01 · Vorbereiten
Das brauchst du für den Start.
- Ein laufendes Projekt mit eindeutiger Bezeichnung oder Projektnummer.
- Eine Vorlage für den Bautagesbericht, so wie ihr ihn heute führt.
- Ein gemeinsamer, gesicherter Ort für Fotos und Sprachnachrichten aus dem Team.
- Eine Absprache, welche Fotos von Personen oder Kundeneigentum gemacht werden dürfen.
02 · Nachmachen
So baust du den Ablauf auf.
Festlegen, was dokumentiert werden muss
Schreib auf, welche Angaben ein Bautagesbericht bei euch enthält, etwa Wetter, Personal, Leistungen, Lieferungen, Behinderungen und Besonderheiten. Nimm dafür eure bisherige Vorlage. Die KI füllt später genau diese Felder und nicht mehr.
Prüfpunkt: Die Vorlage hat feste Felder, und jedes Feld hat eine klare Bedeutung.
Einen einfachen Weg von der Baustelle schaffen
Das Team schickt Fotos und kurze Sprachnachrichten an eine feste Stelle, zum Beispiel einen gemeinsamen Ordner je Projekt. Projektnummer oder Projektname gehören in jede Nachricht. Je einfacher der Weg, desto eher wird er genutzt.
Prüfpunkt: Jemand auf der Baustelle kann in unter einer Minute ein Foto mit Sprachnotiz dem richtigen Projekt zuschicken.
Sprachnachrichten verschriftlichen und zuordnen
Lass Sprachnachrichten in Text umwandeln und von der KI dem Projekt, dem Tag und dem Gewerk zuordnen. Sie trennt Feststellungen von Vermutungen und markiert Namen, Mengen und Uhrzeiten, die sie nicht sicher versteht.
Prüfpunkt: Jede Notiz hat Projekt, Datum und Gewerk, unsichere Stellen sind markiert.
Den Berichtsentwurf erstellen lassen
Aus den Notizen eines Tages entsteht ein Entwurf nach eurer Vorlage. Jede Aussage verweist auf das Foto oder die Notiz, aus der sie stammt. Was fehlt, steht als offene Frage im Entwurf.
Prüfpunkt: Jede Zeile im Entwurf lässt sich zu einer Quelle zurückverfolgen.
Prüfen, freigeben und ablegen
Die Bauleitung prüft den Entwurf, ergänzt und gibt frei. Erst die freigegebene Fassung wird abgelegt oder weitergegeben. Behinderungen und Mängel gehören zusätzlich in euren bestehenden Ablauf, weil sie vertragliche Folgen haben können.
Prüfpunkt: Es gibt eine freigegebene Fassung mit Datum und dem Namen der prüfenden Person.
Nach zwei Wochen nachschärfen
Sieh dir an, welche Angaben oft fehlen oder falsch zugeordnet werden. Passe Vorlage, Projektbezeichnung oder die Anweisung an die KI an. Frag das Team, was den Weg von der Baustelle noch leichter machen würde.
Prüfpunkt: Die häufigsten Fehler der ersten zwei Wochen sind bekannt und behoben.
Zum Ausprobieren
Dein Startauftrag für die KI.
Ersetze die Angaben in eckigen Klammern. Nutze zum Üben anonymisierte Beispieldaten in einem für deinen Betrieb freigegebenen Werkzeug.
Erstelle aus diesen Notizen eines Baustellentags einen Entwurf für den Bautagesbericht: [verschriftlichte Sprachnachrichten und Fotobeschreibungen, anonymisiert]. Nutze genau diese Felder: [Felder eurer Vorlage]. Trenne Feststellungen von Vermutungen. Gib zu jeder Aussage die Quelle an, also Foto oder Notiz. Markiere fehlende oder unklare Angaben als offene Frage. Ergänze nichts, was nicht in den Notizen steht, und versende nichts.
Den Auftrag findest du auch im frei herunterladbaren Arbeitsblatt. Prüfe den Entwurf anhand der Schritte oben.
Aus der Praxis
So lösen unsere Kunden das.
Drei Kunden dokumentieren Arbeit vor Ort mit eigenen Anwendungen. Die Texte stammen aus ihren veröffentlichten Kundengeschichten.
Baustellenunterlagen digital erfassen
Eine eigene Anwendung unterstützt die Gefährdungsbeurteilung: passende Maßnahmen auswählen, digital unterschreiben und die Unterlage als PDF ablegen.
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Aufgaben und Qualität in einer App
Objektstarts lösen Aufgaben für die zuständigen Personen aus. Mitarbeitende dokumentieren Qualitätskontrollen anhand des Leistungsverzeichnisses. Arbeitsanweisungen lassen sich mehrsprachig vorlesen.
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Besprechungsprotokolle automatisch vorbereiten
Das System übernimmt Aufnahmen, ordnet Sprecher zu und erstellt Word- und PDF-Protokolle. Es berücksichtigt den Projektkontext und bereitet E-Mails an die Beteiligten vor. Die Ergebnisse lassen sich prüfen.
Ganze Geschichte ansehenPersönliche Erfahrungen und dokumentierte Projektstände unserer Kunden. Der Status zeigt, wie weit ein Projekt ist. Porträts teilweise KI-bearbeitet.
03 · Fiktives Arbeitsbeispiel
Ein Tag auf einer Dachbaustelle
Ein Dachdeckerbetrieb schreibt Bautagesberichte bisher abends aus dem Gedächtnis. Die Fotos liegen auf drei Handys.
Das gibst du hinein
Sechs Fotos und vier Sprachnachrichten vom Tag, dazu die Vorlage mit Wetter, Personal, Leistungen, Lieferungen und Besonderheiten.
So soll das Ergebnis aussehen
Ein Berichtsentwurf mit allen Feldern. Bei „Lieferungen“ steht eine Rückfrage: In einer Sprachnachricht ist von zwei Paletten die Rede, ein Lieferschein fehlt.
Darauf kommt es an: Der Bericht entsteht aus den Quellen des Tages, nicht aus der Erinnerung. Was nicht belegt ist, bleibt sichtbar offen.
Diese Stolperstellen kannst du früh erkennen.
Fotos ohne Projektbezug
Ein Foto ohne Projekt und Datum lässt sich im Büro kaum zuordnen. Mach die Projektbezeichnung zur Pflicht auf dem Weg von der Baustelle.
Vermutungen als Feststellung übernehmen
„Da kommt morgen wohl Material“ ist keine Lieferung. Lass die KI Feststellungen von Vermutungen trennen und prüfe genau diese Stellen.
Private Handys als Ablage
Bleiben Fotos auf privaten Geräten, gehen sie verloren oder landen in falschen Händen. Nutzt eine gemeinsame, gesicherte Ablage des Betriebs.
04 · Prüfen
Bereit für den nächsten Schritt?
Hake ab, was du tatsächlich geprüft hast. Offene Punkte werden zu deinen nächsten Aufgaben.