01 · Vorbereiten
Das brauchst du für den Start.
- Eine Person, die die IT-Dokumentation verantwortet, und eine Vertretung.
- Vorhandene Unterlagen als Quelle, zum Beispiel Rechnungen und Verträge für Software, Internet und Telefon sowie Belege für eure Geräte.
- Ein Passwortmanager oder ein anderer geschützter Ort für Zugangsdaten, getrennt von der Dokumentation.
- Eine Stunde mit der Person oder dem Dienstleister, der eure Technik heute betreut.
02 · Nachmachen
So baust du den Ablauf auf.
Erfassen, womit ihr arbeitet
Schreib alles auf, was zur Technik des Betriebs gehört: Geräte wie Rechner, Handys, Drucker, Router und Server, Programme und Cloud-Dienste, Website und Domain sowie Internet und Telefon. Das BSI empfiehlt kleinen und mittleren Unternehmen, ihre IT zu inventarisieren und zu dokumentieren. Gleiche Geräte fasst du als Gruppe zusammen, etwa acht gleich ausgestattete Büro-Rechner. Die KI liest Rechnungen, Verträge und Abbuchungen aus, schlägt Einträge vor und findet so auch vergessene Abos. In solchen Unterlagen stehen oft Namen von Beschäftigten. Nutze deshalb ein vom Betrieb freigegebenes KI-Werkzeug mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).
Prüfpunkt: Jedes System, Gerät und jeder Dienst steht mit Zweck in der Liste, gleiche Geräte sind als Gruppe erfasst.
Je System dieselben Angaben festhalten
Lege eine Tabelle mit festen Spalten an: Name, Zweck, wer es nutzt, wo es läuft, zuständige Person im Betrieb, Dienstleister mit Kontakt, Vertragslaufzeit und Kündigungsfrist, wo der Zugang verwahrt ist, wovon es abhängt und ob es gesichert wird. Für den Anfang reicht eine Tabelle, eine eigene Software brauchst du dafür nicht. Was niemand weiß, bleibt als offen markiert, statt geschätzt zu werden. Leg die Tabelle so ab, dass nur berechtigte Personen sie öffnen können, denn sie zeigt auch, wie euer Betrieb aufgebaut ist.
Prüfpunkt: Jede Zeile hat eine zuständige Person, und unbekannte Angaben sind sichtbar als offen markiert.
Zugänge festhalten, ohne Passwörter
In die Dokumentation gehört, welche Administratorkonten es gibt, wer sie nutzt und unter welchem Eintrag im Passwortmanager der Zugang liegt. Halte fest, ob eine Zwei-Faktor-Anmeldung aktiv ist und auf welchem Gerät der zweite Faktor liegt. Das Passwort selbst gehört weder in die Dokumentation noch in E-Mails oder in Unterlagen für die KI. Prüfe bei dieser Gelegenheit, ob die voreingestellten Passwörter von Router, Druckern und anderen Geräten geändert sind und ob Administratorkonten besonders geschützt sind, etwa mit einer Zwei-Faktor-Anmeldung. Beides empfiehlt das BSI. Lege außerdem fest, wie die Geschäftsführung im Notfall an den Passwortmanager kommt.
Prüfpunkt: Für jedes Administratorkonto ist bekannt, wer Zugriff hat und wo der Zugang verwahrt ist. In der Dokumentation steht kein Passwort.
Datenwege und Abhängigkeiten aufzeichnen
Frag für jedes wichtige System: Woher bekommt es Daten, wohin gibt es sie weiter, und was fällt aus, wenn es ausfällt? Typische Ketten sind Zeiterfassung und Lohnabrechnung oder Domain, E-Mail und Website. Das BSI rät zusätzlich zu einem Netzplan, also einer Skizze, welche Geräte wie verbunden sind. Die KI macht aus deiner Tabelle einen ersten Entwurf für eine solche Übersicht. Ob er stimmt, prüft die Person, die eure Technik kennt.
Prüfpunkt: Für die fünf wichtigsten Systeme weißt du, welche anderen Systeme und Abläufe stillstehen, wenn eines davon ausfällt.
Einen IT-Notfallplan auf einer Seite schreiben
Der IT-Notfallplan passt auf eine Seite. Darauf stehen die Ansprechpartner bei IT-Problemen mit Telefonnummer und Erreichbarkeit, die Hotlines eures IT-Dienstleisters, eures Internetanbieters und eurer wichtigsten Programme sowie die Reihenfolge, in der die Systeme wieder laufen müssen. Dazu kommt, wo die Datensicherung liegt und wer sie zurückspielen kann. Die wichtigste Regel für alle: melden und nur nach Absprache eingreifen. Das BSI bietet dafür eine IT-Notfallkarte zum Aushängen an, in die du eure Notfallnummer einträgst. Druck den Notfallplan aus, denn bei einem Ausfall ist die digitale Fassung vielleicht nicht erreichbar.
Prüfpunkt: Der IT-Notfallplan liegt ausgedruckt vor, und die Vertretung findet darin ohne Hilfe die richtige Nummer.
Mit KI aktuell halten
Neue Geräte, Vertragswechsel und Personalwechsel machen jede IT-Dokumentation schnell alt. Lass die KI einmal im Monat neue Rechnungen, Verträge und Meldungen des Dienstleisters mit der Liste vergleichen. Sie schlägt neue Einträge, geänderte Laufzeiten und veraltete Zeilen vor, eine Person prüft und übernimmt sie. Verlässt jemand den Betrieb, zeigt die Liste, welche Zugänge entzogen werden müssen. Die KI selbst ändert keine Zugänge, kündigt keine Verträge und schaltet nichts ab. Gib jedem Eintrag einen Stand und plane eine feste Überprüfung, zum Beispiel jedes Quartal.
Prüfpunkt: Jeder Eintrag hat einen Stand, und die nächste Überprüfung steht mit Termin und Person im Kalender.
Zum Ausprobieren
Dein Startauftrag für die KI.
Ersetze die Angaben in eckigen Klammern. Nutze zum Üben anonymisierte Beispieldaten in einem für deinen Betrieb freigegebenen Werkzeug.
Erstelle aus diesen Unterlagen einen Entwurf für unsere IT-Dokumentation: [Rechnungen, Verträge, Abbuchungen und Notizen, ohne Passwörter, PINs und Zugangscodes]. Lege für jedes System, Gerät und jeden Dienst eine Zeile mit diesen Spalten an: Name, Zweck, wer es nutzt, wo es läuft, zuständige Person, Dienstleister und Kontakt, Vertragslaufzeit und Kündigungsfrist, wo der Zugang verwahrt ist, hängt ab von, wird gesichert. Fasse gleich ausgestattete Geräte in einer Zeile zusammen und nenne die Anzahl. Markiere Verträge, deren Kündigungsfrist in den drei Monaten nach [heutiges Datum] endet. Übernimm nur Angaben, die in den Unterlagen stehen, und nenne zu jeder Angabe die Quelle. Lass unbekannte Felder leer und markiere sie mit „offen“. Sammle Lücken und Widersprüche am Ende als Fragen an [zuständige Person]. Erfinde keine Systeme, Verträge oder Zuständigkeiten. Gib keine Passwörter wieder, auch wenn sie in den Unterlagen stehen. Ändere, kündige oder versende nichts.
Den Auftrag findest du auch im frei herunterladbaren Arbeitsblatt. Prüfe den Entwurf anhand der Schritte oben.
Aus der Praxis
So setzen wir das um.
Zwei Projekte aus unserer Ergebnisgalerie: die Landkarte der Unternehmenssysteme aus unserem eigenen Betrieb und eine Datensicherung mit Statusübersicht.
Landkarte der Unternehmenssysteme
Software, Datenquellen und Verbindungen so dokumentieren, dass Abhängigkeiten verständlich werden.
In der Ergebnisgalerie ansehen
Datensicherung mit Statusübersicht
Sicherungen organisieren und erkennbar machen, ob sie erfolgreich gelaufen sind.
In der Ergebnisgalerie ansehenDie Galerie zeigt Systeme, Abläufe und Funktionen aus unserer Arbeit und Kundenprojekten. Ihre Bilder sind KI-generierte Illustrationen.
03 · Fiktives Arbeitsbeispiel
Der IT-Betreuer hört auf
Ein Tischlerbetrieb mit vierzehn Mitarbeitenden wird seit Jahren von einem Bekannten des Inhabers technisch betreut. Er hört in zwei Monaten auf. Niemand weiß genau, welche Verträge laufen und wer welche Zugänge hat.
Das gibst du hinein
Rechnungen und Verträge der letzten zwölf Monate ohne Zugangsdaten, die Abbuchungen für Software, Internet und Telefon sowie Notizen aus einem einstündigen Gespräch mit dem Betreuer.
So soll das Ergebnis aussehen
Eine Systemliste mit 23 Einträgen und sieben offenen Fragen. Unter anderem findet sich für Domain und E-Mail keine Rechnung an den Betrieb, und eine Planungssoftware wird bezahlt, kommt in den Gesprächsnotizen aber nicht vor.
Darauf kommt es an: Die Lücken sind das wichtigste Ergebnis. Die fehlende Rechnung führt zur Frage, auf wen die Domain eigentlich läuft. Das klärt der Inhaber, solange der Betreuer noch erreichbar ist.
Diese Stolperstellen kannst du früh erkennen.
Passwörter in die Dokumentation schreiben
Eine Liste mit allen Passwörtern landet schnell in E-Mails, Ausdrucken oder falschen Händen und öffnet dann jedes System auf einmal. In die Dokumentation gehört nur, wo ein Zugang verwahrt ist.
Einmal schreiben, nie pflegen
Eine Dokumentation, die ein Jahr nicht angefasst wurde, führt im Notfall in die Irre. Lege fest, bei welchen Anlässen sie angepasst wird, und plane eine feste Überprüfung.
Alles liegt beim Dienstleister
Weiß nur der IT-Dienstleister, wie eure Technik aufgebaut ist, kannst du weder prüfen noch wechseln. Sorg dafür, dass die Dokumentation beim Betrieb liegt, und vereinbare, dass der Dienstleister Änderungen meldet.
04 · Prüfen
Bereit für den nächsten Schritt?
Hake ab, was du tatsächlich geprüft hast. Offene Punkte werden zu deinen nächsten Aufgaben.