E-Rechnung Pflicht 2026: So automatisierst du deine Eingangsrechnungen

AI Content Team

7. Januar 2026

7 Min. Lesezeit

E-Rechnung Pflicht 2026: Was jetzt auf dich zukommt

Ab dem 1. Januar 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 wird auch das Versenden zur Pflicht — für Selbstständige und kleine Unternehmen genauso wie für große Betriebe. Die Übergangsfristen laufen bereits, und wer jetzt nicht handelt, riskiert seinen Vorsteuerabzug.

Das betrifft dich direkt — egal ob du als Freelancer arbeitest, einen Handwerksbetrieb führst oder eine kleine Praxis leitest. Ein PDF per E-Mail reicht nicht mehr. Das Finanzamt verlangt strukturierte Daten im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format.

Die gute Nachricht: Du musst keine Buchhaltung lernen. Du automatisierst sie. Dieser Leitfaden zeigt dir Schritt für Schritt, wie du deine Eingangsrechnungen automatisierst — von der E-Mail bis zur DATEV-Übergabe. Kein Vorwissen nötig.

Timeline E-Rechnung 2025–2028: Diese Fristen gelten für dich

Die BMF-FAQ zur E-Rechnung definiert klare Meilensteine:

Datum	Pflicht	Wer ist betroffen
01.01.2025	E-Rechnungen empfangen	Alle B2B-Unternehmen in Deutschland
01.01.2027	E-Rechnungen versenden	Unternehmen > 800.000 EUR Jahresumsatz
01.01.2028	E-Rechnungen versenden	Alle B2B-Unternehmen — auch Solopreneure

Wichtig: Die Pflicht gilt bundesweit einheitlich. Ob du in München, Stuttgart oder Düsseldorf arbeitest — die Fristen sind identisch. Regionale IHKs wie die IHK München bieten zusätzliche Beratung an.

Konkret für Handwerker: Auch wenn du als Spengler, Elektriker oder Schreiner unter 800.000 EUR Umsatz liegst — E-Rechnungen empfangen musst du schon jetzt. Und das Versenden kommt spätestens 2028. Jetzt vorbereiten heisst später nicht hektisch umstellen.

ZUGFeRD vs. XRechnung: Welches Format passt zu dir?

Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen. Aber für Selbstständige und kleine Unternehmen gibt es einen klaren Favoriten.

ZUGFeRD 2.1/2.2 (Hybrid-Format)

PDF mit eingebetteter XML-Datei
Visuell lesbar UND maschinell verarbeitbar
Ideal, wenn du Rechnungen an verschiedene Empfänger schickst
DATEV empfiehlt ZUGFeRD für Betriebe mit DATEV-Anbindung

XRechnung (Rein-XML)

Reines XML ohne PDF-Ansicht
Standard für Behörden und öffentliche Auftraggeber
Pflicht bei Rechnungen an die öffentliche Hand

Praxis-Empfehlung: Starte mit ZUGFeRD. Du deckst damit 90 % der Fälle ab. XRechnung brauchst du nur, wenn du an Behörden fakturierst.

Für die technische Grundlagen-Architektur hilft dir unser KI-Automatisierungs-Stack als Orientierung.

GoBD-konforme Archivierung: 10-Punkte-Checkliste

Die E-Rechnung Pflicht 2026 verschärft die Anforderungen an deine Dokumentenarchivierung. Die GoBD des BMF sind dabei dein Massstab:

Unveränderbarkeit — Original-XML darf nicht editiert werden
Zeitnahe Erfassung — Buchung innerhalb von 10 Tagen
Ordnung — Eindeutige Zuordnung zu Geschäftsvorfällen
Vollständigkeit — Alle Pflichtfelder der E-Rechnung erfasst
Richtigkeit — Automatische Validierung gegen Schema
Nachvollziehbarkeit — Lückenloser Audit-Trail
Maschinelle Auswertbarkeit — Export in Standardformaten
Aufbewahrungsfrist — 10 Jahre revisionssicher
Zugriffsschutz — Rollenbasierte Berechtigungen
Verfahrensdokumentation — Schriftlich festgehaltener Prozess

Diese Checkliste ist kein Nice-to-have. Bei der nächsten Betriebsprüfung werden genau diese Punkte abgefragt. Verstösse führen zu Schätzungen — und die fallen selten zu deinen Gunsten aus.

Tipp für Handwerker: Viele kennen das — der Ordner auf dem Desktop ist keine GoBD-konforme Archivierung. Mit der richtigen Automatisierung erledigst du das im Hintergrund, ohne einen Gedanken daran zu verschwenden.

So automatisierst du deine Eingangsrechnungen: Der n8n-Workflow

Jetzt wird es konkret. Dieser Workflow automatisiert deinen kompletten Eingangsrechnungsprozess — vom E-Mail-Eingang bis zur Übergabe an DATEV oder Lexoffice.

Was du brauchst

n8n-Instanz (self-hosted oder Cloud)
DATEV Unternehmen Online oder Lexoffice-Account
E-Mail-Postfach für Rechnungseingang
Cloud-Speicher für dein GoBD-Archiv (z. B. IONOS HiDrive, Hetzner Storage Box)

Grundlagen zur Workflow-Erstellung findest du in unserem n8n Tutorial Deutsch.

8 Schritte: Vom Rechnungseingang zur DATEV-Übergabe

Schritt 1: E-Mail-Trigger einrichten Dein n8n überwacht dein Rechnungspostfach automatisch. Alle 5 Minuten prüft der IMAP-Trigger auf neue E-Mails mit Rechnungsanhängen (.xml, .pdf).

Schritt 2: Anhänge extrahieren Der Workflow trennt automatisch XML- und PDF-Dateien. Bei ZUGFeRD-Rechnungen wird die eingebettete XML-Datei aus dem PDF gelöst.

Schritt 3: Format validieren Die XML-Datei wird gegen den offiziellen ZUGFeRD-/XRechnung-Standard geprüft. Fehlerhafte Rechnungen werden markiert und du bekommst eine Benachrichtigung.

Schritt 4: Rechnungsdaten auslesen Rechnungsnummer, Datum, Netto, USt, Brutto, IBAN — alles wird automatisch aus der XML-Datei extrahiert. Kein Abtippen mehr.

Schritt 5: Duplikate erkennen Der Workflow prüft: Wurde diese Rechnung schon verarbeitet? Rechnungsnummer, Lieferant und Betrag werden abgeglichen. Doppelbuchungen gehören der Vergangenheit an.

Schritt 6: GoBD-konform archivieren Die Rechnung wird mit Zeitstempel, Hash-Wert und eindeutigem Dateinamen im Cloud-Speicher abgelegt. Revisionssicher und automatisch.

Schritt 7: An DATEV oder Lexoffice übergeben Die Buchungsdaten gehen direkt an deine Buchhaltungssoftware — per DATEV-ASCII-Export, Unternehmen Online API oder Lexoffice-API.

Schritt 8: Benachrichtigung senden Du erhältst eine Zusammenfassung per E-Mail, Slack oder Teams: Was wurde gebucht, wo liegt die Rechnung, was braucht Freigabe.

Aus der Praxis: So läuft es bei echten Betrieben

Fall 1: Drei kleine Unternehmen — Psychotherapie-Praxis, Möbelwerkstatt, Medizinpraxis

Alle drei hatten dasselbe Problem: Die Buchhaltung frass jede Woche Stunden. Rechnungen kamen per E-Mail, per Post, als PDF — und landeten in verschiedenen Ordnern.

Die Lösung: Eine E-Mail-basierte Automatisierung, die Eingangsrechnungen automatisch erkennt, Daten extrahiert und die Buchhaltung pflegt. Kein manuelles Sortieren mehr, keine vergessenen Belege.

Das Ergebnis: Der Zeitfresser Buchhaltung wurde eliminiert. Statt abends Rechnungen zu sortieren, können sich die Inhaber auf ihre Kunden konzentrieren.

Fall 2: Spenglerei mit DATEV-Automatisierung

Ein Spenglereibetrieb hat seine komplette Buchhaltung automatisiert. Eingangsrechnungen werden automatisch erkannt, die Belege werden sortiert und den richtigen Kostenstellen in DATEV zugeordnet.

Vorher: 3 Stunden pro Woche manuelles Einsortieren und Abtippen. Nachher: Alles läuft im Hintergrund. Der Meister kümmert sich um seine Baustellen — nicht um Papierkram.

Das ist der Kern: Papierkram automatisieren, damit du dich auf dein eigentliches Geschäft konzentrieren kannst.

Typische Fehler beim Eingangsrechnungen automatisieren

In der Praxis sehen wir bei Selbstständigen und kleinen Unternehmen immer wieder dieselben Stolpersteine:

Fehler 1: PDF als E-Rechnung akzeptieren

Ein PDF per E-Mail ist KEINE E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Nur strukturierte Formate (ZUGFeRD, XRechnung) erfüllen die Anforderungen. Das ist der häufigste Irrtum.

Fehler 2: Keine Verfahrensdokumentation

Der Workflow läuft — aber niemand hat aufgeschrieben, wie. Bei der nächsten Betriebsprüfung wird das teuer.

Fehler 3: Archivierung auf lokalem Rechner

Festplatten sterben. Ein Ordner auf deinem PC ist kein Archiv. GoBD verlangt revisionssichere, georedundante Speicherung.

Fehler 4: Manuell nachbessern ohne Logging

Jede Änderung an Buchungsdaten muss protokolliert werden. Wer manuell in DATEV korrigiert, braucht einen dokumentierten Prozess dafür.

ROI: Wann lohnt sich die Automatisierung?

Selbst bei kleinen Rechnungsvolumen rechnet sich die Automatisierung schnell. Hier ein Beispiel mit 50 Eingangsrechnungen pro Monat — ein realistischer Wert für Handwerksbetriebe und kleine Unternehmen:

Position	Manuell	Automatisiert
Zeitaufwand pro Rechnung	8 Min	1 Min (Prüfung)
Monatlicher Aufwand	6,7 Std	0,8 Std
Zeitersparnis pro Monat	—	5,9 Stunden

Und das ist nur die direkte Zeitersparnis. Dazu kommen: weniger Fehler, keine vergessenen Belege, keine Panik vor der Betriebsprüfung.

Bei Betrieben mit 200+ Rechnungen pro Monat sparst du über 23 Stunden monatlich. Das ist fast drei volle Arbeitstage.

Dein 90-Tage-Plan: Von null auf automatisiert

Du musst nicht alles auf einmal umsetzen. Dieser Plan bringt dich in 12 Wochen ans Ziel:

Woche 1–2: Bestandsaufnahme

Wie viele Eingangsrechnungen bekommst du pro Monat?
Welche Buchhaltungssoftware nutzt du (DATEV, Lexoffice, SevDesk)?
Wo landen deine Rechnungen aktuell (E-Mail, Post, Portal)?

Woche 3–6: Technisches Setup

n8n-Instanz aufsetzen
Basis-Workflow implementieren
Mit Testrechnungen durchlaufen lassen

Woche 7–10: Integration und Test

Anbindung an DATEV oder Lexoffice
Parallelbetrieb: automatisch UND manuell prüfen
Fehlerbehandlung feintunen

Woche 11–12: Go-Live

Komplett auf automatisierten Prozess umstellen
Verfahrensdokumentation finalisieren
Falls du Mitarbeiter hast: Kurze Einweisung geben

Fazit: E-Rechnung Pflicht 2026 ist deine Chance

Die E-Rechnung Pflicht 2026 zwingt Selbstständige und kleine Unternehmen zum Handeln. Du kannst das als lästige Bürokratie sehen — oder als Anlass, deinen Papierkram endlich zu automatisieren.

Mit n8n, ZUGFeRD und einer durchdachten DATEV-Integration sparst du nicht nur Zeit. Du baust dir einen Prozess, der skaliert, dokumentiert und GoBD-konform ist. Und du kannst dich auf das konzentrieren, was du eigentlich tun willst: dein Geschäft führen.

Der Leitfaden steht. Die Frage ist: Setzt du ihn alleine um — oder mit Begleitung?

Nächster Schritt: Automatisierung starten

Du willst die E-Rechnung Pflicht 2026 nicht nur erfüllen, sondern als Hebel nutzen, um deinen Papierkram dauerhaft loszuwerden? Du hast aber weder Zeit noch Lust, dich alleine in n8n, APIs und Workflows einzuarbeiten?

Du brauchst keine Vorkenntnisse.

Im kostenlosen Webinar zeigen wir dir:

Wie du Eingangsrechnungen automatisierst — Schritt für Schritt
Welcher Stack zu deinem Betrieb passt (DATEV, Lexoffice, SevDesk)
Wie du GoBD-konform archivierst, ohne darüber nachzudenken

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Quellen:

Häufig gestellte Fragen zur E-Rechnung Pflicht 2026

Was ist die E-Rechnung Pflicht 2026?

Ab 2025 müssen alle B2B-Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 bzw. 2028 wird auch das Versenden zur Pflicht. E-Rechnungen sind strukturierte elektronische Dokumente im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format — ein einfaches PDF per E-Mail reicht nicht aus.

Bin ich als Selbstständiger von der E-Rechnung betroffen?

Ja, unbedingt. Die E-Rechnung Pflicht gilt für alle Unternehmen im B2B-Bereich — vom Freelancer über den Handwerksbetrieb bis zum Konzern. Empfangspflicht besteht bereits seit Januar 2025. Wer unter 800.000 EUR Umsatz liegt, hat für das Versenden eine Übergangsfrist bis 2028.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist ein hybrides E-Rechnungs-Format: Eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten. Du siehst die Rechnung ganz normal als PDF, gleichzeitig kann deine Software die Daten maschinell auslesen. DATEV empfiehlt ZUGFeRD für Selbstständige und kleine Unternehmen mit DATEV-Anbindung.

Wie automatisiere ich Eingangsrechnungen?

Mit einem Automatisierungs-Tool wie n8n richtest du einen Workflow ein, der dein Rechnungspostfach überwacht. Eingehende Rechnungen werden automatisch erkannt, die Daten extrahiert, gegen Duplikate geprüft, GoBD-konform archiviert und an deine Buchhaltungssoftware übergeben. Das dauert einmalig ein paar Tage Setup — danach läuft alles automatisch.

Kann ich meine Buchhaltung mit KI automatisieren?

Ja. KI-gestützte Automatisierung geht über einfache Workflows hinaus: Sie erkennt Rechnungsformate selbstständig, ordnet Belege den richtigen Kostenstellen zu und lernt deine Kontierungslogik. In Kombination mit n8n und DATEV entsteht ein System, das deine Buchhaltung weitgehend eigenständig erledigt.

Was kostet die Umstellung auf E-Rechnung?

Die Umstellung selbst kostet nichts — E-Rechnungen empfangen ist mit jeder gängigen Software möglich. Die Automatisierung der Verarbeitung liegt je nach Komplexität bei einmaligen Setup-Kosten, die sich durch Zeitersparnis innerhalb weniger Monate amortisieren. Die laufenden Kosten für n8n und Cloud-Speicher sind minimal.

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