Wissensdatenbank erstellen: mit KI und Quellen ============================================== Synclaro · Arbeitsblatt zur eigenen Bearbeitung https://synclaro.de/wissensdatenbank-erstellen/ DEIN ZIEL Dein erster Ablauf macht einen abgegrenzten Wissensbereich, etwa Arbeitsanweisungen oder Projekterfahrungen, mit Quellen durchsuchbar. Neues Wissen kommt über einen festen Weg hinein, wird geprüft und bleibt aktuell. Jede Person sieht nur, was sie sehen darf. VORBEREITUNG [ ] Ein Wissensbereich für den Start, zum Beispiel Arbeitsanweisungen, Produktwissen oder Projekterfahrungen. [ ] Zehn echte Fragen, die im Betrieb immer wieder gestellt werden. [ ] Eine Person, die für die Inhalte zuständig ist und Neues freigibt. [ ] Eine Absprache, welche Unterlagen vertraulich sind und wer sie sehen darf. DEIN STARTAUFTRAG FÜR DIE KI Hier sind zehn Fragen aus unserem Betrieb: [Fragen]. Und hier sind freigegebene Unterlagen: [anonymisierte Unterlagen]. Schlage für jede Frage einen kurzen Wissenseintrag vor mit Eintragsart (Anleitung, Entscheidung, Erfahrung oder Ansprechpartner), Text und Quelle mit Fundstelle. Wenn die Unterlagen eine Frage nicht beantworten, schreibe „Lücke“ und was fehlt. Markiere Widersprüche zwischen Unterlagen. Ergänze nichts aus eigenem Wissen und lösche nichts. SCHRITTE 1. Mit den Fragen anfangen, nicht mit den Dokumenten Sammle eine Woche lang, was im Betrieb gefragt wird: am Telefon, auf der Baustelle, in der Teeküche. Aus diesen Fragen ergibt sich, welches Wissen zuerst in die Datenbank gehört. So entsteht keine Ablage, die niemand braucht. Prüfpunkt: Du hast eine Liste mit mindestens zehn echten, wiederkehrenden Fragen. Eigene Notiz: ______________________________ 2. Eine einfache Ordnung festlegen Lege wenige feste Arten von Einträgen fest, zum Beispiel Anleitung, Entscheidung, Erfahrung und Ansprechpartner. Jeder Eintrag bekommt Datum, Verantwortlichen und Bereich. Schreib Wissen als kurze, klare Texte, die Menschen und KI gleich gut lesen können. Prüfpunkt: Jede Eintragsart hat eine kurze Vorlage, und zwei Personen ordnen denselben Inhalt gleich ein. Eigene Notiz: ______________________________ 3. Vorhandenes Wissen übernehmen, Lücken sichtbar machen Übernimm zuerst die Unterlagen, die zu den gesammelten Fragen passen. Lass die KI daraus kurze Einträge vorschlagen und Widersprüche oder veraltete Stände markieren. Was nur in einem Kopf steckt, holst du im Gespräch heraus: Die Aufnahme wird verschriftlicht und als Entwurf übernommen. Prüfpunkt: Zu jeder Testfrage gibt es mindestens einen geprüften Eintrag oder eine offene Lücke mit Zuständigkeit. Eigene Notiz: ______________________________ 4. Suche mit Quellenangabe einrichten Die Suche soll nach Bedeutung finden, nicht nur nach dem genauen Wort, und zu jeder Antwort die Quelle zeigen. Für den Anfang reicht ein fertiges Werkzeug, das mit eigenen Dokumenten arbeitet. Wichtig ist der Test: Stelle deine zehn Fragen und prüfe jede Antwort am Original. Prüfpunkt: Mindestens acht von zehn Testfragen werden richtig und mit passender Quelle beantwortet. Eigene Notiz: ______________________________ 5. Rechte und Vertraulichkeit regeln Lege fest, wer welche Bereiche lesen und wer schreiben darf. Personalunterlagen, Verträge und Kundendaten gehören in eigene, geschützte Bereiche. Die Suche darf nur Quellen verwenden, die für die fragende Person freigegeben sind. Prüfpunkt: Eine Testperson ohne Berechtigung findet vertrauliche Inhalte nicht, auch nicht über eine geschickte Frage. Eigene Notiz: ______________________________ 6. Einen Pflegeweg einführen Neues Wissen kommt als Entwurf herein und wird von der zuständigen Person geprüft, bevor es gilt. Vereinbare, wann Einträge überprüft werden, und lass die KI regelmäßig veraltete oder doppelte Einträge melden. Ohne Pflegeweg veraltet jede Wissensdatenbank. Prüfpunkt: Es ist festgelegt, wer neue Einträge freigibt und wann der Bestand überprüft wird. Eigene Notiz: ______________________________ PRÜFLISTE [ ] Zehn echte Fragen sind gesammelt. [ ] Die Eintragsarten haben einfache Vorlagen. [ ] Antworten zeigen ihre Quelle. [ ] Vertrauliches ist nur für Berechtigte sichtbar. [ ] Freigabe und Überprüfung sind geregelt. NÄCHSTER SCHRITT Verantwortliche Rolle: ______________________ Erster Testfall: ___________________________ Offene Frage: ______________________________ Termin für die Prüfung: ____________________ Mit Begleitung weiterlernen: https://synclaro.de/ki-kickstart/ Ein Vorhaben besprechen: https://synclaro.de/kontakt/