung angepasst, die alte Fassung bleibt nachvollziehbar. Halte wichtige Entscheidungen mit Datum und Begründung fest. Lass die KI regelmäßig Beschreibungen melden, die lange nicht geprüft wurden.
Prüfpunkt: Es ist festgelegt, wer Änderungen einträgt und wann Beschreibungen überprüft werden.
Eigene Notiz: ______________________________

PRÜFLISTE
[ ] Auslöser und Ergebnis sind klar.
[ ] Der Ablauf wurde aus der Praxis erzählt.
[ ] Jeder Schritt hat einen Verantwortlichen.
[ ] Zwei Personen haben geprüft und freigegeben.
[ ] Änderungen und Überprüfung sind geregelt.

NÄCHSTER SCHRITT
Verantwortliche Rolle: ______________________
Erster Testfall: ___________________________
Offene Frage: ______________________________
Termin für die Prüfung: ____________________

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