01 · Vorbereiten
Das brauchst du für den Start.
- Eine wiederkehrende Aufgabe, die heute in Excel, auf Papier oder in vielen Einzelschritten erledigt wird.
- Ein Rechner, auf dem du Programme installieren darfst, und ein KI-Werkzeug zum Programmieren, zum Beispiel Claude Code.
- Erfundene oder anonymisierte Testdaten, die wie deine echten Daten aufgebaut sind.
- Eine Person im Betrieb, die die Aufgabe genau kennt und die Anwendung später ausprobiert.
02 · Nachmachen
So baust du den Ablauf auf.
Eine kleine Aufgabe auswählen
Nimm eine Aufgabe, die oft vorkommt, klaren Regeln folgt und bei der ein Fehler nicht sofort Geld kostet. Gut geeignet sind Übersichten, Checklisten, Erfassungsformulare oder eine kleine KI-App, die Texte vorsortiert. Lohn, Zahlungen und alles, was direkt beim Kunden ankommt, gehören nicht in den ersten Versuch.
Prüfpunkt: Du kannst in zwei Sätzen sagen, was die Anwendung tut und wer sie nutzt.
Aufschreiben, was die Anwendung können soll
Beschreib auf einer Seite, welche Angaben hineinkommen, was am Ende herauskommen soll und welche Regeln gelten. Nimm ein echtes Beispiel aus deinem Alltag dazu. Lass die KI zuerst Rückfragen stellen und einen Plan vorschlagen, bevor sie Code schreibt.
Prüfpunkt: Die KI hat den Plan in eigenen Worten wiedergegeben, und du hast ihn freigegeben.
Mit Testdaten bauen lassen
Lass die KI eine erste Fassung bauen, die nur auf deinem Rechner läuft. Arbeite in kleinen Schritten: erst die Eingabe, dann die Anzeige, dann die Regeln. Probiere nach jedem Schritt aus, ob es funktioniert, und lass jeden funktionierenden Stand in einer Versionsverwaltung festhalten. So kommst du zurück, wenn etwas kaputtgeht.
Prüfpunkt: Die erste Fassung läuft lokal und verarbeitet deine Testdaten richtig.
Fehlerfälle gezielt testen
Prüfe nicht nur, ob es funktioniert, sondern auch, was bei Fehlern passiert: leere Felder, falsche Eingaben, doppelte Einträge. Lass die KI automatische Tests für diese Fälle schreiben und ausführen. Lass dann eine zweite Person die Anwendung ohne Erklärung bedienen.
Prüfpunkt: Typische Fehlerfälle sind getestet, und eine zweite Person kommt ohne Hilfe zurecht.
Daten, Zugriffe und Sicherung klären
Bevor echte Daten hineinkommen, legst du fest, wo sie gespeichert werden, wer was sehen darf und wie gesichert wird. Passwörter und Zugangsschlüssel gehören nicht in den Code. Soll die Anwendung im Internet erreichbar sein, mit personenbezogenen Daten arbeiten oder an andere Systeme angebunden werden, lass Sicherheit und Datenschutz von einer Fachperson prüfen.
Prüfpunkt: Speicherort, Zugriffsrechte und Datensicherung sind schriftlich festgelegt und einer Person zugeordnet.
Einführen, pflegen und weiter entscheiden
Starte mit wenigen Nutzern und sammle Rückmeldungen. Leg fest, wer die Anwendung pflegt, wenn sich Abläufe, Software oder Vorgaben ändern, und schreib eine kurze Anleitung. Entscheide dann, ob du selbst weiterbaust, dich begleiten lässt oder die Weiterentwicklung abgibst.
Prüfpunkt: Für die Anwendung gibt es eine verantwortliche Person, eine Kurzanleitung und einen Plan für Änderungen.
Zum Ausprobieren
Dein Startauftrag für die KI.
Ersetze die Angaben in eckigen Klammern. Nutze zum Üben anonymisierte Beispieldaten in einem für deinen Betrieb freigegebenen Werkzeug.
Hilf mir, eine kleine Anwendung für meinen Betrieb zu planen. Aufgabe: [Aufgabe in zwei Sätzen]. Wer sie nutzt: [Personen oder Rollen]. Eingaben: [welche Angaben erfasst werden]. Ergebnis: [was angezeigt oder erzeugt wird]. Regeln: [betriebliche Regeln]. Stelle mir zuerst Rückfragen zu allem, was unklar ist. Schreib dann einen Plan mit Aufbau, Speicherort der Daten, benötigten Zugriffen und Tests. Schreib noch keinen Code. Erfinde keine Regeln oder Daten, sondern frag nach. Nutze nur Testdaten, installiere nichts, versende nichts und verbinde dich ohne meine Freigabe mit keinem anderen System.
Den Auftrag findest du auch im frei herunterladbaren Arbeitsblatt. Prüfe den Entwurf anhand der Schritte oben.
Aus der Praxis
So lösen unsere Kunden das.
Vier Kunden bauen mit unserer Begleitung eigene Anwendungen für ihren Betrieb. Die Texte stammen aus ihren veröffentlichten Kundengeschichten.
Eine eigene App. Passend zum Betrieb.
Daniela Baisch hat mit Coaching von Marco eine eigene Anwendung neben ihrem bestehenden ERP aufgebaut. Die vorhandene Software blieb Teil des Betriebs.
Ganze Geschichte ansehen
Aufgaben und Qualität in einer App
Objektstarts lösen Aufgaben für die zuständigen Personen aus. Mitarbeitende dokumentieren Qualitätskontrollen anhand des Leistungsverzeichnisses. Arbeitsanweisungen lassen sich mehrsprachig vorlesen.
Ganze Geschichte ansehen
Firmenwissen im eigenen KI-Chat nutzen
Ein internes Portal verbindet KI mit SQL-Daten und Informationen aus SharePoint. Bei Fragen zu Kunden oder Projekten zeigt der Chat die verwendeten Quellen an.
Ganze Geschichte ansehen
Ausschreibungen finden und vorsortieren
Ein eigenes System sammelt Ausschreibungen, ordnet sie nach betrieblichen Kriterien ein und macht die Auswahl für die Kalkulation bearbeitbar. Das Team prüft die Treffer und entscheidet weiter.
Ganze Geschichte ansehenPersönliche Erfahrungen und dokumentierte Projektstände unserer Kunden. Der Status zeigt, wie weit ein Projekt ist. Porträts teilweise KI-bearbeitet.
03 · Fiktives Arbeitsbeispiel
Wartungstermine aus der Excel-Liste holen
Ein Heizungsbauer mit 14 Mitarbeitenden plant Wartungstermine in einer Excel-Liste. Fällige Wartungen fallen oft erst auf, wenn ein Kunde anruft.
Das gibst du hinein
Eine Kopie der Liste mit 40 erfundenen Kunden, die Regel „Wartung alle zwölf Monate“ und eine Seite Beschreibung, was die Anwendung zeigen soll.
So soll das Ergebnis aussehen
Eine kleine Anwendung auf dem Rechner des Inhabers. Sie zeigt die fälligen Wartungen der nächsten vier Wochen und markiert drei Kunden ohne Datum der letzten Wartung zur Prüfung. Kunden anschreiben oder Termine eintragen kann sie nicht.
Darauf kommt es an: Die erste Fassung löst genau eine Aufgabe. Bevor echte Kundendaten hineinkommen, sind Speicherort, Zugriff und Sicherung geklärt.
Diese Stolperstellen kannst du früh erkennen.
Gleich das große System bauen
Wer mit einer kompletten Auftragsverwaltung anfängt, verliert schnell den Überblick. Fang mit einer Aufgabe an und erweitere erst, wenn die erste Fassung im Alltag trägt.
Echte Daten im ersten Versuch
Kundendaten, Personaldaten und Zugangsdaten haben in einem Versuch nichts zu suchen. Teste mit erfundenen Daten, bis Speicherort, Zugriffe und Sicherung geklärt sind.
Läuft bei mir, also fertig
Dass die Anwendung bei dir funktioniert, heißt nicht, dass sie Fehler abfängt oder richtig rechnet. Lass Tests schreiben, prüfe Sonderfälle und lass eine zweite Person ran.
04 · Prüfen
Bereit für den nächsten Schritt?
Hake ab, was du tatsächlich geprüft hast. Offene Punkte werden zu deinen nächsten Aufgaben.