Rechnungsstellung automatisieren: Entwürfe vorbereiten ====================================================== Synclaro · Arbeitsblatt zur eigenen Bearbeitung https://synclaro.de/rechnungsstellung-automatisieren/ DEIN ZIEL Dein erster Ablauf bereitet einen prüfbaren Rechnungsentwurf mit Quellen und offenen Fragen vor. Die fachliche Freigabe und die weitere Verarbeitung bleiben eindeutig zugeordnet. VORBEREITUNG [ ] Einen eindeutig bestätigten Auftrag mit aktuellem Stand. [ ] Freigegebene Leistungsnachweise und Mengen. [ ] Gültige Preise oder einen gepflegten Leistungskatalog. [ ] Ein führendes Rechnungssystem und eine verantwortliche Prüfrolle. DEIN STARTAUFTRAG FÜR DIE KI Erstelle eine Vorbereitungsliste für einen Rechnungsentwurf aus diesem freigegebenen Auftrag und Leistungsnachweis: [anonymisierte Daten]. Ordne belegte Mengen und Preise ihren Quellen zu. Fehlende Angaben, Abweichungen und mögliche Dubletten kommen in eine Prüfliste. Erfinde keine Preise, Steuerregeln oder Zahlungsstände. Keine Rechnung ausstellen, Zahlung auslösen oder Nachricht versenden. Die fachliche Freigabe bleibt ein eigener Schritt. SCHRITTE 1. Eine einfache Rechnungsart auswählen Beginne mit einem wiederkehrenden Vorgang, dessen Leistungen und Preise eindeutig vorliegen. Zeichne den heutigen Weg vom Auftrag bis zum Entwurf auf. Sonderfälle wie strittige Leistungen oder nachträgliche Änderungen bleiben zunächst in der manuellen Bearbeitung. Prüfpunkt: Kannst du den normalen Vorgang anhand eines freigegebenen Beispiels vollständig erklären? Eigene Notiz: ______________________________ 2. Quellen je Position festlegen Jede vorgeschlagene Position braucht einen Bezug zum Auftrag, zur freigegebenen Leistung und zum gültigen Preis. Fehlende Mengen oder widersprüchliche Bezeichnungen werden markiert. Eine E-Mail über eine mögliche Zusatzleistung belegt noch nicht, dass diese beauftragt und erbracht wurde. Prüfpunkt: Lässt sich jede Position bis zu ihren bestätigten Ausgangsdaten zurückverfolgen? Eigene Notiz: ______________________________ 3. Angaben strukturiert zusammenführen Lass die KI Bezeichnungen zuordnen und fehlende Angaben hervorheben. Verwende eindeutige Auftrags- und Positionskennungen, damit ähnliche Vorgänge getrennt bleiben. Verbindliche Berechnungen und steuerliche Einstellungen bleiben im dafür vorgesehenen, fachlich eingerichteten Rechnungssystem. Die KI soll passende Werte nicht selbst erfinden. Prüfpunkt: Stimmen Auftrag, Empfänger, Leistungsbezug und Preisstand im Entwurf? Eigene Notiz: ______________________________ 4. Doppelte und widersprüchliche Vorgänge erkennen Prüfe vor der Übergabe, ob die Leistung bereits in einem Entwurf oder einer Rechnung enthalten ist. Nach einer erneuten Verarbeitung soll derselbe Vorgang nicht doppelt entstehen. Bei geänderten Auftragsständen bleibt sichtbar, welche Fassung verwendet wurde und was noch geklärt werden muss. Prüfpunkt: Was passiert, wenn derselbe Leistungsnachweis zweimal eingeht? Eigene Notiz: ______________________________ 5. Freigabe und Status getrennt führen Die zuständige Person prüft den Entwurf gegen die Quellen und gibt ihn zur weiteren Verarbeitung frei. Speichere erkennbar, ob etwas vorbereitet, geprüft oder im Rechnungssystem erstellt wurde. Ein Versand oder eine Freigabe bedeutet nicht, dass bereits eine Zahlung eingegangen ist. Prüfpunkt: Wird der Zahlungsstatus ausschließlich aus der dafür bestätigten Quelle übernommen? Eigene Notiz: ______________________________ PRÜFLISTE [ ] Auftrag und Empfänger sind eindeutig. [ ] Leistungen und Mengen sind freigegeben. [ ] Jede Position hat einen gültigen Preisbezug. [ ] Doppelte Vorgänge werden erkannt. [ ] Freigabe und Zahlungsstatus bleiben getrennt. NÄCHSTER SCHRITT Verantwortliche Rolle: ______________________ Erster Testfall: ___________________________ Offene Frage: ______________________________ Termin für die Prüfung: ____________________ Mit Begleitung weiterlernen: https://synclaro.de/ki-kickstart/ Ein Vorhaben besprechen: https://synclaro.de/kontakt/