KI-Beratung: Kosten, Beispielrechnung und Angebotsvergleich

Die Kosten einer KI-Beratung hängen vor allem davon ab, welches Ergebnis du einkaufst und welche Arbeit dein Betrieb selbst übernimmt. Ein Gespräch zur Priorisierung, die Begleitung beim eigenen Lernen und eine beauftragte technische Umsetzung haben unterschiedliche Leistungsumfänge. Ein Tagessatz allein macht diese Angebote nicht vergleichbar.

Für eine belastbare Entscheidung brauchst du sechs Kostenblöcke, einen abgegrenzten Ablauf und eine Rechnung für Einrichtung und Betrieb. Dieser Artikel zeigt dir, wie du Angebote auf dieselbe Grundlage bringst. Eine ausdrücklich fiktive Beispielrechnung macht sichtbar, welche Annahmen den Ausschlag geben. Sie ist weder ein Synclaro-Angebot noch eine Preisstatistik.

Warum steht hier kein Tagessatz?

Ein Tagessatz kann helfen, wenn du bereits weißt, welche Leistungen und wie viele Tage erforderlich sind. Ohne diesen Umfang vergleicht er nur eine Recheneinheit. Ein günstigerer Tag kann am Ende mehr kosten, wenn Datenaufbereitung, Tests und Übergabe zusätzlich berechnet werden.

Frage deshalb zuerst nach dem Ergebnis: Bekommst du eine priorisierte Prozessliste, eine getestete Anwendung oder begleitest du selbst die Entwicklung? Lass festhalten, welche Arbeit enthalten ist, was dein Team liefert und wann ein Zusatzauftrag entsteht. Bei einem Festpreis sind diese Grenzen genauso wichtig wie bei Abrechnung nach Aufwand.

Eine konkrete Preiszusage für Synclaro entsteht im individuellen Angebot. Die Programmübersicht nennt die Zusammenarbeit und erklärt, dass Leistungen, Umfang und Preis vor der Beauftragung feststehen; laufende Software- und Betriebskosten werden bei technischen Lösungen zusätzlich geklärt. Mehr zur Einordnung findest du bei der KI-Beratung für den Mittelstand.

Welche sechs Kostenblöcke gehören in ein Angebot?

Nutze die folgende Struktur als Vergleichsraster. Ein Posten darf durch vorhandene Ressourcen abgedeckt sein. Er sollte trotzdem sichtbar bleiben, damit externe Rechnung und interner Aufwand nicht verwechselt werden.

1. Ziel und Anwendungsfall. Beschreibe einen konkreten Ablauf und sein gewünschtes Ergebnis. „KI einführen“ ist zu unbestimmt; „eingehende Belege zur Prüfung vorbereiten“ lässt sich abgrenzen. Die IHK Magdeburg empfiehlt, KI-Projekte in messbare Schritte zu teilen und Verantwortlichkeiten festzulegen. Im Angebot sollten auch Nicht-Ziele stehen, etwa keine automatische Zahlung und kein Austausch des ERP.

2. Interne Projektzeit und Rollen. Wer erklärt den Ablauf, stellt Beispiele bereit, entscheidet bei Rückfragen und nimmt Ergebnisse ab? Plane diese Zeit ein, auch wenn dafür keine zusätzliche Rechnung entsteht. Eine feste Ansprechperson braucht verfügbare Arbeitszeit und eine Vertretung.

3. Lizenz- und Nutzungsgebühren. Trenne Nutzerlizenzen, verbrauchsabhängige Nutzung, Hosting und gegebenenfalls zusätzliche Dienste. Frage nach der angenommenen Nutzerzahl und Datenmenge. Halte fest, wer die Verträge führt, Gebühren bezahlt und Ausgaben überwacht. Ein erwarteter Monatsbetrag braucht eine zugrunde liegende Nutzung, sonst bleibt er kaum überprüfbar.

4. Daten und Schnittstellen. Bestehende Dateien können unvollständig, unterschiedlich benannt oder doppelt vorhanden sein. Eine technische Schnittstelle allein löst das nicht. Zum Umfang gehören Datenaufbereitung, Zugriffsrechte und die Frage, wie Informationen wieder in die vorhandenen Systeme gelangen. Lass Annahmen zu Fremdsoftware ausdrücklich nennen.

5. Tests und Kontrolle. Vereinbare typische Fälle, Ausnahmen und ein Abnahmekriterium. Wer kontrolliert beispielsweise eine falsch zugeordnete Rechnung? Was passiert bei einem Systemausfall? Das NIST AI Risk Management Framework beschreibt Tests vor dem Einsatz und regelmäßige Prüfungen im Betrieb. Es ist eine Orientierung für Risikomanagement, keine Preisnorm oder deutsche Rechtsvorgabe.

6. Schulung und laufende Anpassung. Zur Übergabe gehören verständliche Anleitungen und eine Person, die Änderungen beurteilen kann. Kläre, wie neue Vorlagen, zusätzliche Mitarbeitende und veränderte Abläufe behandelt werden. Unterscheide enthaltene Betreuung, Fehlerbehebung und kostenpflichtige Erweiterungen. So lässt sich auch nach dem Start eine Änderung kalkulieren.

Beispielrechnung: Was kostet ein abgegrenzter Ablauf insgesamt?

Angenommen, ein Betrieb möchte Dokumente automatisch vorsortieren und als Entwurf zur menschlichen Prüfung bereitstellen. Alle folgenden Beträge und Zeitwerte sind frei gewählte Rechenannahmen. Sie sind keine Marktpreise, kein Kundenresultat und kein Synclaro-Angebot. Die Rechnung arbeitet ohne Umsatzsteuer und ohne Finanzierungskosten.

Einmaliger Posten	Fiktive Annahme
Ablaufaufnahme und Abgrenzung	700 €
Einrichtung und Anbindung	2.600 €
Tests, Dokumentation und Übergabe	1.200 €
Externe Leistungen zusammen	4.500 €
Interne Mitarbeit: 24 Stunden × 40 €	960 €
Bewerteter Startaufwand insgesamt	5.460 €

Für den laufenden Betrieb nehmen wir zusätzlich 85 € Software- und Nutzungskosten pro Monat an. Vorher benötigt der Ablauf monatlich 18 Arbeitsstunden. Nachher bleiben sechs Stunden für Bearbeitung, Kontrolle und laufende Pflege. Diese sechs Stunden enthalten bereits zwei Stunden für Kontrolle und Pflege; sie werden nicht nochmals hinzugerechnet.

Bei einem angenommenen internen Stundensatz von 40 € ergibt sich:

• Vorher: 18 × 40 € = 720 € bewerteter Arbeitsaufwand pro Monat.
• Nachher: 6 × 40 € + 85 € = 325 € pro Monat.
• Unterschied: 720 € − 325 € = 395 € pro Monat.
• Nach zwölf vollen Betriebsmonaten: 12 × 395 € − 5.460 € = −720 €.
• Rechnerischer Ausgleich: 5.460 € ÷ 395 € ≈ 13,8 Betriebsmonate.

Die Startkosten wären unter diesen Annahmen also erst nach ungefähr 14 Betriebsmonaten ausgeglichen. Die Einführungszeit davor kommt kalendarisch hinzu. Sinkt der Aufwand nur von 18 auf zwölf Stunden, bleiben nach Softwarekosten lediglich 155 € monatlicher Vorteil; der Ausgleich verschiebt sich auf etwa 35,2 Betriebsmonate.

Gesparte Arbeitszeit ist zunächst freie Kapazität. Sie wird nicht automatisch zu einer geringeren Gehaltszahlung oder zusätzlichem Umsatz. Prüfe, ob die Zeit tatsächlich anders genutzt werden kann. Weitere Hardware, externe Wartung, Fehlerfolgen und zusätzliche Schulung wären ergänzende Kosten, falls sie in deinem Fall anfallen.

Welches Beratungsformat passt zu meiner Lage?

Wähle nach deiner Ausgangslage und der Verantwortung, die du übernehmen möchtest. Auch eine beauftragte Umsetzung benötigt Entscheidungen und Abnahme im Betrieb.

Format	Was du einkaufst	Dein Beitrag	Was im Angebot stehen sollte
Beratung und Priorisierung	Entscheidungsgrundlage, abgegrenzte Vorhaben	Abläufe erklären, Ziele festlegen	Konkrete Ergebnisse und nächster Umsetzungsschritt
Begleitung und Befähigung	Lernen und Arbeiten am eigenen Vorhaben	Zeit zum Anwenden, Prüfen und Weiterentwickeln	Inhalte, Begleitung und Zuständigkeiten
Beauftragte Umsetzung	Entwicklung einer vereinbarten Lösung	Anforderungen, Zugänge und Abnahme	Umfang, Tests, Übergabe und Betrieb

Die Formen können sich ergänzen. Bei Synclaro stehen dafür unter anderem Individuelle KI-Begleitung, Gruppencoaching und Done for you zur Verfügung. Welche Zusammenarbeit passt, hängt von Vorwissen, Zeit und Vorhaben ab; die Namen allein legen noch keinen Projektumfang fest.

Ein belegtes Beispiel für persönliche Begleitung ist Daniela Baisch von Holzbau Ott: Sie hat mit Coaching von Marco eine eigene Anwendung neben ihrem vorhandenen ERP aufgebaut. Andreas Stolarczyk von JS Fenster + Türen berichtet über einen durchgängigen Auftragsprozess mit persönlicher Begleitung. Diese Kundenerfahrungen zeigen unterschiedliche Vorhaben. Sie liefern keinen übertragbaren Preis oder garantierten Zeitgewinn für dein Projekt.

Wann lohnt sich KI-Beratung nicht?

Prüfe kritisch, wenn ein Vorgang selten vorkommt, sich kaum wiederholt oder durch eine einfache Änderung ohne KI zu lösen wäre. Ein einheitliches Formular, klare Zuständigkeiten oder eine vorhandene Softwarefunktion können bereits genügen.

Fehlt intern jede Kapazität für Entscheidungen und Abnahme, sollte diese Frage vor einem größeren Auftrag geklärt werden. Unbeschriebene Abläufe schließen Beratung dagegen nicht aus: Eine begrenzte Bestandsaufnahme kann gerade dann sinnvoll sein. Bezahle zunächst für Klarheit, wenn die Voraussetzungen für eine Umsetzung noch offen sind.

Eine Rechtsfrage wird nicht durch den Kauf einer KI-Lösung beantwortet. Wenn die Zulässigkeit der Verarbeitung ungeklärt ist, plane die passende fachkundige Prüfung ein, bevor daraus eine technische Zusage wird.

Woran scheitern KI-Projekte trotz sauber gerechnetem Angebot?

Die Rechnung kann vollständig sein, während die Zusammenarbeit unklar bleibt. Achte deshalb auf prüfbare Warnzeichen:

• Niemand kann benennen, wer Ergebnisse im Betrieb abnimmt.
• Der Anbieter zeigt nur den Idealfall, aber keinen Umgang mit fehlenden oder widersprüchlichen Angaben.
• Eine Änderung kann nur eine Person vornehmen; Dokumentation oder Vertretung fehlen.
• Nutzungsgebühren sind genannt, ihre Berechnungsgrundlage jedoch nicht.
• Nach dem Start gibt es keinen vereinbarten Prüf- oder Betreuungsweg.

Bitte vor der Beauftragung um einen kleinen, nachvollziehbaren Zwischenschritt. Lass dir erklären, welche Ergebnisse übergeben werden und was ein Abbruch nach dieser Etappe bedeutet. Das schafft eine Entscheidungsmöglichkeit, bevor der gesamte Umfang beauftragt ist. Die dafür nötige Abstimmung kostet Arbeitszeit und gehört ebenfalls in die Planung.

Was kann ich in 40 Minuten selbst klären?

Nutze 40 Minuten als Arbeitsrahmen für eine erste Skizze, nicht als versprochene Dauer einer fertigen Analyse. Teile die Zeit auf vier Fragen auf:

1. Welcher Ablauf soll sich ändern, wie häufig kommt er vor und wo beginnt und endet er?
2. Wer bearbeitet ihn heute, und wer kann Entscheidungen und Prüfung übernehmen?
3. Welche Unterlagen, Programme und Zugänge sind beteiligt?
4. Woran würdest du ein brauchbares Ergebnis erkennen, und welche Fehler wären nicht akzeptabel?

Nimm zusätzlich einen typischen Fall und eine Ausnahme mit ins Angebotsgespräch, jeweils ohne unnötige vertrauliche Daten. Kennzeichne Schätzungen als solche. Wenn du den Zeitaufwand nicht kennst, miss einige Bearbeitungen, statt aus dem Gedächtnis eine überzeugende Zahl zu wählen. Mit dieser Skizze kann ein Anbieter offene Fragen gezielter klären.

Wie vergleiche ich zwei Angebote fair?

Schreibe für beide Angebote dieselben sechs Kostenblöcke auf. Ergänze interne Stunden und laufende Gebühren für denselben Betrachtungszeitraum. Ein fehlender Posten ist zunächst eine Rückfrage; er ist weder automatisch kostenlos noch der Beweis für ein schlechtes Angebot.

Prüfe neben der Summe drei Punkte: Sind die Ergebnisse und Abnahmekriterien vergleichbar? Wer darf die Lösung betreuen und verändern? Welche Kosten entstehen bei zusätzlichem Volumen oder einer späteren Erweiterung? Halte Antworten schriftlich fest und trenne zugesagte Leistungen von bloßen Möglichkeiten.

Wenn Angebot A nur eine Analyse enthält und Angebot B zusätzlich eine Anwendung, vergleichst du unterschiedliche Entscheidungen. Lass sie auf einen gemeinsamen ersten Schritt begrenzen oder rechne die fehlenden Leistungen ausdrücklich hinzu. Ein konkreter Ablauf wie der Rechnungseingang ist dafür leichter zu beschreiben als eine unspezifische „KI-Transformation“.

Womit fängst du an?

Beginne mit deiner Prozessskizze und dem gewünschten Ergebnis. Du musst noch nicht wissen, welches Werkzeug oder welche Zusammenarbeitsform passt. Im Gespräch sollte zuerst klar werden, welche Angaben fehlen und welcher nächste Schritt sinnvoll ist.

Bei Synclaro kannst du eigene Projekte mit Marco entwickeln, gemeinsam mit anderen Unternehmern lernen oder eine technische Umsetzung beauftragen. Leistungen, Umfang und Preis werden im konkreten Angebot festgelegt. Für den Einstieg hinterlässt du deine Kontaktdaten. Wir rufen dich kurz an und stimmen dein kostenloses 30-minütiges Strategiegespräch mit Marco ab.

Kostenloses Strategiegespräch vereinbaren