01 · Vorbereiten
Das brauchst du für den Start.
- Ein Ablauf, der oft vorkommt und bei dem es immer wieder Rückfragen gibt.
- Zwei Personen, die den Ablauf aus der Praxis kennen.
- Eine Aufnahme-App oder ein Diktiergerät für das Gespräch.
- Eine einfache Vorlage für Prozessbeschreibungen.
02 · Nachmachen
So baust du den Ablauf auf.
Einen Ablauf mit klarem Anfang und Ende wählen
Wähle einen Ablauf, der oft vorkommt und bei dem es Rückfragen gibt, etwa Reklamationen, Bestellfreigaben oder die Übergabe von der Baustelle ans Büro. Lege fest, womit er beginnt und womit er endet.
Prüfpunkt: Auslöser und Ergebnis des Ablaufs sind in je einem Satz beschrieben.
Den Ablauf erzählen lassen
Lass die Person, die den Ablauf am besten kennt, ihn in einem Gespräch Schritt für Schritt erzählen. Frag nach Ausnahmen: Was passiert, wenn etwas fehlt? Das Gespräch wird aufgenommen und verschriftlicht.
Prüfpunkt: Es gibt eine Abschrift des Gesprächs mit allen Schritten und mindestens zwei Ausnahmen.
Von der KI strukturieren lassen
Die KI macht aus der Abschrift eine Prozessbeschreibung nach eurer Vorlage: Auslöser, Schritte mit Verantwortlichen, verwendete Programme, Ergebnis, Ausnahmen und offene Fragen. Was im Gespräch unklar blieb, steht als Frage im Entwurf.
Prüfpunkt: Jeder Schritt hat einen Verantwortlichen, offene Punkte sind als Fragen markiert.
Gemeinsam prüfen und freigeben
Gib den Entwurf einer zweiten Person, die den Ablauf kennt. Sie korrigiert und ergänzt. Erst danach wird die Beschreibung freigegeben und mit Datum und Verantwortlichem versehen.
Prüfpunkt: Die Beschreibung ist von zwei Personen geprüft und mit Stand und Verantwortlichem freigegeben.
Dort ablegen, wo gesucht wird
Lege die Beschreibung in eure Wissensdatenbank oder das Firmenhandbuch, verlinkt mit den zugehörigen Vorlagen und Formularen. Schreibe so, dass auch eine KI-Anwendung den Ablauf später als Grundlage nutzen kann: klare Schritte, eindeutige Begriffe.
Prüfpunkt: Eine neue Person findet die Beschreibung über eine Frage und kann den Ablauf danach ausführen.
Aktuell halten
Ändert sich ein Ablauf, wird die Beschreibung angepasst, die alte Fassung bleibt nachvollziehbar. Halte wichtige Entscheidungen mit Datum und Begründung fest. Lass die KI regelmäßig Beschreibungen melden, die lange nicht geprüft wurden.
Prüfpunkt: Es ist festgelegt, wer Änderungen einträgt und wann Beschreibungen überprüft werden.
Zum Ausprobieren
Dein Startauftrag für die KI.
Ersetze die Angaben in eckigen Klammern. Nutze zum Üben anonymisierte Beispieldaten in einem für deinen Betrieb freigegebenen Werkzeug.
Erstelle aus dieser Gesprächsabschrift eine Prozessbeschreibung: [anonymisierte Abschrift]. Nutze diese Gliederung: Auslöser, Schritte (je mit verantwortlicher Rolle und verwendetem Programm), Ergebnis, Ausnahmen, offene Fragen. Übernimm nur, was im Gespräch gesagt wurde. Was unklar ist, kommt unter „offene Fragen“. Erfinde keine Zuständigkeiten, Fristen oder Beträge.
Den Auftrag findest du auch im frei herunterladbaren Arbeitsblatt. Prüfe den Entwurf anhand der Schritte oben.
Aus der Praxis
So setzen wir das um.
Projekte aus unserer Ergebnisgalerie, in denen Abläufe und Systeme so festgehalten werden, dass das Team sie wiederfindet.
Digitales Firmenhandbuch
Abläufe und Arbeitswissen so festhalten, dass Mitarbeitende sie wiederfinden und anwenden können.
In der Ergebnisgalerie ansehen
Landkarte der Unternehmenssysteme
Software, Datenquellen und Verbindungen so dokumentieren, dass Abhängigkeiten verständlich werden.
In der Ergebnisgalerie ansehen
Aus Notizen werden Aufgaben
Telefonnotizen und Sprachnachrichten in konkrete Aufgaben mit Zuständigkeit überführen.
In der Ergebnisgalerie ansehenDie Galerie zeigt Systeme, Abläufe und Funktionen aus unserer Arbeit und Kundenprojekten. Ihre Bilder sind KI-generierte Illustrationen.
03 · Fiktives Arbeitsbeispiel
Reklamationen in einem Malerbetrieb
Ein Malerbetrieb mit zwölf Mitarbeitenden bearbeitet Reklamationen jedes Mal anders. Das Büro weiß oft nicht, ob der Geselle schon beim Kunden war.
Das gibst du hinein
Ein zwanzigminütiges Gespräch mit dem Meister, verschriftlicht, dazu die Vorlage mit Auslöser, Schritten, Verantwortlichen und Ausnahmen.
So soll das Ergebnis aussehen
Eine Prozessbeschreibung mit sieben Schritten vom Anruf bis zur Abnahme. Offene Frage im Entwurf: Ab welchem Betrag braucht eine Kulanzlösung die Freigabe des Inhabers?
Darauf kommt es an: Die wichtigste Erkenntnis steckt oft in der offenen Frage. Sie zeigt, wo der Ablauf bisher von einer Person abhing.
Diese Stolperstellen kannst du früh erkennen.
Das Handbuch im Büro schreiben
Wer Abläufe am Schreibtisch erfindet, beschreibt, wie es sein sollte, nicht wie es ist. Lass die Menschen erzählen, die den Ablauf täglich machen.
Zu viel auf einmal
Zwanzig Prozesse gleichzeitig zu dokumentieren, überfordert jedes Team. Fang mit einem an, der oft Ärger macht, und lerne daraus.
Keine Fassung, kein Datum
Ohne Stand und Verantwortlichen weiß niemand, ob eine Beschreibung noch gilt. Jede Beschreibung braucht beides.
04 · Prüfen
Bereit für den nächsten Schritt?
Hake ab, was du tatsächlich geprüft hast. Offene Punkte werden zu deinen nächsten Aufgaben.