01 · Vorbereiten
Das brauchst du für den Start.
- Eindeutig zugeordnete Angebote und Kontaktverläufe.
- Ein aktueller Status aus der führenden Kundenverwaltung.
- Festgelegte Stoppsignale und vereinbarte Wiedervorlagen.
- Eine verantwortliche Person für Prüfung und Versand.
02 · Nachmachen
So baust du den Ablauf auf.
Den relevanten Vorgang abgrenzen
Wähle zunächst eine Angebotsart und eine kleine Gruppe offener Vorgänge. Sammle Angebotsstand, letzten Kontakt, offene Fragen und vereinbarte nächste Schritte. Verknüpfe die Informationen über den richtigen Vorgang. Ein ähnlicher Betreff allein ist keine sichere Zuordnung.
Prüfpunkt: Gehören Angebot und Gesprächsverlauf wirklich zum gleichen Vorhaben?
Vor jeder Vorbereitung Stoppsignale prüfen
Bei einer Antwort, einem Widerspruch gegen weitere Kontaktaufnahme, einer Absage oder einer geänderten Vereinbarung wird kein weiterer Nachfassentwurf automatisch vorbereitet. Der Vorgang kommt zur Prüfung. Ein angenommener Auftrag gehört ebenfalls nicht mehr in die Liste offener Angebote.
Prüfpunkt: Ist der letzte Kontaktstand aktuell, und liegt eines der Stoppsignale vor?
Den nächsten Schritt begründen
Lass die KI den Stand in wenigen Sätzen mit Quellenverweisen zusammenfassen. Sie soll erklären, warum eine Wiedervorlage vorgeschlagen wird. Fehlen Daten oder widersprechen sich die Quellen, lautet das Ergebnis „prüfen“. Die KI erfindet keine Dringlichkeit und kein Interesse.
Prüfpunkt: Ist nachvollziehbar, welche Information den vorgeschlagenen Schritt trägt?
Einen kurzen Entwurf formulieren
Der Entwurf knüpft an das tatsächliche Anliegen an und stellt eine hilfreiche Frage. Er enthält keine erfundenen Zusagen, Rabatte oder Fristen. Vermeide Behauptungen über gelesene Nachrichten oder vermutete Kaufabsichten. Lege den Text sichtbar beim passenden Vorgang ab.
Prüfpunkt: Passt der Text zum bisherigen Gespräch und zum gültigen Angebot?
Unmittelbar vor dem Versand erneut prüfen
Zwischen Entwurf und Versand kann eine Antwort eingegangen sein. Die zuständige Person prüft daher den aktuellen Stand noch einmal. Nach einer tatsächlichen Kontaktaufnahme wird die Wiedervorlage angepasst. Ein wiederholter Lauf darf denselben Entwurf nicht mehrfach erzeugen.
Prüfpunkt: Sind neue Antworten, doppelte Entwürfe und bereits erledigte Aufgaben ausgeschlossen?
Zum Ausprobieren
Dein Startauftrag für die KI.
Ersetze die Angaben in eckigen Klammern. Nutze zum Üben anonymisierte Beispieldaten in einem für deinen Betrieb freigegebenen Werkzeug.
Prüfe diese anonymisierte Liste offener Angebote: [Kennung, Status, letzter Kontakt, vereinbarter nächster Schritt]. Gib eine Prüfliste mit Begründung und Antwortentwurf aus. Bei Antwort, Auftrag, Ablehnung oder Widerspruch bereite keine weitere Nachfrage vor. Erfinde weder Rabatt noch Frist oder Zusage. Sende nichts. Vor jedem späteren Versand muss der aktuelle Status erneut geprüft werden.
Den Auftrag findest du auch im frei herunterladbaren Arbeitsblatt. Prüfe den Entwurf anhand der Schritte oben.
03 · Fiktives Arbeitsbeispiel
Eine Antwort stoppt die vorbereitete Erinnerung
Ein erfundener Betrieb hat ein Angebot verschickt. Für die kommende Woche steht eine Wiedervorlage im System.
Das gibst du hinein
Zum Angebot gehört inzwischen die Antwort: „Wir besprechen das erst im nächsten Monat. Bitte bis dahin keine Erinnerung.“ Der alte Wiedervorlagetermin wurde noch nicht geändert.
So soll das Ergebnis aussehen
Status: nicht nachfassen. Grund: aktuelle Antwort verlangt eine Pause. Aufgabe: zuständige Person prüft und aktualisiert den vereinbarten nächsten Schritt. Es wird kein Nachrichtentwurf erzeugt.
Darauf kommt es an: Die aktuelle Kommunikation hat Vorrang vor einem alten Zeitplan. Die Automatisierung unterstützt die Beziehung, indem sie den Zusammenhang erhält.
Diese Stolperstellen kannst du früh erkennen.
Nur nach vergangenen Tagen auswählen
Ein Zeitabstand sagt wenig darüber, ob Kontakt sinnvoll ist. Berücksichtige Antworten, vereinbarte Termine und offene Rückfragen vor jeder Wiedervorlage.
Entwurf und Versand gleichsetzen
Ein vorbereiteter Text darf nicht unbemerkt zur Nachricht werden. Der erste Ablauf endet bei einer prüfbaren Aufgabe mit einem klaren Versandverantwortlichen.
Alte Preise oder Zusagen wiederholen
Nutze das gültige Angebot und bestätigte Absprachen. Bei Preisänderungen oder abweichenden Dokumentfassungen bleibt die Nachricht bis zur fachlichen Klärung offen.
04 · Prüfen
Bereit für den nächsten Schritt?
Hake ab, was du tatsächlich geprüft hast. Offene Punkte werden zu deinen nächsten Aufgaben.