01 · Vorbereiten
Das brauchst du für den Start.
- Ein Überblick, wo Dokumente heute ankommen: Post, E-Mail, Portale, Handy.
- Eine Dokumentart für den Start, zum Beispiel Eingangsrechnungen, Lieferscheine oder Behördenpost.
- Die Liste eurer bestehenden Programme, etwa DATEV, Branchensoftware oder Microsoft 365.
- Mit der Steuerberatung geklärte Anforderungen an Aufbewahrung und Archivierung.
02 · Nachmachen
So baust du den Ablauf auf.
Eingänge und Dokumentarten erfassen
Schreib auf, über welche Wege Dokumente ankommen und welche Arten es gibt. Zähle grob, wie viele es im Monat sind und wer sie heute bearbeitet. Daraus ergibt sich, welche Dokumentart sich zuerst lohnt.
Prüfpunkt: Du kennst die drei häufigsten Dokumentarten und ihre Eingangswege.
Kaufen, ergänzen oder selbst bauen entscheiden
Prüfe zuerst, was eure vorhandene Software kann, zum Beispiel das DMS in DATEV oder die Ablage in Microsoft 365. Ein fertiges DMS passt, wenn eure Abläufe zum Standard passen. Eine Ergänzung mit KI lohnt sich, wenn das vorhandene System bleibt, aber Erkennen und Zuordnen Zeit kosten. Ein eigenes System lohnt sich, wenn Dokumente, E-Mails und Vorgänge aus mehreren Quellen zusammenkommen sollen.
Prüfpunkt: Die Entscheidung ist mit Gründen festgehalten, und die Steuerberatung kennt den geplanten Weg.
Erkennen und einordnen lassen
Jedes neue Dokument wird mit Texterkennung gelesen. Die KI schlägt Dokumentart, Absender, Datum, Betrag und den passenden Vorgang vor. Unsichere Angaben markiert sie, statt zu raten. Am Anfang prüft ein Mensch jeden Vorschlag.
Prüfpunkt: Für eine Stichprobe von zwanzig Dokumenten liegen Vorschläge vor, unsichere Felder sind markiert.
Ablage und Aufbewahrung festlegen
Lege fest, wo jede Dokumentart abgelegt wird, wie sie heißt und wie lange sie aufbewahrt wird. Für steuerlich relevante Unterlagen gelten die GoBD, unter anderem zu Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit. Kläre mit deiner Steuerberatung, welche Anforderungen dein System erfüllen muss und ob eine Verfahrensdokumentation nötig ist.
Prüfpunkt: Für jede Dokumentart sind Ablageort, Namensregel und Aufbewahrung festgelegt und abgestimmt.
Vorgänge statt Ordner denken
Ein Dokument gehört meist zu einem Vorgang: einer Bestellung, einem Projekt, einem Behördenverfahren. Verknüpfe Dokumente, E-Mails und Aufgaben mit diesem Vorgang. Dann sieht jeder auf einen Blick, was dazu vorliegt und was als Nächstes zu tun ist.
Prüfpunkt: Zu einem Testvorgang lassen sich alle zugehörigen Dokumente und E-Mails an einer Stelle aufrufen.
Nach vier Wochen auswerten
Zähle, wie viele Vorschläge richtig waren und wo die KI danebenlag. Passe Dokumentarten, Regeln und Anweisungen an. Erst wenn eine Dokumentart zuverlässig läuft, kommt die nächste dazu.
Prüfpunkt: Die Trefferquote je Dokumentart ist bekannt, und die häufigsten Fehler sind behoben.
Zum Ausprobieren
Dein Startauftrag für die KI.
Ersetze die Angaben in eckigen Klammern. Nutze zum Üben anonymisierte Beispieldaten in einem für deinen Betrieb freigegebenen Werkzeug.
Lies dieses Dokument aus: [anonymisiertes Dokument]. Bestimme Dokumentart, Absender, Datum, Betrag falls vorhanden, Frist falls vorhanden und den passenden Vorgang aus dieser Liste: [Vorgänge]. Gib zu jeder Angabe an, wo sie im Dokument steht. Markiere jede unsichere Angabe mit „prüfen“, statt sie zu ergänzen. Lege nichts ab, verschicke nichts und lösche nichts.
Den Auftrag findest du auch im frei herunterladbaren Arbeitsblatt. Prüfe den Entwurf anhand der Schritte oben.
Aus der Praxis
So lösen unsere Kunden das.
Zwei Kunden, die Dokumente mit eigenen Anwendungen verarbeiten, und Projekte aus unserer Ergebnisgalerie. Die Texte stammen aus den veröffentlichten Geschichten.
Rechnungen und Lieferscheine zuordnen
Ein eigener Ablauf unterstützt Belegerkennung, Ablage und Zuordnung. Er wird weiterentwickelt, weil Sonderfälle und Fehler bei der Zuordnung weiterhin menschliche Kontrolle erfordern.
Ganze Geschichte ansehen
Baustellenunterlagen digital erfassen
Eine eigene Anwendung unterstützt die Gefährdungsbeurteilung: passende Maßnahmen auswählen, digital unterschreiben und die Unterlage als PDF ablegen.
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Hauseigenes Dokumentenmanagement-System
Dokumente und Informationen aus verschiedenen Quellen an einem Ort bündeln, mit KI finden und weiterbearbeiten.
In der Ergebnisgalerie ansehen
E-Mails und Anhänge gemeinsam finden
Geschäftliche Nachrichten und die zugehörigen Dokumente in einer gemeinsamen Ablage durchsuchen.
In der Ergebnisgalerie ansehen
PDF-Formulare mit KI ausfüllen
Vorhandene Stammdaten übernehmen und Formulare direkt im Dokument bearbeiten.
In der Ergebnisgalerie ansehenPersönliche Erfahrungen und dokumentierte Projektstände unserer Kunden. Der Status zeigt, wie weit ein Projekt ist. Porträts teilweise KI-bearbeitet. Die Galerie zeigt Systeme, Abläufe und Funktionen aus unserer Arbeit und Kundenprojekten. Ihre Bilder sind KI-generierte Illustrationen.
03 · Fiktives Arbeitsbeispiel
Behördenpost in einer Holding mit mehreren Gesellschaften
Eine Unternehmensgruppe mit drei Gesellschaften erhält Behördenpost per Brief und per E-Mail. Bisher sortiert eine Person alles von Hand und legt es in Ordner.
Das gibst du hinein
Fünfzig gescannte Briefe und E-Mail-Anhänge eines Monats, dazu die Liste der Gesellschaften mit Steuernummern.
So soll das Ergebnis aussehen
Jedes Dokument ist der richtigen Gesellschaft zugeordnet und mit Art, Frist und Absender versehen. Drei Schreiben enthalten keine eindeutige Steuernummer und liegen zur Prüfung bereit. Zwei Fristen erscheinen als Aufgabe beim Zuständigen.
Darauf kommt es an: Der größte Gewinn liegt nicht im Ablegen, sondern im Erkennen von Fristen und Handlungsbedarf. Dafür braucht die KI die Stammdaten der Gesellschaften.
Diese Stolperstellen kannst du früh erkennen.
Ein DMS kaufen, bevor die Abläufe klar sind
Ohne geklärte Dokumentarten, Eingänge und Zuständigkeiten wird auch das beste DMS zur digitalen Ablage, die niemand pflegt.
Aufbewahrung erst später klären
Wer erst nach der Einführung an GoBD und Fristen denkt, muss Ablage und Prozesse nachbauen. Stimme die Anforderungen vorher mit der Steuerberatung ab.
Die KI raten lassen
Ein falsch zugeordnetes Dokument ist schlechter als eines, das zur Prüfung liegt. Unsichere Zuordnungen bleiben markiert, bis ein Mensch entscheidet.
04 · Prüfen
Bereit für den nächsten Schritt?
Hake ab, was du tatsächlich geprüft hast. Offene Punkte werden zu deinen nächsten Aufgaben.