01 · Vorbereiten
Das brauchst du für den Start.
- Ein Ablauf, der heute hakt, zum Beispiel Aufgabenverteilung, Urlaubsplanung, Zeiterfassung oder Qualitätskontrolle.
- Zwei oder drei Mitarbeitende, die den Ablauf kennen und ihn testen wollen.
- Eine Übersicht, welche Software ihr schon nutzt und was sie kann.
- Eine Klärung, ob die App auf Diensthandys oder privaten Geräten läuft und welche Mitarbeiterdaten sie braucht.
02 · Nachmachen
So baust du den Ablauf auf.
Den Ablauf aufschreiben, nicht die App
Beschreib einen Ablauf von Anfang bis Ende: Wer löst ihn aus, wer erledigt was, was muss festgehalten werden, wer sieht das Ergebnis? Lass die KI aus deiner Beschreibung oder einer Sprachnachricht eine Liste mit Rollen, Schritten und Daten machen. Frag das Team, wo es heute hakt.
Prüfpunkt: Der Ablauf passt auf eine Seite, und das Team erkennt ihn wieder.
Vorhandene Software und fertige Apps prüfen
Sieh zuerst nach, ob deine bestehende Software den Ablauf schon kann, etwa über ein Modul für Zeiterfassung oder Urlaub. Vergleiche dann zwei oder drei fertige Apps mit deiner Ablaufliste. Achte auf laufende Kosten, Datenexport, Anbindung an eure Software und darauf, wo die Daten gespeichert werden.
Prüfpunkt: Für jede geprüfte App ist notiert, welche Schritte sie abdeckt und welche nicht.
Bauen oder kaufen entscheiden
Eine fertige App passt, wenn sie die wichtigen Schritte abdeckt und ihr euch beim Rest anpassen könnt. Eine eigene lohnt sich eher, wenn der Ablauf euer Kern ist, mehrere Systeme verbunden werden müssen oder keine App die Schritte abbildet. Plane bei einer eigenen App Pflege, Sicherung und eine feste Zuständigkeit mit ein.
Prüfpunkt: Die Entscheidung ist mit Gründen notiert, und es steht fest, wer die App später betreut.
Einen ersten Baustein klein aufsetzen
Fang mit einem Baustein an, nicht mit der ganzen App. Bei einer fertigen App richtest du ihn mit Testdaten ein. Bei einer eigenen App kann die KI aus deiner Ablaufliste eine erste Oberfläche bauen, zum Beispiel eine Ansicht fürs Büro und eine fürs Handy. Arbeite mit erfundenen Testdaten, bis Anmeldung und Zugriffsrechte geprüft sind.
Prüfpunkt: Der Baustein läuft mit Testdaten, ohne echte Personal- oder Kundendaten.
Mit einer kleinen Gruppe im Alltag testen
Gib den Baustein zwei oder drei Mitarbeitenden für zwei Wochen. Beobachte, wo sie hängen bleiben, und frag nach. Was sich auf der Baustelle mit Handschuhen nicht bedienen lässt, wird nicht genutzt. Passe an, bevor alle die App bekommen.
Prüfpunkt: Die Testgruppe hat den Ablauf mehrfach ohne Hilfe durchgeführt.
Datenschutz, Betriebsrat und Einführung klären
Eine Mitarbeiter-App verarbeitet personenbezogene Daten. Kläre mit deiner Datenschutzberatung, welche Daten wirklich nötig sind und wer was sehen darf. Gibt es einen Betriebsrat, bezieh ihn früh ein: Bei technischen Einrichtungen zur Überwachung von Verhalten oder Leistung hat er ein Mitbestimmungsrecht. Erfasst die App Arbeitszeiten, gelten dafür eigene Pflichten, zum Beispiel aus dem Arbeitszeitgesetz.
Prüfpunkt: Datenschutz, Zugriffsrechte und gegebenenfalls die Beteiligung des Betriebsrats sind geklärt, bevor echte Daten in die App kommen.
Zum Ausprobieren
Dein Startauftrag für die KI.
Ersetze die Angaben in eckigen Klammern. Nutze zum Üben anonymisierte Beispieldaten in einem für deinen Betrieb freigegebenen Werkzeug.
Hier ist die Beschreibung eines Ablaufs in unserem Betrieb: [Ablauf in eigenen Worten oder verschriftlichte Sprachnachricht, ohne echte Namen]. Erstelle daraus eine Ablaufliste mit Rollen, Schritten, benötigten Daten und wer welches Ergebnis sieht. Markiere Stellen, an denen meine Beschreibung unklar ist, als Frage, statt sie zu ergänzen. Prüfe danach diese Funktionsbeschreibungen: [Auszüge aus unserer Software oder aus Unterlagen fertiger Apps]. Zeige in einer Tabelle, welcher Schritt abgedeckt ist, welcher nicht und welcher unklar bleibt. Erfinde keine Funktionen oder Preise. Lege keine Konten an und installiere nichts.
Den Auftrag findest du auch im frei herunterladbaren Arbeitsblatt. Prüfe den Entwurf anhand der Schritte oben.
Aus der Praxis
So lösen unsere Kunden das.
Drei Kunden bauen eigene Anwendungen für ihr Team, dazu zwei Projekte aus unserer Ergebnisgalerie. Die Texte stammen aus den veröffentlichten Kundengeschichten und der Galerie.
Aufgaben und Qualität in einer App
Objektstarts lösen Aufgaben für die zuständigen Personen aus. Mitarbeitende dokumentieren Qualitätskontrollen anhand des Leistungsverzeichnisses. Arbeitsanweisungen lassen sich mehrsprachig vorlesen.
Ganze Geschichte ansehen
Zeiterfassung nach dem eigenen Ablauf
Für einen Gebäudereinigungsbetrieb entwickelt Marvin einen Entwurf mit Büroansicht, Mitarbeiteransicht und Unterschriftsfunktion.
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Eine eigene App. Passend zum Betrieb.
Daniela Baisch hat mit Coaching von Marco eine eigene Anwendung neben ihrem bestehenden ERP aufgebaut. Die vorhandene Software blieb Teil des Betriebs.
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Hauseigene Kommunikations-App
Nachrichten, Aufgaben und Projektinformationen im Betrieb zusammenhalten.
In der Ergebnisgalerie ansehen
Zeiterfassung für den Betrieb
Arbeitszeiten erfassen und für die weitere Auswertung verfügbar machen.
In der Ergebnisgalerie ansehenPersönliche Erfahrungen und dokumentierte Projektstände unserer Kunden. Der Status zeigt, wie weit ein Projekt ist. Porträts teilweise KI-bearbeitet. Die Galerie zeigt Systeme, Abläufe und Funktionen aus unserer Arbeit und Kundenprojekten. Ihre Bilder sind KI-generierte Illustrationen.
03 · Fiktives Arbeitsbeispiel
Urlaubsplanung ohne Zettel
Ein Elektrobetrieb mit 14 Mitarbeitenden sammelt Urlaubsanträge auf Papier. Die Übersicht führt der Inhaber in einer Tabelle, Überschneidungen fallen oft erst spät auf.
Das gibst du hinein
Die Beschreibung des Ablaufs als Sprachnachricht, die bisherige Urlaubstabelle mit erfundenen Namen und die Regel, dass pro Team höchstens zwei Personen gleichzeitig frei haben.
So soll das Ergebnis aussehen
Eine Ablaufliste mit drei Rollen und fünf Schritten. Der Abgleich zeigt: Die vorhandene Lohnsoftware hat ein Urlaubsmodul, das alle Schritte bis auf die Teamregel abdeckt. Der Vorschlag lautet, das Modul mit der Testgruppe auszuprobieren, statt eine eigene App zu bauen.
Darauf kommt es an: Manchmal steckt die passende App schon in der Software, die du bezahlst. Die Ablaufliste macht diese Entscheidung erst möglich.
Diese Stolperstellen kannst du früh erkennen.
Die App vor dem Ablauf auswählen
Wer zuerst Apps vergleicht, vergleicht Funktionen. Ob sie zu deinem Betrieb passen, siehst du erst mit deiner Ablaufliste.
Alles in eine App packen
Aufgaben, Urlaub, Zeiten, Chat und Dokumente auf einmal überfordern Team und Einführung. Starte mit einem Baustein, der ein echtes Problem löst.
Eine eigene App ohne Betreuung
Eine selbst gebaute App braucht jemanden, der sie pflegt, sichert und bei Fragen hilft. Kläre das vor dem Bau, nicht erst, wenn sie im Alltag hakt.
04 · Prüfen
Bereit für den nächsten Schritt?
Hake ab, was du tatsächlich geprüft hast. Offene Punkte werden zu deinen nächsten Aufgaben.