Stand dieser Datenschutzerklärung: 20. September 2025
Gültig für: OfficeHelper iOS App (Version 1.1.1 und höher)
1. Verantwortlicher
Synclaro
Marco Heer (Geschäftsführer)
E-Mail: kontakt@officehelper365.de
Website: synclaro.de
Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an: kontakt@officehelper365.de
2. Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen
Bereitstellung der App-Funktionen
Zweck: Authentifizierung, Benutzerkonto-Verwaltung, Synchronisation von Dokumenten, KI-gestützte Auswertung
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
In-App-Käufe und Abonnements
Zweck: Abwicklung und Verwaltung kostenpflichtiger Funktionen
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
Kamera- und Dateizugriffe
Zweck: Dokumentenerfassung, Upload von Bildern oder PDFs, OCR-Texterkennung
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung über iOS-Berechtigungen)
Support & Kommunikation
Zweck: Bearbeitung von Support-Anfragen, Feedback-Auswertung
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vertragliche Kommunikation) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Servicequalität)
3. Kategorien personenbezogener Daten
Account- und Profildaten
- E-Mail-Adresse, Nutzer-ID, Status (Probeabo, aktiv, abgelaufen)
- Trial-Information (Startdatum, verbleibende Tage)
Dokumenten- und Inhaltsdaten
- Hochgeladene Dokumente und Fotos (via App oder Kamera)
- OCR-Texte, Dokument-Metadaten, Klassifizierungsergebnisse
- Speicherung in Supabase-Storage (Serverstandort EU)
Nutzungs- und Geräteinformationen
- Zeitpunkt der Uploads, Dateigrößen
- Fehlermeldungen/Protokolle bei technischen Problemen (lokal und in Supabase)
- Keine Analytics- oder Tracking-SDKs, keine personenbezogene Profilbildung
Kauf- und Abodaten
- Pseudonymisierte Apple-Transaktionsdaten via Apple StoreKit/RevenueCat
- Abostatus, Produkt-IDs, Ablaufdaten (ohne Zugriff auf Zahlungsinstrumente)
Support-Daten
- Inhalte Ihrer Support-Anfragen
- Technische Angaben, die Sie freiwillig bereitstellen (z. B. Gerätetyp)
4. Empfänger und Dienstleister
Apple App Store / StoreKit
Zweck: Abwicklung von In-App-Käufen und Abonnements
Daten: Apple-ID (anonymisiert), Kauf-/Abo-Informationen, Transaktions-IDs
Datenschutz: https://www.apple.com/legal/privacy/
RevenueCat, Inc.
Zweck: Verwaltung und Validierung von In-App-Abonnements
Daten: Pseudonymisierte Kaufbelege (Receipts), Abostatus, Geräteinformationen
Sitz: USA, Datentransfer auf Basis von Standardvertragsklauseln (SCCs)
Datenschutz: https://www.revenuecat.com/privacy
Supabase (Supabase Inc.)
Zweck: Authentifizierung, Datenbank, Speicherung von Dokumenten & OCR-Ergebnissen, serverseitige Verarbeitung
Daten: Benutzerprofile, hochgeladene Dokumente, OCR-Texte, Supportdaten
Host-Region: EU-Rechenzentrum (z. B. Frankfurt/Main)
Datenschutz: https://supabase.com/privacy
Mistral AI
Zweck: OCR-Verarbeitung von Dokumenten über Supabase Edge Functions
Daten: temporäre Übertragung von Dokumenten für die Texterkennung
Sitz: EU; Datentransfer abgesichert durch vertragliche Garantien (SCCs)
Es erfolgt keine Weitergabe Ihrer Daten an sonstige Dritte zu Werbe- oder Analysezwecken.
5. Drittländer und Transfermechanismen
Für Dienste in den USA oder außerhalb der EU/EWR (z. B. RevenueCat) werden Standardvertragsklauseln (SCCs) mit zusätzlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen eingesetzt. Der Datentransfer beschränkt sich auf das notwendige Minimum (z. B. pseudonymisierte Kaufdaten).
6. Speicherdauer und Löschung
App-Daten
- • Dokumente, OCR-Texte und Profile bleiben gespeichert, solange Ihr Account aktiv ist.
- • Bei Account-Löschung werden sämtliche Dokumente, Profil- und Authentifizierungsdaten irreversibel gelöscht.
Kaufnachweise
Abostatus-Informationen bleiben zur Vertragserfüllung bestehen und werden nach gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (max. 6 Jahre steuerrechtlich) gelöscht.
Support-Daten
Support-Anfragen werden nach Abschluss des Vorgangs spätestens nach 12 Monaten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.
Crash-Logs & technische Protokolle
Fehlermeldungen werden von Supabase automatisch nach 6 Monaten entfernt.
7. Ihre Rechte (Art. 15–22 DSGVO)
• Auskunft über gespeicherte Daten (Art. 15)
• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten (Art. 16)
• Löschung („Recht auf Vergessenwerden") – soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen (Art. 17)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
• Datenübertragbarkeit in maschinenlesbarem Format (Art. 20)
• Widerspruch gegen Verarbeitung aus berechtigtem Interesse (Art. 21)
• Widerruf erteilter Einwilligungen (z. B. Kamera/Fotos) jederzeit über iOS-Einstellungen
• Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)
Kontakt für Datenschutzanfragen:
kontakt@officehelper365.de8. App-Berechtigungen und Einwilligungen
Kamera
Zweck: Fotos von Dokumenten aufnehmen
Widerruf: iOS → Einstellungen → Datenschutz & Sicherheit → Kamera → OfficeHelper
Fotos / Medien & Dateien
Zweck: Dokumente aus der Foto-Mediathek importieren
Widerruf: iOS → Einstellungen → Datenschutz & Sicherheit → Fotos → OfficeHelper
Dateizugriff (Dateibrowser)
Zweck: PDF-/Dokumentenupload über den iOS-Dateimanager
Widerruf: iOS → Einstellungen → Datenschutz & Sicherheit → Dateien & Ordner → OfficeHelper
Benachrichtigungen (falls aktiviert)
Zweck: Status-Updates (z. B. Verarbeitungs abgeschlossen)
Widerruf: iOS → Einstellungen → Mitteilungen → OfficeHelper
9. Datensicherheit
- • TLS 1.3 Verschlüsselung zwischen App und Backend
- • Supabase-Storage mit serverseitiger Verschlüsselung
- • Zugriff nur für authentifizierte Nutzer (row-level security)
- • Regelmäßige Sicherheitsupdates, Monitoring und Logging
- • Datenminimierung: keine Speicherung von Zahlungsinstrumenten oder Apple-ID im Klartext
- • Fotos/Dokumente werden nur für die spezifischen OfficeHelper-Funktionen verarbeitet
10. Minderjährige
OfficeHelper richtet sich primär an Familien und Kleinstunternehmen. Minderjährige können die App unter Aufsicht eines Erziehungsberechtigten nutzen.
- In-App-Käufe erfolgen ausschließlich über das Apple-Familienkonto
- Keine Profilbildung oder zielgerichtete Werbung für Minderjährige
- Eltern können Berechtigungen über die iOS-Kindersicherung steuern
Bei Fragen kontaktieren Sie uns unter kontakt@officehelper365.de.
11. Änderungen der Datenschutzerklärung
Bei neuen Funktionen oder rechtlichen Vorgaben aktualisieren wir diese Datenschutzerklärung. Wesentliche Änderungen werden in der App oder per E-Mail kommuniziert.
Aktuelle Version jederzeit unter: https://synclaro.de/officehelper/datenschutz
Fragen zum Datenschutz?
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Technischer Support
E-Mail: kontakt@officehelper365.de
Stand: 20. September 2025 | OfficeHelper by Synclaro |synclaro.de