Was unsere Projekte bereits bewirkt haben
Echte Erfolgsgeschichten aus der Praxis - keine Versprechen, sondern Resultate
Company GPT
für Business Management
⚡ Die Herausforderung
Neue Mitarbeiter wurden zwar einige Tage eingearbeitet, mussten dann aber alleine zurechtkommen. Das führte zu Unsicherheit, häufigen Unterbrechungen erfahrener Kollegen und einer verlängerten Einarbeitungszeit.
✨ Die Lösung
Durch das gezielte Anreichern eines GPTs mit großen Mengen an Wissen - darunter Transkripte der Intro-Videos über 30 Stunden - entstand ein treuer Begleiter für die Neulinge mit unendlich viel Geduld und Ausdauer, der immer zur Hand ist.
Die Umsetzung im Detail
Wissensaufnahme
Bis zu 15.000 DIN A4 Seiten an Wissen konnten in das GPT aufgenommen werden. Inzwischen sind noch größere Umfänge möglich.
Editierbare Wissensbasis
Das Management bekam die Möglichkeit, selbst Wissen zu editieren. Sich ändernde Informationen konnten schnell aus dem Langzeit-Gehirn gelöscht, ersetzt oder neues Wissen hinzugefügt werden.
Vertriebsunterstützung
Es ergab sich der organische Use Case, dass sich der Wissensspeicher nicht nur für die Einarbeitung, sondern auch für ausgefeiltere Vertriebsstrategien eignete.
Personalisierte Instanzen
Jeder Mitarbeiter bekam durch seinen eigenen privaten Login eine Bot-Instanz, die über ihn, aber nicht über die Leistung der anderen Bescheid wusste.
📊 Die Ergebnisse
🛠️ Eingesetzte Technologien
"Der Bot kennt sowohl alle Best Practices der anderen Mitarbeiter als auch meine individuelle Leistung - so bekomme ich Tipps, die im höchsten Maße individualisiert sind."
- Stimme aus dem Projekt
Office Helper
Intelligentes Dokumentenmanagementsystem
⚡ Die Herausforderung
Die Last an eingehenden Dokumenten auf verschiedenen Kanälen - physische Post, E-Mails und sonstige Eingänge - wurde derart groß, dass das Abarbeiten der Dokumente alleine einen signifikanten Teil der Arbeitszeit in Anspruch nahm.
✨ Die Lösung
Ein organisch gewachsenes System entstand, das automatisiert Dokumente entgegennimmt und mit KI-Entscheidungen verarbeitet, die auf das Unternehmen zugeschnitten wurden.
Die modulare Lösung im Detail
Intelligente Dokumentenaufnahme
Bei jedem E-Mail-Eingang entschied eine KI automatisch über die Relevanz und extrahierte Anhänge. Physische Post wurde per Nachsendeauftrag an ein Scanzentrum oder über Scannautomatismen (Firmen-Smartphones/Scanner) digitalisiert.
OCR & Kategorisierung
Dokumente bis zu 150 Seiten wurden per OCR ausgelesen und in eine Kategorisierungs-Pipeline geschickt. Die KI extrahierte je nach Typ spezifische Daten: Bei Rechnungen IBAN, Verwendungszweck und Betrag; bei Briefen Empfänger, Sender und Zusammenfassung.
Automatische To-Do-Generierung
Das System erkannte automatisch, welcher Mitarbeiter was zu erledigen hatte und wies Aufgaben zu. Bei Unsicherheiten wurden Vorschläge mit 85% Trefferquote gemacht. Arbeitsvorbereitung wie Recherche von Best Practices oder Heraussuchen von Steuernummern wurde automatisiert.
Banking-Integration
Über OAuth2 wurden sicher Kontoauszüge bezogen und Dokumente mit Transaktionen gematcht - eine optimale Vorbereitung für die Buchhaltung.
Finance Intelligence Modul
Intelligente Kategorien wurden erzeugt und visualisierte Dashboards zeigten Einnahmen und Ausgaben für beliebige Zeiträume.
Tax Intelligence (Beta)
Das Steuermodul ordnete Ausgaben steuerlichen Kategorien zu und berechnete Körperschafts-, Umsatz- und Gewerbesteuer mit 95% Genauigkeit.
📊 Die Ergebnisse
🛠️ Eingesetzte Technologien
"Von der E-Mail bis zur Steuerschätzung - alles automatisiert. Das System soll weder Buchhalter noch Steuerberater ersetzen, sondern diesen zuarbeiten, den Workload verringern und als Kernanforderung Business Intelligence liefern, die sich gewaschen hat."
- Stimme aus dem Projekt
AgencyReporter
Schattendatenanalyse
⚡ Die Herausforderung
Nicht nur Kundenabwanderung war schwer zu identifizieren - es gab Informationslecks in der Kundengewinnung und bei der Frühwarnung von Unzufriedenheit. Ab einer gewissen Last von E-Mails, Telefonaten und Tickets wurde Unzufriedenheit zwar erkannt, aber durch Mitarbeitermangel oder mangelnde Motivation oft nicht präventiv behandelt.
✨ Die Lösung
Der AgencyReporter wertete nicht nur bestehende Daten in nie dagewesener Präzision aus, sondern erschuf fehlende Daten, indem Schattendaten - unstrukturierte Informationen aus E-Mails, Tickets und Anruftranskripten - in strukturierte Daten umgewandelt wurden.
Detailanalyse der Geschäftsbeziehungen
Umfassende Datenextraktion
Schattendaten aus E-Mails, Tickets, Anruftranskripten und weiteren Kommunikationskanälen wurden zu strukturierten Daten transformiert
Agentur-Performance-Analyse
Bei 45 zusammenarbeitenden Agenturen wurde identifiziert, wo Probleme am häufigsten auftraten und mit welchen Partnern es am wenigsten Schwierigkeiten gab
Problemkategorisierung
Detaillierte Aufschlüsselung welche Probleme wie häufig vorkamen und welche Kategorien besondere Aufmerksamkeit benötigten
Ursache-Wirkungs-Analyse
Präzise Identifikation welche Probleme zu Kündigungen führten und was die Auslöser waren - für nachhaltige Businessmodell-Verbesserungen
📊 Die Ergebnisse
🛠️ Eingesetzte Technologien
"Die Detailanalyse hat unser Businessmodell nachhaltig verbessert - wir wissen jetzt nicht nur WAS schiefläuft, sondern auch WARUM und bei WEM."
- Stimme aus dem Projekt
Workflow Automation
Hunderte individuelle Prozessoptimierungen
⚡ Die Herausforderung
Einzelne Prozesse kosteten Mitarbeitern nicht nur Zeit, sondern massiv Nerven. Von der E-Mail-Kategorisierung über automatische Weiterleitungen bis zur datenschutzkonformen KI-Nutzung - überall lauerten kleine Zeitfresser.
✨ Die Lösung
Statt eines großen Projekts wurden hunderte kleine Workflows identifiziert und automatisiert. Jeder spart nur eine Minute - aber 100 Workflows sparen 100 Minuten täglich, 500 pro Woche, 25.000 pro Jahr.
Das Potenzial kleiner Optimierungen
E-Mail-Automatisierung
Automatisches Kategorisieren, intelligente Weiterleitung und datenschutzkonforme KI-Nutzung für E-Mail-Verarbeitung
Individuelle Mini-Workflows
Hunderte kleine, nicht zusammenhängende Prozesse - jeder perfekt auf den spezifischen Bedarf zugeschnitten
Zeit-Multiplikator-Effekt
1 Minute gespart × 100 Workflows = 100 Minuten täglich, 500 Minuten wöchentlich, 25.000 Minuten jährlich
Skalierbare Lösungen
Kleine individualisierte, mittelgroße und große Umsetzungsprojekte - angepasst an jeden Bedarf
📊 Die Ergebnisse
🛠️ Eingesetzte Technologien
"Es sind nicht immer die großen Projekte - manchmal sind es hunderte kleine Optimierungen, die in Summe den Arbeitsalltag revolutionieren."
- Stimme aus dem Projekt