n8n vs. Zapier vs. Make 2026: Welches Automatisierungs-Tool passt zu dir?

Drei Tools, ein Ziel: repetitive Arbeit loswerden. Aber welches Automatisierungs-Tool passt wirklich zu dir – n8n, Zapier oder Make? Dieser Vergleich hilft dir, die richtige Entscheidung zu treffen.

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Warum die Wahl des Workflow-Tools 2026 so wichtig ist

Wenn du nach „n8n vs Zapier vs Make" suchst, geht es nicht nur um Features. Du triffst eine Entscheidung, die bestimmt, ob du in den nächsten Monaten echte KI-Automatisierung ohne Programmieren aufbaust – oder ob du bei einfachen SaaS-Verbindungen hängen bleibst, die beim nächsten Komplexitäts-Sprung nicht mehr reichen.

Die Realität: Rund 15 % der deutschen Unternehmen setzen bereits KI-Lösungen produktiv ein, weitere 9–10 % planen konkrete Projekte. Gleichzeitig nennt knapp die Hälfte fehlende digitale Kompetenzen als größtes Hemmnis für Digitalisierung.

Workflow-Automatisierung ist deshalb mehr als ein Werkzeug – sie ist der Lernraum, in dem du vom ChatGPT-Nutzer zum Automation Builder wirst.

In diesem Artikel vergleichen wir n8n, Zapier und Make entlang der Kriterien, die für Selbstständige und kleine Teams 2026 wirklich zählen: Kosten, Datenschutz, KI-Fähigkeit und wie schnell du selbst loslegen kannst.

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TL;DR: n8n vs. Zapier vs. Make – Vergleichstabelle

Kriterium	n8n	Zapier	Make (Integromat)
Hosting	Self-Hosted oder Cloud	Nur Cloud (US-basiert)	Nur Cloud (EU-Server)
Open Source	Ja (Community & Enterprise)	Nein	Nein
DSGVO/Datenhoheit	Volle Kontrolle bei Self-Hosting	US-Server, AVV verfügbar	EU-Server, aber proprietär
KI-Integrationen	Alle LLMs, RAG, Custom APIs	OpenAI, limitierte KI-Nodes	OpenAI, gute Routing-Logik
Preismodell	Self-Hosted kostenlos; Cloud ab ~20 $/Monat	Ab 19,99 $/Monat (Task-basiert)	Ab 9 $/Monat (Operations-basiert)
Vendor-Lock-in	Niedrig – JSON-Export	Hoch – proprietäre Zaps	Mittel-hoch – schwer portierbar
Einstiegs-Freundlichkeit	Mittel – technischer, aber lehrreich	Hoch – sehr intuitiv	Hoch – visuell stark
Komplexe Workflows	Exzellent (inkl. Code-Nodes)	Gut für Standard-Abläufe	Exzellent (visuelle Szenarien)
Datenbank-Integration	Native Postgres/Supabase	Über Drittanbieter-Apps	Über HTTP/Webhooks

Kurzempfehlung: Starte mit Zapier oder Make für schnelle Erfolge. Baue parallel einen n8n-Stack mit Supabase und RAG auf, wenn du echte Datenkontrolle und DSGVO-konforme KI-Workflows willst.

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Die vier Kriterien, die wirklich zählen

1. Kosten: Task-basiert vs. Operations-basiert vs. Self-Hosted

Zapier rechnet nach Tasks ab – eine einzelne Aktion = ein Task. Ein simpler Workflow „Neuer Lead → E-Mail → Slack-Nachricht" verbraucht drei Tasks. Bei 1.000 Leads pro Monat sind das 3.000 Tasks, und du landest schnell im dreistelligen Bereich.

Make rechnet nach Operations, ähnlich wie Tasks, aber bei komplexen Szenarien oft günstiger. Die visuelle Darstellung hilft dir, Kosten besser vorherzusagen.

n8n Self-Hosted ist funktional kostenlos – du zahlst nur die Server-Infrastruktur (ca. 15–50 €/Monat für einen EU-Cloud-Server). Die n8n-Cloud startet bei ca. 20 $/Monat und skaliert anders als Task-basierte Modelle.

Entscheidungshilfe: Wie viele Workflows planst du in den nächsten 12 Monaten? Studien zeigen Einsparpotenziale von 20–60 % der Bearbeitungszeit – aber nur, wenn du wirklich skalierst. Bei 5–10 Workflows reicht Zapier oder Make. Ab 50+ Workflows mit sensiblen Daten wird n8n Self-Hosted wirtschaftlich sinnvoller.

2. Datenschutz & DSGVO: Wer hat die Kontrolle über deine Daten?

Der EU AI Act verschärft die Anforderungen an KI-Systeme, die personenbezogene Daten verarbeiten. Wenn du E-Mails klassifizierst, Kundendaten in KI-Assistenten einspeist oder Bewerber-Daten verarbeitest, solltest du genau hinschauen.

• Zapier: US-basiert, Daten fließen über US-Server. Es gibt Auftragsverarbeitungsverträge (AVV), aber du hast keine Kontrolle über den physischen Datenfluss.
• Make: EU-Server, tschechischer Anbieter (Celonis-Gruppe), bessere DSGVO-Position. Aber weiterhin proprietäre Cloud – du siehst nicht, wo genau deine Daten liegen.
• n8n Self-Hosted: Vollständige Kontrolle. Du hostest auf EU-Servern (z. B. Hetzner, Netcup) oder lokal. Daten verlassen nie deine Infrastruktur – ideal für DSGVO-kritische Workflows.

Tipp: Wenn du mit personenbezogenen Daten arbeitest, sollte dein Datenschutzbeauftragter die Toolwahl kennen. n8n bietet als Open-Source-Lösung vollständige Transparenz über alle Datenflüsse.

3. KI-Fähigkeit: Einfache Prompts vs. eigener KI-Stack

Alle drei Plattformen integrieren OpenAI und andere LLMs. Aber die Tiefe unterscheidet sich deutlich:

• Zapier: Drag-and-drop OpenAI-Node, gut für einfache Prompts wie „Fasse diese E-Mail zusammen". Begrenzt bei komplexen KI-Ketten mit RAG oder Vektordatenbanken.
• Make: Bessere Szenario-Logik für KI-Routing (z. B. „Klassifiziere E-Mail → Route A/B/C nach Sentiment"). Aber weiterhin auf externe APIs beschränkt.
• n8n: Native Integration mit Postgres/Supabase, Pinecone, Weaviate und anderen Vektordatenbanken. Du kannst RAG-Workflows bauen, bei denen dein KI-Assistent auf eigene Wissensdatenbanken zugreift – die Grundlage für einen echten Company GPT.

Praxis-Beispiel: Ein europäisches SaaS-Unternehmen automatisiert mit n8n die Synchronisation zwischen CRM, Support und Abrechnung, hält alle Kundendaten in der EU und nutzt einen internen KI-Assistenten auf Basis der eigenen Wissensdatenbank. Das geht mit Zapier oder Make nicht ohne massive Custom-Entwicklung.

4. Lernkurve: Wie schnell wirst du selbstständig?

Studien zu Citizen Development zeigen, dass immer mehr Automatisierungen direkt von Fachabteilungen gebaut werden – nicht nur von der IT. Aber das funktioniert nur, wenn das Tool auch zum Lernen taugt.

• Zapier: Extrem niedrige Einstiegshürde. Du kannst in 30 Minuten deinen ersten Zap bauen. Aber: Die Abstraktionsebene ist so hoch, dass du kein echtes Verständnis für APIs, Datenflüsse oder Fehlerbehandlung aufbaust. Du bleibst auf der Drag-and-drop-Ebene.
• Make: Visuell stärker – die Flussdiagramme zeigen klarer, was passiert. Gut, um schrittweise reinzukommen. Aber: Proprietär – das Gelernte ist schwer auf andere Tools übertragbar.
• n8n: Höhere Lernkurve, aber didaktisch wertvoller. HTTP-Requests, Datenbankabfragen, JavaScript-Code-Nodes – dadurch lernst du „Programmieren durch Workflow-Logik". Du baust nicht nur Automatisierungen, du baust digitale Kompetenz.

Unsere Erfahrung: Teams, die mit n8n arbeiten, verstehen nach 3–6 Monaten APIs, Webhooks, Datenbanken und Fehlerbehandlung. Teams, die nur Zapier nutzen, können viele Zaps bauen – aber bei komplexen Anforderungen brauchen sie wieder externe Hilfe.

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Deep-Dive: n8n – Open Source für volle Kontrolle

n8n ist mehr als ein Workflow-Tool. Es ist die zentrale Orchestrierungsschicht in einem modernen Automatisierungs-Stack:

• Workflow-Automatisierung: Verbindet SaaS-Tools, APIs, Datenbanken
• Datenhaltung: Native Integration mit Postgres/Supabase
• KI-Orchestrierung: LLM-Calls, RAG-Workflows, Klassifizierung, OCR
• Self-Hosting: Vollständige Kontrolle über Daten, Logs, Sicherheit

Stärken:

• Open Source, Community-Edition kostenlos
• Self-Hosting auf EU-Servern, volle DSGVO-Kontrolle
• Technische Tiefe: HTTP-Nodes, Code-Nodes, native Datenbank-Anbindung
• Kein Vendor-Lock-in – Workflows als JSON exportierbar und versionierbar in Git
• Vermittelt echtes Verständnis für APIs und Datenflüsse

Grenzen:

• Höhere Einstiegshürde – du brauchst ein strukturiertes Onboarding
• Self-Hosting erfordert Server-Grundkenntnisse oder einen Partner
• UI weniger poliert als Zapier, steilere Lernkurve

n8n passt zu dir, wenn: Du mehr als Standard-Verbindungen willst, DSGVO relevant ist, und du langfristig selbst die Kontrolle behalten möchtest.

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Deep-Dive: Zapier – Schnellstart für Standard-Workflows

Zapier hat über 5.000 App-Integrationen – mehr als jede andere Plattform.

Stärken:

• Von der Idee zum ersten Zap in 15 Minuten
• Extrem intuitives UI, auch ohne technisches Vorwissen
• Riesige Community, tausende Templates und Tutorials

Ein deutsches E-Commerce-Unternehmen nutzt Zapier, um Shop-System, Newsletter und Buchhaltung zu verbinden. Standardprozesse wie Bestellbestätigungen und Tagging laufen ohne eigene IT-Abteilung.

Grenzen:

• Hoher Vendor-Lock-in – Zaps sind nicht exportierbar, Wechsel bedeutet Neuaufbau
• Task-basierte Kosten: bei hohem Volumen schnell teuer
• US-Anbieter, keine Self-Hosting-Option – DSGVO-kritisch bei sensiblen Daten
• KI-Limitierungen: keine RAG, keine Vektordatenbanken, keine komplexen KI-Ketten

Zapier passt zu dir, wenn: Du schnelle Proof-of-Concepts brauchst, Standard-SaaS-Verbindungen reichen und du ohne IT-Ressourcen starten willst.

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Deep-Dive: Make – Visuell stark mit EU-Hintergrund

Make (früher Integromat) bietet eine visuelle Szenario-Darstellung, die komplexe Abläufe greifbarer macht als Zapier.

Stärken:

• EU-Server, bessere DSGVO-Position als Zapier
• Operations-Preismodell, oft günstiger bei komplexen Szenarien
• Starke visuelle Darstellung – Debugging leichter als bei Zapier

Ein mittelständischer Dienstleister nutzt Make, um CRM, Projektmanagement und Zeiterfassung zu verbinden. Die visuelle Übersicht hilft, auch nicht-technische Teammitglieder schrittweise einzubinden.

Grenzen:

• Weiterhin proprietär – Szenarien schwer exportierbar, Vendor-Lock-in besteht
• Keine Self-Hosting-Option
• KI-Tiefe besser als Zapier, aber nicht vergleichbar mit n8n + Supabase + RAG

Make passt zu dir, wenn: Du EU-Server willst, aber Self-Hosting zu aufwändig ist, und visuelle Szenarien deinem Team den Einstieg erleichtern.

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Welches Tool passt zu deiner Situation?

Szenario 1: Solo-Selbstständige oder Kleinstteams (1–5 Personen)

Typische Aufgaben: E-Mail-Automatisierung, Lead-Erfassung, Newsletter-Synchronisation, einfache CRM-Workflows.

Empfehlung: Starte mit Zapier oder Make. Die niedrige Einstiegshürde bringt schnelle Erfolge. Investiere zusätzlich in strukturiertes Lernen, damit du nicht nur Trial-and-Error machst.

Wann wechseln? Sobald du mehr als 10 Workflows hast oder personenbezogene Daten verarbeitest – dann wird n8n wirtschaftlicher und DSGVO-sicherer.

Szenario 2: Wachsendes Team (5–20 Personen, erste IT-Ressourcen)

Typische Aufgaben: CRM-Integration, Rechnungsverarbeitung, HR-Automatisierung, erste KI-Assistenten.

Empfehlung: Baue einen hybriden Ansatz: Zapier/Make für unkritische Standard-Workflows, n8n + Supabase für sensible Daten und KI-Workflows. Plane 50–100 Stunden für Setup und Onboarding ein – idealerweise mit Begleitung.

Szenario 3: Etabliertes Team mit IT-Kompetenz

Typische Aufgaben: Multi-System-Integration (ERP, CRM, HR), KI-gestützte Prozessautomatisierung, Company GPT für Wissensmanagement.

Empfehlung: n8n Self-Hosted als zentrale Orchestrierungsschicht, kombiniert mit Postgres/Supabase, Vektordatenbanken und KI-APIs.

Studien zeigen, dass systematische Weiterbildung signifikant höhere Produktivität bringt – Automatisierung ohne Skill-Aufbau verpufft.

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Warum ein eigener Stack langfristig mehr bringt

Die Vendor-Lock-in-Falle

Wenn du 50 Workflows in Zapier gebaut hast, kannst du nicht einfach wechseln. Jeder Zap muss manuell nachgebaut werden. Das ist versteckte technische Schuld.

Mit n8n exportierst du Workflows als JSON, versionierst sie in Git und überträgst sie auf andere Instanzen. Du bist nicht an einen Anbieter gebunden.

Der moderne Automatisierungs-Stack

Ein solider KI-Automatisierungs-Stack besteht aus:

1. Workflow-Orchestrierung: n8n (Self-Hosted)
2. Datenhaltung: Postgres/Supabase (strukturierte Daten, Auth)
3. Vektordatenbank: Pinecone, Weaviate oder pgvector (für RAG)
4. LLM-Integration: OpenAI, Claude oder Open-Source-Modelle
5. Frontend (optional): Bubble, FlutterFlow für Apps

Damit erreichst du:

• DSGVO-konforme KI-Workflows mit allen Daten in EU-Infrastruktur
• Company GPT: RAG-basierte Assistenten auf deiner eigenen Wissensdatenbank
• Production-Ready Systems statt ewiger Prototypen

Migrationspfad: Von Zapier/Make zu n8n

Monate 1–3: Nutze Zapier/Make für Quick Wins, lerne parallel n8n. Monate 4–6: Baue neue, DSGVO-kritische Workflows direkt in n8n. Lass unkritische Zapier-Workflows parallel laufen. Monate 7–12: Migriere schrittweise hochfrequente Workflows zu n8n, sobald du sicher im Umgang bist.

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90-Tage-Roadmap: Dein Einstieg in die Prozessautomatisierung

Woche 1–2: Proof-of-Concept

• Identifiziere 3–5 repetitive Prozesse (Lead-Erfassung, E-Mail-Weiterleitung, Daten-Sync)
• Baue erste Workflows in Zapier oder Make
• Ziel: Verstehen, wie Workflow-Automatisierung grundsätzlich funktioniert

Woche 3–6: n8n-Grundlagen

• Richte eine n8n-Instanz ein (Self-Hosted oder Cloud-Trial)
• Baue deine ersten 3 Workflows (z. B. Webhook → Datenbank → E-Mail)
• Ziel: HTTP-Requests, Webhooks und einfache Datenbankabfragen verstehen

Woche 7–9: KI-Integration

• Integriere OpenAI oder Claude in n8n-Workflows
• Baue einen einfachen RAG-Workflow (FAQ-Assistent auf Basis interner Docs)
• Ziel: Verstehen, wie KI-Assistenten auf eigene Daten zugreifen

Woche 10–12: Production-Ready

• Migriere 1–2 kritische Workflows von Zapier/Make zu n8n
• Definiere Governance-Regeln (Wer baut Workflows? Wie werden sie geprüft?)
• Dokumentiere deinen Stack
• Ziel: Vom Prototyp zum stabilen System

Wichtig: Diese Roadmap funktioniert am besten mit Begleitung. Teams mit strukturiertem Lernpfad erreichen in 3 Monaten, wofür andere über ein Jahr brauchen.

Willst du n8n in der Praxis lernen? In unserem kostenlosen Webinar zeigen wir dir live, wie Selbstständige und kleine Teams mit n8n ihre ersten Workflows automatisieren – inklusive KI-Integration und DSGVO-konformem Setup.

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FAQ: Die häufigsten Fragen zu n8n, Zapier und Make

Was ist der Unterschied zwischen n8n, Zapier und Make?

Alle drei sind Workflow-Automatisierungs-Tools, die verschiedene Apps und Dienste verbinden. Zapier ist am einfachsten zu bedienen und hat die meisten Integrationen. Make bietet eine stärkere visuelle Darstellung und EU-Server. n8n ist Open Source, kann selbst gehostet werden und bietet die tiefste KI-Integration – dafür ist die Lernkurve steiler.

Welches Tool ist am besten für Anfänger?

Zapier hat die niedrigste Einstiegshürde. Du kannst deinen ersten Workflow in 15–30 Minuten bauen, ohne technisches Vorwissen. Make ist ebenfalls gut für Anfänger, besonders wenn du visuell denkst. n8n erfordert etwas mehr Einarbeitung, belohnt dich aber mit tieferem Verständnis für Automatisierung und APIs.

Welches Automatisierungstool ist am günstigsten?

n8n Self-Hosted ist langfristig am günstigsten – du zahlst nur Serverkosten (ca. 15–50 €/Monat). Make startet ab 9 $/Monat und ist bei komplexen Szenarien oft günstiger als Zapier. Zapier startet ab 19,99 $/Monat, wird aber bei hohem Volumen durch das Task-basierte Modell schnell teuer.

Kann ich n8n kostenlos nutzen?

Ja. Die n8n Community Edition ist Open Source und kostenlos nutzbar, wenn du sie selbst hostest. Du brauchst dafür einen Server (z. B. EU-Cloud ab ca. 15 €/Monat). Die n8n Cloud bietet einen kostenlosen Trial, danach starten die Pläne bei ca. 20 $/Monat.

Welches Tool ist am besten für DSGVO-Konformität?

n8n Self-Hosted bietet die höchste DSGVO-Sicherheit – du hostest auf eigenen EU-Servern und behältst die volle Kontrolle über alle Daten. Make hat EU-Server und einen europäischen Hintergrund, bleibt aber proprietäre Cloud. Zapier ist US-basiert – bei personenbezogenen Daten die riskanteste Option.

Brauche ich Programmierkenntnisse für Workflow-Tools?

Für Zapier und Make brauchst du keine Programmierkenntnisse – beide sind auf Drag-and-drop ausgelegt. Für n8n sind Grundkenntnisse hilfreich (z. B. JSON verstehen, einfache API-Calls), aber nicht zwingend nötig. Mit strukturiertem Onboarding kannst du auch ohne Programmiererfahrung starten und lernst die technischen Konzepte schrittweise.

Kann ich von Zapier oder Make zu n8n wechseln?

Ja, aber nicht automatisch. Workflows müssen manuell nachgebaut werden. Starte neue, DSGVO-kritische Workflows direkt in n8n und migriere bestehende schrittweise, sobald du sicher im Umgang bist.

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Dein nächster Schritt

Du weißt jetzt, wie sich n8n, Zapier und Make unterscheiden – bei Kosten, Datenschutz, KI-Fähigkeit und Lernkurve. Die Frage ist: Wie kommst du vom Wissen ins Tun?

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Oder du startest direkt mit einem persönlichen Gespräch: In einem kostenlosen Erstgespräch finden wir gemeinsam heraus, welches Tool und welcher Weg zu deiner Situation passt. Ob n8n, Zapier oder Make – entscheidend ist nicht das Tool, sondern die Strategie dahinter.

Automatisierung beginnt nicht mit dem perfekten Tool. Sie beginnt mit der richtigen Entscheidung – und dem ersten Schritt.