Einen Ablauf im eigenen Betrieb vereinfachen
- Selbst lernen: KI-Kickstart richtet sich an Selbstständige und Unternehmen mit weniger als 20 Mitarbeitenden. Größere oder komplexere Vorhaben begleiten wir individuell.
- Gemeinsam umsetzen: In der individuellen KI-Begleitung arbeitest du mit Marco an deinem Vorhaben. Mit passenden Vorkenntnissen ist ein direkter Projekteinstieg möglich.
- Entwicklung beauftragen: Mit Done for you übernimmt Synclaro den vereinbarten Aufbau. Eine vorherige Ausbildung bei uns ist dafür nicht erforderlich.
Kostenlos und unverbindlich. Wir rufen dich kurz an und stimmen dein 30-minütiges Strategiegespräch mit Marco Heer ab.
Auf einen Blick
- Mit einem Ablauf beginnen: Eingaben, Arbeitsschritte und gewünschtes Ergebnis beschreiben.
- Vorhandene Software einbeziehen: ERP, Ablage und Postfach müssen sinnvoll zusammenarbeiten.
- Ergebnisse prüfen: Verantwortliche, Freigaben und Ausnahmefälle vor dem Start festlegen.
- Nutzen messen: Bearbeitungszeit, Nacharbeit und laufende Kosten vergleichen.
Was ist Prozessautomatisierung?
Prozessautomatisierung bedeutet, wiederkehrende Arbeitsschritte mit Software zu verbinden. Ein Beispiel: Eine Kundenanfrage liefert die Angaben für einen Angebotsentwurf; nach der Prüfung werden die freigegebenen Daten für den Auftrag weiterverwendet. So müssen dieselben Informationen nicht an jeder Stelle erneut eingegeben werden.
Für eindeutige Schritte reichen häufig feste Regeln. KI kann helfen, wenn Eingaben unterschiedlich formuliert sind oder Angaben aus Dokumenten gelesen werden müssen. Sie kann dabei Fehler machen. Eine brauchbare Lösung legt deshalb auch fest, wer Ergebnisse prüft und was mit unklaren Fällen passiert.
Prozessoptimierung und Prozessautomatisierung: erst verbessern, dann automatisieren
Prozessoptimierung heißt, einen Ablauf einfacher, schneller oder fehlerärmer zu machen: doppelte Schritte streichen, Zuständigkeiten klären, Wartezeiten verkürzen. Prozessautomatisierung heißt, dass Software wiederkehrende Schritte übernimmt. Die Reihenfolge ist wichtig: Wer einen umständlichen Ablauf automatisiert, hat danach einen schnellen umständlichen Ablauf.
So gehst du vor:
- Ablauf aufschreiben: Wie läuft es heute wirklich, vom Auslöser bis zum Ergebnis? Am schnellsten geht das im Gespräch mit der Person, die den Ablauf täglich macht. Eine Anleitung dazu findest du unter Prozessdokumentation.
- Engpässe finden: Wo wird gewartet, gesucht, abgetippt oder nachgefragt? Diese Stellen kosten die meiste Zeit.
- Ablauf verbessern: Schritte streichen oder zusammenlegen, Zuständigkeiten und Freigaben festlegen, Vorlagen schaffen.
- Dann automatisieren: Was danach noch wiederkehrend und regelbasiert ist, übernimmt Software. Was Urteilsvermögen braucht, bereitet die KI vor, und ein Mensch entscheidet.
Gerade im Handwerk liegt der größte Hebel oft zwischen Baustelle und Büro: Angebote, Baustellendokumentation, Nachkalkulation und Belege. Die folgenden Abschnitte zeigen, welche Abläufe sich danach automatisieren lassen.
Welche Geschäftsprozesse lassen sich automatisieren?
Prüfe zunächst, wo Informationen regelmäßig kopiert, gesucht oder neu aufbereitet werden. Diese zehn Aufgaben sind mögliche Ansatzpunkte. Ob sich eine Umsetzung lohnt, entscheidet der konkrete Ablauf in deinem Betrieb. Wo ein Ablauf Texte, Bilder oder Sprache verstehen muss, reichen feste Regeln oft nicht. Was KI dort zusätzlich leistet, erklärt die Seite KI-Automatisierung.
- Rechnungseingang: Belege erfassen, Angaben prüfen und für die Buchhaltung vorbereiten. Mehr zum automatisierten Rechnungseingang.
- E-Mail-Vorsortierung: Nachrichten nach Anliegen einordnen und an die zuständige Stelle weiterleiten.
- Angebotserstellung: Aus einer Leistungsbeschreibung und vorhandenen Preisdaten einen Entwurf erstellen.
- Auftragsabwicklung: Freigegebene Angaben vom Angebot in die nächsten Arbeitsschritte übernehmen.
- Belegzuordnung: Rechnungen und Lieferscheine mit Bestellungen und Projekten verbinden.
- Gesprächsprotokolle: Aus freigegebenen Aufnahmen oder Notizen eine prüfbare Zusammenfassung vorbereiten.
- Aufgabenverteilung: Aus geprüften Notizen Aufgaben mit Zuständigkeit und Termin anlegen.
- Projektübersichten: Informationen aus vereinbarten Quellen an einer Stelle zusammenführen.
- Firmenwissen: Freigegebene Anleitungen und Dokumente auffindbar machen; siehe Wissenssysteme für Unternehmen.
- Datenabgleich: Änderungen zwischen bestehenden Programmen übertragen und Konflikte zur Prüfung markieren.
Angebotserstellung automatisieren – mit deinen Leistungen und Preisen
KI kann aus einer Kundenanfrage und deinen freigegebenen Leistungsinformationen einen Angebotsentwurf vorbereiten. Dafür braucht sie einen gepflegten Leistungskatalog, gültige Preise und klare Rechenregeln. Fehlende Angaben bleiben als Rückfrage sichtbar.
Die Projektsammlung zeigt eine Anwendung, die eine Vorhabenbeschreibung mit vorhandenen Leistungen und Preisdaten verbindet. Das Ergebnis ist ein Angebotsentwurf; Kalkulation und Preise werden anschließend geprüft. Anwendungsbeispiel zur Angebotsvorbereitung ansehen.
Eine vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Prüfliste und Kundenfällen findest du unter Angebote schneller erstellen. Für die Planung in deinem Betrieb hilft folgende Prüfliste. Sie beschreibt einen möglichen Ablauf, keine zusätzlich behaupteten Funktionen des gezeigten Projekts:
- Eingang: Welche Angaben kommen aus Anfrage, Besichtigung oder Leistungsverzeichnis? Fehlende Maße oder Mengen müssen erkennbar bleiben.
- Verarbeitung: Welche Leistungen und Preise dürfen verwendet werden? Das System braucht eine festgelegte Datenquelle.
- Prüfung: Wer kontrolliert Mengen, Kalkulation und Sonderfälle? Unbekannte Positionen werden zur Klärung vorgelegt.
- Ausgabe: Erst der freigegebene Entwurf wird zum Angebot. Übertragung und Versand werden als eigene Schritte vereinbart.
Beispiel: Drei Räume, aber noch keine Flächenangaben
Fiktives Ablaufbeispiel, kein Kundenresultat. Eine Anfrage lautet: „Bitte bietet uns den Anstrich von drei Büroräumen an. Die Flächen reichen wir nach.“
- Eingabe
- Die Anfrage und ein freigegebener Leistungskatalog mit der Position „Innenwandanstrich“, Einheit Quadratmeter und gültigem Preis.
- Vorbereitung
- Die KI schlägt die passende Position vor. Fläche und Untergrund bleiben offen; für beides wird eine Rückfrage vorbereitet.
- Ausgabe
- Ein Entwurf mit Leistungsbeschreibung, Preisquelle und offenen Angaben. Ohne geprüfte Menge gibt es noch keinen belastbaren Endbetrag.
- Freigabe
- Dein Team ergänzt die Angaben und prüft Kalkulation und Bedingungen. Erst dann übernimmt es den Entwurf in die vorhandene Angebotssoftware oder gibt ihn zum Versand frei.
Ein öffentlich beschriebener Angebotskalkulator bei Zitzelsberger Gebäudereinigung befindet sich in Erprobung. Der Anwendungseinblick zur Angebotsvorbereitung trennt vorhandene Belege und einen beispielhaften Ablauf. Ergänzend erklärt unser Leitfaden zur Angebotserstellung im Handwerk die Planung; sein Zeitbeispiel ist keine Zusage für deinen Betrieb.
Eine wiederkehrende Angebotsaufgabe besprechen
Vom Auftrag zum Rechnungsentwurf
Ein eigener Rechnungseditor kann geprüfte Leistungspositionen und Angaben in einem Ausgangsrechnungsentwurf zusammenführen. Das ist ein anderer Ablauf als der Eingang von Lieferantenrechnungen. Prüfung, Ausstellung und Übergabe an die Buchhaltung werden dafür gesondert festgelegt.
Weitere Anwendungen aus unserer Arbeit
Belege dem richtigen Auftrag zuordnen
Das gezeigte Modul nutzt Lieferant, Bestellreferenz und Projektbezug, um Rechnungen und Lieferscheine einem Vorgang zuzuordnen. So wird ein Beleg Teil einer nachvollziehbaren Projektakte. Für eine Umsetzung müssen wir klären, welche Referenzen tatsächlich vorhanden sind und wie unklare Zuordnungen geprüft werden. Beispiel zur Belegzuordnung.
E-Mails automatisch vorsortieren
Dieser Ablauf ordnet Nachrichten nach ihrem Inhalt ein und leitet sie an definierte Ziele weiter. Regeln und Ausnahmen richten sich nach der Organisation des Betriebs. Bei einem neuen Vorhaben sollten unterschiedliche Nachrichtentypen und Fehlzuordnungen im Test berücksichtigt werden. Beispiel zur E-Mail-Vorsortierung.
Die Sammlung umfasst Kundenprojekte, Coachingarbeiten und eigene Anwendungen. Die Beispiele belegen beschriebene Funktionen; daraus folgt keine pauschale Zeitersparnis oder bestimmte technische Umsetzung für deinen Betrieb.
Kunden berichten über ihre eigenen Ergebnisse: Stefan Merz von Merz Holzbau beschreibt KfW-Nachweise in zehn Minuten statt zuvor zwei Stunden. Evelyn Biesinger von Möbeldesign Biesinger berichtet von einem Tag statt einer Woche für ihre Buchhaltung. Das sind persönliche Angaben zu ihren Abläufen.Stefans Bericht und Evelyns Bericht ansehen.
Workflow-Automatisierung, RPA oder KI?
Die Technik folgt der Aufgabe. Für eine verlässliche Übertragung zwischen zwei Systemen ist oft ein fester Workflow sinnvoll. RPA kann eine vorhandene Oberfläche bedienen, wenn eine passende Schnittstelle fehlt. KI kann variable Texte und Dokumente verarbeiten. Ein KI-Agent kommt infrage, wenn innerhalb festgelegter Grenzen mehrere Schritte abhängig vom Zwischenergebnis ausgewählt werden müssen.
- Schnittstellen: Welche Daten lassen sich lesen und schreiben? Welche Rechte und Freigaben sind nötig?
- Ausnahmen: Was passiert bei fehlenden Angaben, widersprüchlichen Werten oder einem nicht erreichbaren System?
- Nachvollziehbarkeit: Ist erkennbar, welcher Schritt mit welchen Daten ausgeführt wurde?
- Betrieb: Wer pflegt Zugänge, überwacht Fehler und prüft Änderungen an angeschlossenen Programmen?
Werkzeuge wie n8n, Make und Zapier verbinden Anwendungen in Workflows. Ihre Hersteller beschreiben die Funktionsweise in der n8n-Dokumentation, der Make-Modulübersicht und der Zapier-Erklärung zu Auslösern und Aktionen. Wir wählen anhand der benötigten Verbindungen, des Datenflusses und der vereinbarten Betreuung. Eigenes Hosting allein beantwortet noch nicht, welche Daten an angeschlossene Dienste fließen.
Wie neue Anwendungen mit vorhandenen Programmen zusammenspielen, erklären wir unter KI-Integration im Unternehmen.
Lohnt sich die Automatisierung? So prüfst du den Nutzen
Erfasse zunächst die Anzahl der Vorgänge, Bearbeitungszeit, Nacharbeit und Wartezeiten. Vergleiche später gleichartige Vorgänge einschließlich Kontrolle und Ausnahmebehandlung. So erkennst du, ob Arbeit tatsächlich entfällt oder nur verlagert wird.
Monatlicher rechnerischer Nutzen = eingesparte Arbeitsstunden × interner Stundensatz − zusätzliche laufende Kosten. Berücksichtige Software, Verarbeitung, Betrieb und Betreuung. Die einmalige Einrichtung kommt in der Gesamtbetrachtung hinzu.
Amortisationszeit = einmalige Projektkosten ÷ positiver monatlicher rechnerischer Nutzen. Ist der Nutzen null oder negativ, ergibt diese Rechnung keine Amortisation. Freie Arbeitszeit wird nur dann zur finanziellen Einsparung, wenn der Betrieb sie entsprechend nutzen kann.
Ein Rechenbeispiel mit frei gewählten Annahmen: Werden einschließlich Kontrolle sechs Arbeitsstunden im Monat frei und intern mit 50 Euro bewertet, sind das 300 Euro. Bei 100 Euro zusätzlichen laufenden Kosten verbleiben rechnerisch 200 Euro monatlich vor den einmaligen Projektkosten. Das ist weder ein Synclaro-Preis noch ein Kundenresultat.
Konkrete Abläufe selbst ausprobieren
Du möchtest mit einer einzelnen Aufgabe anfangen? Unsere Praxisanleitungen mit freien Arbeitsblättern zeigen Eingaben, Arbeitsschritte und Prüfstellen. Starte beispielsweise mit E-Mail-Vorsortierung, digitalen Formularen oder dem Nachfassen offener Angebote.
Geschäftsprozesse mit Synclaro automatisieren
Die verlinkten Anwendungen zeigen unterschiedliche Wege: eigenständiges Bauen im Coaching, gemeinsame Umsetzung und eigene Systeme von Synclaro. Für dein Vorhaben klären wir das Ziel und die Voraussetzungen: vorhandene Daten, beteiligte Programme, Freigaben und Zuständigkeiten.
- Ablauf eingrenzen: Einen konkreten Vorgang und ein überprüfbares Ziel auswählen.
- Zusammenarbeit festlegen: Lernen und eigene Projekte entwickeln oder die Umsetzung beauftragen. Umfang, Kosten und Betreuung werden vorab vereinbart.
- Testen: Typische Vorgänge und Ausnahmen prüfen, bevor der Ablauf im Alltag eingesetzt wird.
- Übergeben und betreuen: Dokumentation, Zugänge und Verantwortlichkeiten klären; Änderungen und Fehler nachvollziehbar bearbeiten.
Für den Einstieg reicht eine konkrete Beschreibung: Welcher Vorgang kostet euch Zeit, wie oft fällt er an und mit welchen Programmen arbeitet ihr? Nach deiner Anfrage rufen wir dich kurz an und stimmen dein kostenloses, 30-minütiges Strategiegespräch mit Marco Heer ab. Kostenloses Strategiegespräch vereinbaren.
