Individualsoftware für KMU und Mittelstand
Software entwickeln lassen, die deinen Abläufen folgt.
Der Auftrag steht im ERP, die Termine in einer Excel-Liste, die Sonderwünsche auf einem Zettel. Wenn fertige Programme deinen Ablauf nur halb abbilden, kann eine individuelle Software oder App die Lücke schließen: gebaut für deinen Betrieb und oft neben den Programmen, die du schon nutzt.
Bevor du Software entwickeln lässt, prüfen wir mit dir, ob eine fertige Lösung reicht. Ist eigene Software sinnvoll, entwickelt SYNCLARO sie mit KI: aus echter Arbeit, mit einem frühen Prototyp und einem Test im Team. Umfang, Daten, Rechte und Betreuung vereinbaren wir vorab.
Du willst lieber selbst bauen? Auch das geht. Die Kunden auf dieser Seite haben ihre Anwendungen mit unserer Begleitung selbst entwickelt.
Kostenlos und unverbindlich. Wir rufen dich kurz an und stimmen dein 30-minütiges Strategiegespräch mit Marco Heer ab.
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Standardsoftware oder Individualsoftware
Wann fertige Software reicht und wann eigene sinnvoll ist.
Eigene Software ist kein Selbstzweck. Für viele Aufgaben gibt es gute fertige Programme. Diese Fragen helfen dir bei der Entscheidung.
Standardsoftware reicht meist, wenn
- dein Ablauf so läuft wie in vielen anderen Betrieben, etwa bei Lohnabrechnung, Finanzbuchhaltung oder E-Mail
- sich Vorschriften und Formate oft ändern und der Anbieter die Aktualisierung übernimmt
- es eine erprobte Branchenlösung gibt, die deine Aufgabe zum großen Teil abdeckt
- im Betrieb niemand Zeit hat, Anforderungen zu klären und Ergebnisse zu prüfen
Eigene Software lohnt sich eher, wenn
- dein Ablauf Besonderheiten hat, die kein fertiges Programm abbildet
- Angaben heute zwischen mehreren Programmen, Excel-Listen und Zetteln abgetippt werden
- du Ansichten, Abläufe und Auswertungen selbst bestimmen willst
- eine vorhandene Software Schnittstellen oder Exporte bietet, auf denen eine Ergänzung aufbauen kann
Oft ist die Antwort beides: Die Standardsoftware bleibt, und eine eigene Anwendung ergänzt sie dort, wo sie nicht passt. Bei Holzbau Ott hat Daniela Baisch mit Coaching von Marco eine eigene Anwendung neben dem bestehenden ERP aufgebaut. Die vorhandene Software blieb Teil des Betriebs.
So entwickeln wir mit KI
Von der echten Arbeit zur laufenden Anwendung.
KI-gestützte Entwicklung heißt bei uns: Eine KI schreibt Code nach klaren Vorgaben. Menschen planen, prüfen und entscheiden, was live geht.
Anforderungen aus echter Arbeit
Wir schauen uns den Vorgang an, wie er heute läuft: echte Beispiele, Formulare, Listen und Sonderfälle. Daraus entsteht eine kurze Beschreibung, was die Anwendung tun soll, wer sie nutzt und woran ihr erkennt, dass sie hilft.
Früher Prototyp
Statt eines langen Konzepts siehst du früh eine erste Fassung zum Anklicken, gefüllt mit Testdaten. So merkst du am Bildschirm, was fehlt oder anders sein muss.
Test mit dem Team
Die Menschen, die später damit arbeiten, probieren die Anwendung an typischen Vorgängen und Fehlerfällen aus. Automatische Tests prüfen bei späteren Änderungen, ob Bestehendes weiter funktioniert.
Übergabe
Bevor echte Daten hineinkommen, sind Speicherort, Anmeldung, Zugriffsrechte und Datensicherung geklärt. Dein Team bekommt eine Einweisung und eine kurze Anleitung.
Betrieb und Weiterentwicklung
Wer die Anwendung betreibt, Fehler behebt und neue Wünsche umsetzt, ist vorher vereinbart. Auf Wunsch lernt jemand aus deinem Team, sie selbst weiterzuentwickeln.
Für den Anfang wählen wir einen überschaubaren Teil des Ablaufs. Erst wenn er im Alltag trägt, kommt der nächste dazu.
Was vorab vereinbart wird
Sechs Punkte, die vor den Start gehören.
Ob du mit uns oder mit einem anderen Anbieter Software entwickeln lässt: Diese Punkte sollten schriftlich geregelt sein, bevor die Entwicklung beginnt.
Umfang und Abnahme
Was die erste Fassung können muss, was später kommt und woran ihr gemeinsam erkennt, dass sie fertig ist. Für Änderungswünsche während der Entwicklung braucht es einen vereinbarten Weg.
Daten und Datenschutz
Welche Daten die Anwendung verarbeitet, wo sie liegen, wer sie sehen darf und welche weiteren Anbieter beteiligt sind, etwa für Server oder KI-Dienste. Verarbeitet ein Dienstleister personenbezogene Daten in deinem Auftrag, etwa beim Hosting, bei der Datensicherung oder bei Wartung und Support mit möglichem Zugriff auf diese Daten, ist nach Einschätzung der Datenschutzkonferenz in der Regel ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO nötig. Verantwortlich für die Verarbeitung bleibt dein Betrieb.
Rechte an Software und Code
Computerprogramme sind urheberrechtlich geschützt, wenn sie das Ergebnis der eigenen geistigen Schöpfung eines Menschen sind (§ 69a Abs. 3, § 2 Abs. 2 UrhG). Ob das auch für Code gilt, den überwiegend eine KI schreibt, ist rechtlich nicht abschließend geklärt. Umso wichtiger ist der Vertrag. Halte vorab schriftlich fest, welche Nutzungsrechte du bekommst, ob du den Quellcode erhältst und wer die Software ändern darf. Fremde Bausteine wie Open-Source-Bibliotheken oder angebundene Dienste bleiben unter ihren eigenen Lizenzen. Eine Liste der verwendeten Bausteine gehört in die Übergabeunterlagen.
Betrieb und laufende Kosten
Wo die Anwendung läuft, wer Updates einspielt und wer prüft, ob die Datensicherung funktioniert. Laufende Kosten für Server, Speicher und genutzte KI-Dienste gehören von Anfang an in die Planung. Erstellt oder speichert die Anwendung steuerlich relevante Unterlagen wie Rechnungen oder Belege, sind zusätzlich die GoBD des Bundesfinanzministeriums zu beachten. Ob die Anwendung dafür geeignet ist, klärst du mit deiner Steuerberatung.
Betreuung und Änderungen
Wer Fehler behebt, wie du sie meldest und wie neue Wünsche umgesetzt werden. Dazu gehört auch, was passiert, wenn sich ein angebundenes Programm oder eine Schnittstelle ändert.
Übergabe und Dokumentation
Welche Unterlagen du bekommst: eine Anleitung für das Team, eine Beschreibung des Aufbaus und die nötigen Zugänge. Dazu gehört, auf wessen Namen die Konten für Server, Domain und Code-Ablage laufen und wie du deine Daten in einem gängigen Format wie CSV herausbekommst. Damit kann auch eine andere Person die Anwendung später verstehen und weiterführen.
Was in deinem Fall gilt, steht im Angebot, bevor die Entwicklung beginnt. Die Hinweise zu Recht, Steuern und Datenschutz sind keine Rechts- oder Steuerberatung. Einen Vertrag kann deine Anwältin oder dein Anwalt prüfen.
Aus unserer eigenen Arbeit
Software, die wir für uns selbst entwickelt haben.
Diese Systeme haben wir für unsere eigene Arbeit selbst gebaut. Die Projektkarten stehen in unserer Ergebnisgalerie.
Eigenes Dokumentenmanagement
Unser eigenes Dokumentenmanagement ordnet Unterlagen, E-Mails und Anhänge. Sie lassen sich gemeinsam durchsuchen, ein KI-Assistent arbeitet direkt in der Oberfläche.
Eigenes CRM
Kontakte, Gespräche, Aufgaben und Verkaufschancen in einem eigenen Kundenmanagement. Vor einem Gespräch ist sichtbar, was bereits besprochen wurde und was noch offen ist.
Website-Assistent
Unten rechts auf synclaro.de beantwortet ein KI-Assistent Fragen zu unseren Angeboten. Vor der Antwort sucht er passende Abschnitte in einer eigenen Wissensbasis und antwortet daraus.
Lernplattform
Ein eigenes Portal bündelt Aufzeichnungen, Lernmaterial und den individuellen Lernstand. Teilnehmende können Einheiten wiederholen und selbstständig nacharbeiten.
Landkarte der Unternehmenssysteme
Eine gemeinsame Kartografie hält fest, welche Systeme es gibt, wer dafür zuständig ist und auf welchen Wegen Daten fließen.
Zeiterfassung
Eine eigene Anwendung erfasst Arbeitszeiten nach dem tatsächlichen Ablauf im Betrieb und stellt sie für Auswertungen bereit.
Auch synclaro.de wird mit KI gebaut und gepflegt. Änderungen laufen als geprüfte Änderungsvorschläge (Pull Requests) mit Tests, bevor sie live gehen.
Vor dem ersten Gespräch
Eine Seite, mit der jeder Anbieter arbeiten kann.
Ein Pflichtenheft brauchst du für den Anfang nicht. Diese Angaben reichen für ein erstes Gespräch, mit uns oder mit einem anderen Anbieter. Eine KI kann dir helfen, sie zu ordnen.
Ein echter Vorgang
Nimm einen Fall aus den letzten Wochen: Wer löst ihn aus, wer erledigt was, was liegt am Ende vor? Leg eine Liste, ein Formular oder einen Ausdruck dazu, Namen geschwärzt.
Programme und Beteiligte
Welche Programme sind beteiligt, und haben sie einen Export oder eine Schnittstelle? Das steht oft in den Einstellungen oder in der Hilfe des Anbieters. Dazu: Wie viele Personen arbeiten damit, im Büro oder unterwegs, und wer darf welche Angaben sehen?
Woran du Erfolg erkennst
Ein oder zwei prüfbare Punkte, zum Beispiel: Kein Auftrag wird mehr doppelt abgetippt. Und eine Sache, die auf keinen Fall passieren darf.
Startauftrag für deine KI
„Ich beschreibe dir einen Ablauf aus meinem Betrieb: [Beschreibung oder verschriftlichte Sprachnachricht, ohne Kundennamen]. Beteiligte Programme: [Programme]. Mach daraus eine Seite mit Auslöser, Schritten, beteiligten Personen, Programmen und Daten. Erfinde nichts. Wo eine Angabe fehlt, schreib eine Frage an mich. Verschicke, speichere oder ändere nichts.“
Lies die Seite selbst gegen, bevor du sie weitergibst: Stimmt jeder Schritt, und sind Namen und Kundendaten entfernt?
Drei Wege, je nach Zeit und Budget
Selbst bauen, gemeinsam bauen oder bauen lassen.
Selbst bauen lernen
Du lernst, was KI kann, wie du Ergebnisse prüfst und welche Aufgabe du in deinem Betrieb lösen möchtest. KI-Kickstart richtet sich an Selbstständige und Betriebe mit weniger als 20 Mitarbeitenden; größere oder komplexe Vorhaben begleiten wir individuell.
Gemeinsam umsetzen
Wir arbeiten mit dir an deinem Vorhaben, von der Idee und der Architektur bis zur Anwendung. Dabei lernst du, sie selbst weiterzuentwickeln. Mit passenden Vorkenntnissen kannst du direkt am Projekt einsteigen; eine vorherige Ausbildung bei Synclaro ist nicht erforderlich.
Umsetzen lassen
Synclaro entwickelt eine individuelle Anwendung oder Automatisierung für dich. Dafür ist keine vorherige Ausbildung bei uns erforderlich. Umfang, Übergabe, Betrieb und Betreuung vereinbaren wir vorab, auf Wunsch mit Ausbildung deines Teams.
Aus der Praxis
Was Betriebe mit SYNCLARO aufgebaut haben.
Eine eigene Mitarbeiter-App.
Oliver Strobel · Zitzelsberger Gebäudereinigung
Oliver bringt Abläufe, Qualitätskontrollen und Unterweisungen in einer eigenen Mitarbeiter-App zusammen. Im KI-Kickstart entwickelt er daraus ein wachsendes System für die Gebäudereinigung.
Bauaufträge gezielt finden.
Alexander Rotter · OCHS Rohrleitungsbau
Alexander entwickelt KI-Anwendungen für den Rohrleitungsbau. Aus der persönlichen Zusammenarbeit mit Marco entstehen eigene Werkzeuge und die Grundlage, damit auch sein Team Lösungen bauen kann.
Eine eigene App. Passend zum Betrieb.
Daniela Baisch · Holzbau Ott
Daniela Baisch hat mit Coaching von Marco eine eigene Anwendung neben ihrem bestehenden ERP aufgebaut. Die vorhandene Software blieb Teil des Betriebs.
Vom Gespräch zum Protokoll.
Daniel Hölscher · Gebr. Hölscher Bauunternehmung
Daniel entwickelt eigene KI-Werkzeuge für sein Bauunternehmen. Er verbindet sie mit der vorhandenen Microsoft-Umgebung: von der Besprechungsaufnahme über das Firmenwissen bis zur Angebotsvorbereitung.
Persönliche Erfahrungen und dokumentierte Projektstände. Porträts teilweise KI-bearbeitet.
Medienbeiträge
Veröffentlicht und in Vorbereitung.
Der WELT-Beitrag ist erschienen. Die Beiträge in Forbes und Handelsblatt sind in Vorbereitung und werden erst nach Veröffentlichung verlinkt.
„KI im Unternehmen einführen“
Wie Synclaro den Einstieg begleitet, mit Marco Heer und Beispielen aus Kundenbetrieben.
30.09.2026Zum Artikel
Porträt über Marco Heer
Wie Gründer Marco Heer Unternehmer im Umgang mit KI ausbildet.
Erscheint in Kürze
KI für Geschäftsführer
Wie Geschäftsführer KI im Unternehmensalltag nutzbar machen.
Erscheint in Kürze
Häufige Fragen
Was Geschäftsführer uns fragen.
Wann lohnt es sich, Software entwickeln zu lassen?
Wenn eine Aufgabe regelmäßig Zeit kostet, keine fertige Software sie gut löst und dir die Zeit fehlt, selbst zu bauen. Ebenso, wenn viel an der Anwendung hängt: mehrere Personen arbeiten damit, es braucht Anmeldung und Rechte oder es geht um sensible Daten. Für eine kleine Hilfe, die nur du nutzt, kann selbst bauen mit KI reichen.
Was ist der Unterschied zwischen Standardsoftware und Individualsoftware?
Standardsoftware wird für viele Kunden gleich entwickelt und per Lizenz oder Abo genutzt. Der Anbieter pflegt sie, und du passt deine Abläufe an das Programm an. Individualsoftware wird für deinen Betrieb gebaut und folgt deinen Abläufen. Dafür liegen Betrieb und Pflege bei dir oder bei dem Dienstleister, mit dem du das vereinbarst. Oft ist eine Mischung sinnvoll: Standardsoftware für Buchhaltung und Lohn, eine eigene Anwendung für das, was deinen Betrieb besonders macht.
Was kostet es, eine App oder Software entwickeln zu lassen?
Eine belastbare Zahl gibt es erst nach einem Blick auf die Aufgabe. Den Aufwand bestimmen vor allem der Umfang der ersten Fassung, die Zahl der Nutzer und Rollen, Anbindungen an vorhandene Programme und die Anforderungen an Datenschutz und Sicherheit. Dazu kommen laufende Kosten für Server, Speicher, genutzte KI-Dienste und Betreuung. Umfang, Zeitplan und Kosten klären wir vor dem Start. Das Strategiegespräch ist kostenlos. Liegt dein Betrieb in Bayern, prüf vorher, ob der Digitalbonus Bayern infrage kommt. Beauftragen darfst du dann erst, wenn die Eingangsbestätigung deines Antrags da ist. Eine Förderzusage ist das noch nicht, sie kommt erst mit dem Zuwendungsbescheid. Digitalbonus Bayern: was gefördert wird
Wem gehören Software und Quellcode, wenn ich sie entwickeln lasse?
Computerprogramme sind nach §§ 69a ff. UrhG geschützt, wenn sie das Ergebnis der eigenen geistigen Schöpfung eines Menschen sind. Ob das auch für Code gilt, den überwiegend eine KI schreibt, ist rechtlich nicht abschließend geklärt. Das Urheberrecht selbst ist grundsätzlich nicht übertragbar (§ 29 UrhG), eingeräumt werden Nutzungsrechte. Schreiben Angestellte ein Programm in Wahrnehmung ihrer Aufgaben oder nach Anweisung, darf allein der Arbeitgeber alle vermögensrechtlichen Befugnisse daran ausüben, sofern nichts anderes vereinbart ist (§ 69b UrhG). Lässt du extern entwickeln, kommt es auf den Vertrag an. Sind die Nutzungsarten dort nicht ausdrücklich einzeln genannt, richtet sich nach dem gemeinsamen Vertragszweck, welche Nutzungen erfasst sind (§ 31 Abs. 5 UrhG). Deshalb vereinbaren wir vorab schriftlich, welche Nutzungsrechte du bekommst, ob du den Quellcode erhältst und wer die Software ändern darf. Das ist keine Rechtsberatung. § 69b UrhG im Wortlaut
App programmieren lassen: Web-App oder App aus dem App Store?
Eine Web-App läuft im Browser auf Handy, Tablet und Rechner. Auf iPhone und Android-Geräten lässt sie sich als Symbol auf den Startbildschirm legen. Für viele Anwendungen im Betrieb reicht das. Eine App, die über Apples App Store oder Google Play verteilt wird, prüft der jeweilige Anbieter, bevor sie für alle Nutzer erscheint. Das ist ein zusätzlicher Schritt. Welche Form passt, klären wir an der Nutzung, etwa ob die App auf der Baustelle auch bei schlechtem Netz funktionieren muss.
Können wir die Software später selbst weiterentwickeln?
Das hängt davon ab, was vorab vereinbart ist: Nutzungsrechte, Zugang zum Code und eine Dokumentation des Aufbaus. Auf Wunsch verbinden wir die Entwicklung mit einer Begleitung, in der jemand aus deinem Team lernt, die Anwendung mit KI selbst weiterzubauen. Done with you ansehen
Muss ich vorher eine Ausbildung bei SYNCLARO machen?
Nein. Du kannst eine Entwicklung auch beauftragen, wenn du SYNCLARO gerade erst kennenlernst. Wenn dein Team die Anwendung später selbst betreuen soll, lässt sich die Übergabe mit einer Ausbildung verbinden. Done for you ansehen
Betriebe aus unserer Zusammenarbeit.
Eine Auswahl der Betriebe, mit denen wir arbeiten.
- Supper & HeinemannArchitekten
- SandaHeizungsbau
- ReiskopfConsulting
Welche Aufgabe soll deine Software übernehmen?
Beschreibe kurz den Ablauf und die Programme, die du heute nutzt. Nach deiner Anfrage stimmen wir ein kostenloses, 30-minütiges Strategiegespräch mit Marco ab. Dort klären wir, ob fertige Software reicht, ob du selbst bauen kannst oder ob wir entwickeln.