Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über Art, Umfang und Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten (im Folgenden kurz „Daten") beim Besuch unserer Website synclaro.de und bei Nutzung unserer Online-Dienste.

1. Verantwortlicher

Synclaro IT Dienstleistungen
Marco Heer
Bahnhofstraße 15, 92318 Neumarkt i.d.OPf., Deutschland
Telefon: +49 160 9947 1052
E-Mail: marcoheer@synclaro.de

2. Datenschutzbeauftragter

Phil Noel Kempter
E-Mail: philkempter@synclaro.de

3. Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nach der DSGVO, insbesondere:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung),
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag/ vorvertragliche Maßnahmen),
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

4. Bereitstellung der Website & Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Website verarbeitet unser Hosting-Anbieter automatisiert Protokolldaten (Server-Logs): IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, Zeitzone, abgerufene URLs, HTTP-Status, Referrer-URL, User-Agent, übertragene Datenmenge, Fehlercodes.

Zwecke: Betriebssicherheit, Störungsanalyse, Missbrauchs-/Angriffserkennung (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Speicherdauer: i.d.R. 7–30 Tage, längstens bis zur Zweckerreichung bzw. Klärung sicherheitsrelevanter Vorfälle.
Empfänger/ Auftragsverarbeiter: Netlify, Inc., 2325 3rd Street, Suite 296, San Francisco, CA 94107, USA (siehe Abschnitt „Hosting & CDN").

5. Hosting & CDN (Netlify)

Wir hosten synclaro.de bei Netlify, Inc. (USA). Netlify verarbeitet u.a. IP-Adresse und technische Metadaten zum Ausspielen der Website und als CDN.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (effiziente und sichere Bereitstellung).
Drittlandtransfer: USA. Grundlage: Standardvertragsklauseln (SCC); Netlify implementiert zusätzliche Schutzmaßnahmen.
Weitere Informationen: https://www.netlify.com/privacy/

6. Consent-Management (CookieYes)

Wir setzen die Consent-Management-Plattform CookieYes ein, um Einwilligungen für Cookies/Tracking rechtskonform einzuholen und zu dokumentieren. CookieYes speichert Ihre Auswahl in notwendigen Cookies (z.B. cky-consent, cookieyesID) mit einer Gültigkeit von bis zu 12 Monaten.
Rechtsgrundlagen: § 25 Abs. 1 TDDDG (Setzen/ Auslesen nicht-notwendiger Cookies nur mit Einwilligung); Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Nachweispflicht), lit. f DSGVO (Consent-Nachweis/ -Management), ggf. lit. a DSGVO (Ihre Einwilligung).
Widerruf/ Änderung der Auswahl: Über den Link „Cookie-Einstellungen" im Footer können Sie Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft ändern oder widerrufen.

7. Nutzungsanalyse unserer Website

Nach Ihrer Einwilligung in die Kategorie „Analyse“ erfassen wir die Nutzung unserer öffentlichen Website. Dazu gehören eine zufällige Besucherkennung, einzelne Sitzungen und Seitenaufrufe, Herkunftswebsite, erlaubte Kampagnenkennungen, Geräte- und Browserklasse sowie Zeitpunkt, aktive Verweildauer, Scrolltiefe, sichtbare Abschnitte, angeklickte Links und Schaltflächen, Video-Fortschritt, geöffnete Programm- und Ergebnisdetails und Schritte oder Fehler im Anfrageformular.

Feldinhalte, Chatnachrichten, Passwörter und vollständige URLs mit freien Abfrageparametern werden nicht als Analysedaten übernommen. Die Herkunft wird auf die Website-Adresse begrenzt. Zur Abwehr von Überlastung verwenden wir serverseitig eine stündlich wechselnde, geheimnisgeschützte Prüfsumme der Verbindungs-IP. Die IP-Adresse wird nicht in unseren Analysetabellen gespeichert; kurzfristige Missbrauchszähler werden nach einem Tag entfernt.

Zweck: Wir untersuchen, welche Inhalte gelesen werden und welche Wege zu einer tatsächlichen Anfrage oder optionalen Rückrufbuchung führen. Wenn Sie während einer eingewilligten Sitzung eine Anfrage absenden, kann diese Sitzung mit der Anfrage in unserem CRM verbunden werden. Die Analyse ist daher pseudonym und nicht vollständig anonym. Namen, Telefonnummer und E-Mail stehen in der getrennten Anfragebearbeitung. Die Anfrage und der Rückruf funktionieren auch ohne Analyse-Einwilligung.

Für die Auswertung unterscheiden wir außerdem die Position angeklickter Elemente, grobe Klickpositionen innerhalb dieser Elemente, wiederholte Klicks und feinere Scrollstufen. Bei Formularen erfassen wir den aufgerufenen Feldnamen und die aktive Zeit am Feld, jedoch keine Eingaben. Bei der Suche erfassen wir Nutzung und Trefferzahl, nicht den Suchtext. Bildschirmmaße werden auf 100 Pixel gerundet.

Speicherung: Wir speichern die Ereignisse geschützt in unserem CRM-Datenbankdienst bei Supabase. Einzelereignisse werden nach 90 Tagen, zusammengefasste Sitzungs- und Seitenwerte nach 13 Monaten im regelmäßigen Löschlauf entfernt. Eine zufällige Besucherkennung liegt nach Einwilligung für höchstens 180 Tage im lokalen Browserspeicher. Sitzungs- und kurzzeitige Übermittlungsdaten verwenden den Speicher des aktuellen Browser-Tabs. Nicht bestätigte Ereignisse werden höchstens zwei Stunden für erneute Übermittlung vorgehalten. Eine Sitzung wird nach 30 Minuten ohne Aktivität erneuert.

Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Über „Cookie-Einstellungen“ können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Dann stoppen wir die Erhebung und löschen die zugehörigen Analysekennungen und noch nicht gesendeten Ereignisse aus dem Browser. Für Auskunft oder Löschung bereits übermittelter Daten erreichen Sie uns unter marcoheer@synclaro.de.

Die neue Hauptwebsite verwendet für diese Auswertung keinen Google Tag Manager, kein Google Analytics und kein Matomo. Die nachfolgend beschriebenen gesonderten Werbe-, Webinar- und Testfunktionen behalten ihre jeweiligen Einwilligungen und Datenwege.

11. Meta Pixel (Facebook)

Anbieter: Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland (Mutter: Meta Platforms, Inc., USA).
Daten/Technologien: z.B. fbp, fbc, Ereignisdaten (Page View, Button-Klicks), Geräteinformationen, Referer.
Zwecke: Conversion-Messung, Kampagnen-Optimierung, Zielgruppenbildung (Custom Audiences).
Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; § 25 Abs. 1 TDDDG).
Drittlandtransfer: USA (SCC; Meta ist am EU-US Data Privacy Framework beteiligt).
Widerspruch/Widerruf: Über „Cookie-Einstellungen"; zusätzlich Einstellungen für interessenbasierte Werbung bei Meta.

12. Terminbuchung über Cal.com

Wir integrieren Cal.com (Cal.com, Inc., 548 Market St, San Francisco, CA 94104, USA) zur Online-Terminbuchung.
Daten: Name, E-Mail, ggf. Telefonnummer, Terminwunsch, Nachrichteninhalte, IP-Adresse, technische Metadaten.
Zwecke: Terminverwaltung, Kommunikation, Bereitstellung der Buchungsfunktion.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen/ Vertrag), ggf. lit. a DSGVO (Einwilligung für ggf. eingebundene Skripte/Tracking).
Drittlandtransfer: USA (SCC).
Mehr Infos: https://cal.com/privacy

12a. Erfolgsmessung für ChatGPT Ads

Nach Ihrer Einwilligung in die beiden Kategorien „Analyse“ und „Werbung“ können wir den Erfolg von Anzeigen in ChatGPT über die Messdienste von OpenAI, L.L.C. auswerten. Übermittelt werden das ausgelöste Ereignis (Kontaktanfrage oder Terminbuchung), eine zufällige Ereigniskennung, Zeitpunkt, Quellseite und die von OpenAI an die Ziel-URL angehängte pseudonyme Klickreferenz. Wenn „Automatic Advanced Matching“ verfügbar ist, kann der OpenAI-Pixel unterstützte Kontaktangaben auf der Website erkennen, im Browser normalisieren und ausschließlich als SHA-256-Hash mitsenden. Nach Angaben von OpenAI werden die zugrunde liegenden Rohwerte dabei nicht an OpenAI übermittelt. Unsere Serverstrecke sendet keine Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern oder daraus gebildete Hashes an OpenAI. Browser- und Serverereignis verwenden dieselbe Ereigniskennung, damit OpenAI doppelte Meldungen zusammenführen kann.

Zweck: Zuordnung tatsächlicher Kontaktanfragen und Terminbuchungen zur laufenden Werbekampagne sowie Kampagnenauswertung.
Rechtsgrundlage: Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und, soweit Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen werden, § 25 Abs. 1 TDDDG.
Widerruf: Ihre Auswahl können Sie jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Footer mit Wirkung für die Zukunft ändern. Ohne beide Einwilligungen wird keine ChatGPT-Ads-Conversion ausgelöst. Ein Widerruf der Kategorie „Werbung“ stoppt diese Werbemessung; eine weiterhin erlaubte Nutzungsanalyse und die Bearbeitung Ihrer Anfrage bleiben davon unabhängig. Damit ein Widerruf oder eine bestätigte Terminbuchung auch nach einer kurzzeitigen Netzunterbrechung sicher nachgemeldet werden kann, speichern wir die pseudonymen, technisch notwendigen Nachlieferungsdaten in kurzlebigen Browser-Cookies mit jeweils höchstens vier Stunden Laufzeit. Sie gelten nur für diese Website und enthalten keine Kontaktdaten. Der OpenAI-Pixel speichert die pseudonyme Klickreferenz zusätzlich bis zu 720 Stunden in seinem Erstanbieter-Cookie __oppref, damit spätere Seitenaufrufe demselben Anzeigenklick zugeordnet werden können. Bei Widerruf löschen wir dieses Cookie und stoppen künftige Messereignisse.
Drittlandtransfer: Eine Verarbeitung in den USA kann nicht ausgeschlossen werden. Weitere Informationen: Datenschutzrichtlinie von OpenAI.

12b. Webinar-Anmeldung, CRM, E-Mails und Erfolgsmessung

Für das Synclaro-Live-Webinar verarbeiten wir die für die Anmeldung erforderlichen Angaben (Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Unternehmen und Rolle), technisch notwendige Sitzungs- und Übermittlungskennungen sowie den normalisierten Herkunftskanal (z.B. Meta, TikTok, Google/SEO, LinkedIn, YouTube, Instagram, direkte Eingabe oder Verweis). Freiwillig können Telefonnummer und Postanschrift angegeben werden. Freie URL-, Referrer- oder Formularinhalte werden nicht als Analysedaten gespeichert.

Zwecke und Rechtsgrundlagen: Anmeldung, Platzverwaltung, Durchführung des Webinars, notwendige Bestätigungs-, Zugangs- und Erinnerungs-E-Mails sowie die Bearbeitung von Rückfragen erfolgen zur Erbringung der angeforderten Leistung bzw. für vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Der Nachweis der getroffenen Datenschutz- und Kontaktwahl erfolgt zur Erfüllung von Nachweispflichten und zur Abwehr unberechtigter Ansprüche (Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO). Zusätzliche Werbe-E-Mails, telefonische Kontaktaufnahme zu passenden Angeboten, ein Ticket per Post, First-Party-Nutzungsanalyse sowie Meta-/TikTok-Erfolgsmessung erfolgen ausschließlich nach einer jeweils freiwilligen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; bei Speicherzugriffen zusätzlich § 25 Abs. 1 TDDDG). Keine dieser optionalen Einwilligungen ist Voraussetzung für die Anmeldung.

CRM und Versand: Kontakt, Webinar-Registrierung, erlaubte Herkunftsdaten, Versandstatus und Einwilligungsnachweis werden im Synclaro-CRM bei Supabase, Inc.verarbeitet. Resend, Inc. erhält für den Versand notwendiger Webinar-E-Mails insbesondere E-Mail-Adresse, Vorname, Betreff und Nachrichteninhalt. Beide Anbieter handeln als technische Dienstleister/Auftragsverarbeiter; soweit Daten in Drittländer gelangen, werden die dafür vorgesehenen Garantien, insbesondere Standardvertragsklauseln, eingesetzt.

First-Party-Landingpage-Statistik: Auf der öffentlichen Webinar-Seite erfassen wir unabhängig von der optionalen Banner-Auswahl eine zufällige Besuchssitzung sowie pseudonyme Marken zu Seitenaufruf, Abschnittssicht, Scrollstufen, Verweildauer, Testimonial-Video-Fortschritt, FAQ-Öffnung und CTA-Sichtbarkeit. Je Ereignis speichern wir, ob die optionalen Kategorien Analyse und Marketing zu diesem Zeitpunkt gewählt, abgelehnt oder noch unbekannt waren. Feldwerte, Fingerprints, Click-IDs und zusätzliche IP-Daten werden dafür nicht gespeichert. Diese Statistik wird nicht an Meta oder TikTok übermittelt. Die Sitzung gilt für den aktuellen Browser-Tab und nicht über Tage hinweg. Abgelaufene Ereignisse werden nach spätestens 14 Monaten automatisch gelöscht. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Verbesserung der Webinar-Seite (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

First-Party-Formularanalyse: Erst nach Auswahl „First-Party-Analyse erlauben“ erfassen wir zusätzlich Zeitpunkt/Abstand, Geräteklasse, normalisierten Herkunftskanal und Ereignisse wie Landingpage-Aufruf, CTA-Klick, Formularstart, Formularschritt, Sendeversuch, erfolgreiche oder fehlgeschlagene Registrierung, Danke-Seite, Kalender- und Teilen-Klick. Feldwerte, Fingerprints und zusätzliche IP-Daten werden dafür nicht gespeichert. Die Registrierung funktioniert auch mit null, einzelnen oder allen Analyseereignissen. Bei diesen pseudonymen Funnel-Ereignissen speichern wir außerdem den normalisierten Kampagnen- und Creative-Namen, damit wir Abbrüche je Werbemittel auswerten können.

Missbrauchsschutz: Um automatisierte Massenanmeldungen und eine Überlastung der Anmeldestrecke abzuwehren, wird die Verbindungs-IP ausschließlich serverseitig mit einem geheimen Schlüssel in eine stündlich wechselnde, kurzlebige pseudonyme Prüfsumme umgewandelt. Die rohe IP-Adresse wird dafür weder im CRM noch in der Webinar-Datenbank gespeichert. Der zugehörige Zähler wird spätestens nach zwei Stunden gelöscht. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und verfügbaren Anmeldeprozess (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Marketing-Messung: Meta Pixel und TikTok Pixel werden nur geladen, wenn die jeweilige Anbieter-ID technisch konfiguriert ist und zuvor „Meta-/TikTok-Messung erlauben“ gewählt wurde. Erst dann dürfen kanalpassende Klick- oder interne Anzeigenkennungen (z.B. fbclid, ttclid, gclid sowie Kampagnen-, Anzeigengruppen- und Anzeigen-ID) serverseitig dem CRM-Kontakt zugeordnet werden. Für eine eingewilligte Webinar-Anmeldung können wir an Meta zusätzlich die vorhandenen Kontakt- und Ortsangaben (E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Vor- und Nachname, Ort, Postleitzahl und eine interne Kontaktkennung) ausschließlich normalisiert und mit SHA-256 gehasht übermitteln. Der von Netlify aus der Verbindungs-IP abgeleitete Ländercode wird ebenfalls normalisiert und gehasht. Reale Meta-Klick- und Browserkennungen (fbc und fbp), das Browserprogramm (User Agent) und die Verbindungs-IP werden, soweit tatsächlich vorhanden, ungehasht übermittelt, weil Meta diese technischen Werte nur so dem Browserereignis zuordnen kann. Verbindungs-IP, Browserkennung, Browserprogramm und Ländercode liegen dafür höchstens bis zum Abschluss, Widerruf oder Ablauf des Versandauftrags in einer zugriffsgesperrten Versandtabelle und werden danach entfernt. Es werden keine Kennungen künstlich erzeugt. Meta Platforms Ireland Limited bzw. TikTok Technology Limited können dabei Geräte-, Netzwerk- und Ereignisdaten erhalten und gegebenenfalls mit bestehenden Konten verbinden; Drittlandübermittlungen können nicht ausgeschlossen werden.

Speicherdauer: Webinar-Registrierungs- und Versanddaten ohne anschließende Kundenbeziehung werden grundsätzlich spätestens 24 Monate nach dem Webinar oder dem letzten sachbezogenen Kontakt gelöscht. First-Party-Ereignisse werden spätestens nach 14 Monaten gelöscht. Einwilligungsnachweise werden für die Dauer der Einwilligung und grundsätzlich bis zu drei Jahre nach Widerruf oder Ende der Verarbeitung aufbewahrt; gesetzliche Aufbewahrungspflichten und die notwendige Verteidigung von Rechtsansprüchen können im Einzelfall eine längere Speicherung erfordern.

Widerruf: Analyse- und Marketing-Messung können über „Cookie-Einstellungen“ im Footer mit Wirkung für die Zukunft geändert werden. E-Mail-, Telefon- und Post-Einwilligungen können jederzeit über kontakt@synclaro.de widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt. Diese Beschreibung ersetzt keine rechtliche Einzelfallprüfung.

13. Kontaktaufnahme (E-Mail/Telefon)

Bei Kontakt per E-Mail oder Telefon verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten (z.B. Name, Kontaktdaten, Inhalte).
Zwecke: Bearbeitung/Beantwortung Ihrer Anfrage.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vertragliche/ vorvertragliche Kommunikation) oder lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Kommunikation).
Speicherdauer: bis Zweckerreichung; gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

14. Schriftarten

Die Schriften der neuen Hauptwebsite werden lokal über unser Hosting ausgeliefert. Dafür wird keine Verbindung zu Google Fonts aufgebaut. Bei freiwillig geöffneten externen Diensten wie der Terminbuchung gelten zusätzlich die Datenschutzhinweise des jeweiligen Anbieters.

15. Empfänger, Kategorien von Daten und Drittlandtransfers

• Hosting/CDN: Netlify, Inc. (USA, SCC).
• Analyse und Anfragebearbeitung: Supabase, Inc.; Versand über Resend, Inc.; freiwillige Werbeerfolgsmessung über Meta, OpenAI und die gesondert beschriebenen Webinar-Dienste.
• Terminbuchung: Cal.com, Inc. (USA, SCC).
• Consent-Management: CookieYes (Termly/ CookieYes Ltd., UK/EU).
• Webinar-CRM und E-Mail-Versand: Supabase, Inc. und Resend, Inc.; optional TikTok Technology Limited für eingewilligte Werbeerfolgsmessung.

Weitere Empfänger können IT-Dienstleister, Berater, Behörden (bei Rechtspflichten) sein. Eine Übermittlung in Drittländer erfolgt nur, wenn hierfür eine Rechtsgrundlage (insb. SCC/DPF oder Einwilligung) vorliegt.

16. Speicherdauer

Soweit in dieser Erklärung nicht gesondert angegeben, löschen wir Daten, sobald der Verarbeitungszweck entfällt und keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (z.B. HGB/ AO).

17. Pflicht zur Bereitstellung

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist für den Website-Besuch nicht gesetzlich vorgeschrieben. Für einzelne Funktionen (z.B. Terminbuchung) sind bestimmte Daten erforderlich; ohne diese ist die Nutzung der Funktion nicht möglich.

18. Automatisierte Entscheidungsfindung/ Profiling

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.v. Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Profiling zu Marketingzwecken kann durch die unten genannten Drittanbieter erfolgen, sofern Sie eingewilligt haben (z.B. Bildung von Zielgruppen/ „Audiences" bei Google/Meta).

19. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Zudem haben Sie das Recht, erteilte Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Beschwerden richten Sie an die zuständige Aufsichtsbehörde, z.B. BayLDA, Promenade 18, 91522 Ansbach, Deutschland, https://www.lda.bayern.de.

20. Cookies & Speichertechnologien – Übersicht

Die tatsächliche Liste der eingesetzten Cookies kann je nach Einwilligung variieren. Ein aktuelles Verzeichnis finden Sie jederzeit in unserem Cookie-Banner unter „Details"/„Cookies anzeigen". Typische Einträge bei aktiver Einwilligung sind u.a.:

• Notwendig (Consent-Cookies): cky-consent, cookieyesID, cky-action (Speicherdauer bis 12 Monate)
• Marketing (Meta): _fbp (3 Monate), fbc (max. 90 Tage)
• Funktionale (Supabase Auth): sb-* Auth-Session-Cookies für Anmeldung (Session-basiert)
• Admin-Session: admin_session für Blog-Verwaltung (7 Tage, nur bei Admin-Login)

21. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Rechtslage, Dienste oder interne Prozesse ändern. Es gilt die jeweils aktuelle Version auf dieser Seite.