Reporting automatisieren: Daten sinnvoll auswerten
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Synclaro · Arbeitsblatt zur eigenen Bearbeitung
https://synclaro.de/reporting-automatisieren/

DEIN ZIEL
Dein erster Baustein ist ein wiederholbarer Bericht für genau eine Frage, mit nachvollziehbaren Zahlen und einer sichtbaren Liste offener Punkte.

VORBEREITUNG
[ ] Eine klar formulierte Frage und eine verantwortliche Rolle.
[ ] Freigegebene Datenexporte mit Datum und eindeutigen Datensätzen.
[ ] Eine kurze Definition jeder verwendeten Kennzahl.
[ ] Ein geprüfter Vergleichsbericht als Ausgangspunkt.

DEIN STARTAUFTRAG FÜR DIE KI
Erstelle einen kurzen Bericht aus diesen geprüften Zahlen: [Daten mit Zeitraum, Stichtag und Definitionen]. Unsere Frage lautet: [Entscheidung]. Trenne belegte Beobachtungen, mögliche Erklärungen und nächste Prüfschritte. Unbekannte Werte bleiben unbekannt. Zeige bei Quoten die verwendeten Ausgangswerte. Erfinde keine Ursachen und ordne jede Tatsachenbehauptung ihrer Quelle zu.

SCHRITTE
1. Eine Entscheidung festlegen
Schreibe auf, was nach dem Bericht anders entschieden werden könnte. Zum Beispiel: Welche Website-Seite prüfen wir zuerst, weil dort viele Interessenten den Anfrageweg verlassen? Begrenze den ersten Bericht auf diese Frage und die dafür benötigten Informationen.
Prüfpunkt: Kann die zuständige Person sagen, welche Handlung der Bericht unterstützen soll?
Eigene Notiz: ______________________________

2. Quellen und Stichtag notieren
Lege Zeitraum, Abrufzeitpunkt und Datenquelle fest. Kennzeichne, ob ein Export alle Vorgänge enthält oder nur einen Ausschnitt. Verbinde Datensätze über bestätigte Kennungen. Ähnliche Titel oder Firmenschreibweisen reichen für eine sichere Zuordnung nicht aus.
Prüfpunkt: Sind Zeitraum, Vollständigkeit und Zuordnung an einem Beispiel nachprüfbar?
Eigene Notiz: ______________________________

3. Kennzahlen nachvollziehbar berechnen
Berechne Summen und Quoten in einer nachvollziehbaren Tabelle oder deiner Auswertungssoftware. Gib der KI die geprüften Ergebnisse mit Definitionen. Bei einer Quote gehören Zähler und Nenner dazu. Ein unbekannter Wert bleibt unbekannt und wird nicht durch null ersetzt.
Prüfpunkt: Stimmen eine Summe und eine Quote beim Vergleich mit den Originaldaten?
Eigene Notiz: ______________________________

4. Beobachtung und Erklärung trennen
Lass die KI drei Bereiche formulieren: beobachteter Unterschied, mögliche Erklärung und nächster Prüfschritt. Eine Vermutung wird ausdrücklich gekennzeichnet. Ein Rückgang kann beispielsweise durch unvollständige Erfassung entstehen; er beweist allein noch kein Problem mit deinem Angebot.
Prüfpunkt: Kannst du jede Tatsachenbehauptung einer Zahl oder Quelle zuordnen?
Eigene Notiz: ______________________________

5. Bericht prüfen und erneut ausführen
Prüfe einen normalen Zeitraum und einen Zeitraum mit fehlenden Daten. Lass außerdem eine zweite Person den Bericht lesen. Erst wenn sie die Zahlen nachvollziehen kann, übernimmst du den Ablauf regelmäßig. Halte fest, welche Entscheidung tatsächlich daraus entstanden ist.
Prüfpunkt: Bleiben Lücken sichtbar, und führt derselbe Ablauf beim Wiederholen zum gleichen Datenstand?
Eigene Notiz: ______________________________

PRÜFLISTE
[ ] Frage und Verantwortlichkeit sind klar.
[ ] Zeitraum und Datenstand stehen im Bericht.
[ ] Fehlende Werte sind sichtbar.
[ ] Zahlen lassen sich nachrechnen.
[ ] Ein nächster Schritt ist festgelegt.

NÄCHSTER SCHRITT
Verantwortliche Rolle: ______________________
Erster Testfall: ___________________________
Offene Frage: ______________________________
Termin für die Prüfung: ____________________

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