01 · Vorbereiten
Das brauchst du für den Start.
- Eine Dokumentenart für den Start, zum Beispiel Lieferscheine, Prüfprotokolle oder Bedienungsanleitungen.
- Ein gesicherter Speicherort, auf den die richtigen Personen Zugriff haben.
- Eine Liste der Angaben, nach denen ihr sucht, etwa Kunde, Projekt, Datum und Dokumentart.
- Geklärte Aufbewahrungspflichten für diese Unterlagen, zum Beispiel mit deinem Steuerberater.
02 · Nachmachen
So baust du den Ablauf auf.
Mit einer Dokumentenart anfangen
Nimm dir nicht das ganze Archiv auf einmal vor. Wähle eine Dokumentenart, die oft gesucht wird und deren Inhalt du gut kennst. Schätze, wie viele Dokumente es sind und wo sie heute liegen: Regal, Postfach, Laufwerk oder Handy.
Prüfpunkt: Du kannst sagen, welche Dokumentenart zuerst kommt und an wie vielen Stellen sie heute liegt.
Eine Namensregel und eine Ordnerstruktur festlegen
Lege fest, wie ein Dokument heißt, zum Beispiel Datum, Kunde oder Projekt und Dokumentart. Halte die Ordnerstruktur flach und schreib die Regel auf eine Seite. Lass die KI aus zehn echten Beispielen eine Regel vorschlagen und prüfe, ob alle Fälle hineinpassen.
Prüfpunkt: Zwei Personen benennen dasselbe Dokument unabhängig voneinander gleich.
Papier in durchsuchbare Scans verwandeln
Scanne als durchsuchbares PDF mit Texterkennung. Für den Anfang reicht ein Scanner mit Einzug oder eine Scan-App am Handy. Prüfe bei schwierigen Vorlagen wie Durchschlägen oder Handschrift, ob der Text richtig erkannt wurde.
Prüfpunkt: Eine Stichprobe von fünf Scans lässt sich nach einem Wort aus dem Dokument durchsuchen.
Angaben von der KI vorschlagen lassen
Lass die KI aus jedem Dokument die vereinbarten Angaben auslesen und einen Dateinamen nach deiner Regel vorschlagen. Unsichere Angaben markiert sie, statt zu raten. Am Anfang prüft ein Mensch jeden Vorschlag, später nur noch die markierten.
Prüfpunkt: Für jedes Dokument liegt ein Namensvorschlag vor, unsichere Angaben sind sichtbar markiert.
Mit einer Frage wiederfinden
Sind die Dokumente geordnet, hilft eine Suche nach Bedeutung: Du stellst eine Frage und bekommst die passende Stelle mit Quellenangabe. Teste sie mit Fragen, deren Antwort du kennst. Eine Antwort ohne Fundstelle zählt nicht.
Prüfpunkt: Zu fünf Testfragen nennt die Suche die richtige Fundstelle im Originaldokument.
Zugriff, Sicherung und Aufbewahrung regeln
Lege fest, wer welche Ordner sehen darf, wie gesichert wird und wie lange Unterlagen aufbewahrt werden. Für steuerlich relevante Unterlagen gelten eigene Pflichten. Kläre mit deinem Steuerberater, ob und wann der Scan das Papieroriginal ersetzen darf.
Prüfpunkt: Rechte, Sicherung und Aufbewahrung sind schriftlich geregelt und einer Person zugeordnet.
Zum Ausprobieren
Dein Startauftrag für die KI.
Ersetze die Angaben in eckigen Klammern. Nutze zum Üben anonymisierte Beispieldaten in einem für deinen Betrieb freigegebenen Werkzeug.
Lies dieses Dokument aus: [anonymisiertes Dokument]. Gib diese Angaben zurück: Dokumentart, Datum, Kunde oder Lieferant, Projekt. Schlage einen Dateinamen nach dieser Regel vor: [Namensregel]. Markiere jede Angabe, die du nicht sicher erkennst, mit „prüfen“, statt sie zu ergänzen. Verschiebe, lösche oder versende nichts.
Den Auftrag findest du auch im frei herunterladbaren Arbeitsblatt. Prüfe den Entwurf anhand der Schritte oben.
Aus der Praxis
So lösen unsere Kunden das.
Drei Kunden, drei Wege zu Unterlagen, die man wiederfindet. Die Texte stammen aus ihren veröffentlichten Kundengeschichten.
Maschinenhandbuch durchsuchen
Eine lokale Suchanwendung erschließt ein 869-seitiges Handbuch. Sie findet Textstellen und übersetzt sie ins Deutsche. Die Auswahl der passenden Stellen wird im Coaching weiter verbessert.
Ganze Geschichte ansehen
KfW-Nachweise: 10 Minuten statt 2 Stunden.
Stefan Merz hat mit Coaching von Marco ein eigenes Wissenssystem aufgebaut. Für KfW-Nachweise beschreibt er einen Aufwand von zehn Minuten statt zuvor zwei Stunden.
Ganze Geschichte ansehen
Rechnungen und Lieferscheine zuordnen
Ein eigener Ablauf unterstützt Belegerkennung, Ablage und Zuordnung. Er wird weiterentwickelt, weil Sonderfälle und Fehler bei der Zuordnung weiterhin menschliche Kontrolle erfordern.
Ganze Geschichte ansehenPersönliche Erfahrungen und dokumentierte Projektstände unserer Kunden. Der Status zeigt, wie weit ein Projekt ist. Porträts teilweise KI-bearbeitet.
03 · Fiktives Arbeitsbeispiel
Lieferscheine aus drei Ablagen zusammenführen
Ein Betrieb mit zwölf Mitarbeitenden sucht Lieferscheine regelmäßig, wenn Lieferanten nachfragen. Sie liegen im Ordner, im Postfach und als Fotos auf Diensthandys.
Das gibst du hinein
Zehn gescannte Lieferscheine, drei E-Mail-Anhänge und zwei Handyfotos, dazu die Namensregel „Datum_Lieferant_Projekt“.
So soll das Ergebnis aussehen
Für jedes Dokument ein Namensvorschlag und ein Ablageort im Projektordner. Ein Handyfoto ist unscharf, die Lieferscheinnummer bleibt deshalb als Rückfrage markiert.
Darauf kommt es an: Die Namensregel macht die Arbeit, die KI wendet sie nur an. Was sie nicht sicher lesen kann, landet bei einem Menschen statt in einem falschen Ordner.
Diese Stolperstellen kannst du früh erkennen.
Alles auf einmal digitalisieren
Wer das ganze Archiv gleichzeitig scannt, hat schnell tausende Dateien ohne Ordnung. Fang mit einer Dokumentenart an und erweitere erst, wenn die Regel trägt.
Scannen ohne Texterkennung
Das Bild einer Seite lässt sich nicht durchsuchen. Achte auf durchsuchbare PDFs und prüfe die Erkennung bei schwierigen Vorlagen.
Die KI raten lassen
Fehlt eine Angabe oder ist sie unleserlich, soll die KI sie markieren statt zu ergänzen. Ein falsch abgelegtes Dokument ist schlechter als eines, das noch zur Prüfung liegt.
04 · Prüfen
Bereit für den nächsten Schritt?
Hake ab, was du tatsächlich geprüft hast. Offene Punkte werden zu deinen nächsten Aufgaben.