01 · Vorbereiten
Das brauchst du für den Start.
- Eine Liste der Geräte und Dienste, auf denen Betriebsdaten liegen, zum Beispiel Rechner, Server, Netzlaufwerk und Cloud-Speicher.
- Eine verantwortliche Person und eine Vertretung.
- Ein Speichermedium für die Sicherung, das vom Original getrennt ist, zum Beispiel eine externe Festplatte.
- Geklärte Aufbewahrungspflichten für steuerlich relevante Daten, zum Beispiel mit deiner Steuerberatung.
02 · Nachmachen
So baust du den Ablauf auf.
Aufschreiben, wo eure Daten liegen
Erfasse jeden Ort mit Betriebsdaten: Rechner, Server, Handys, Cloud-Dienste, Branchensoftware und E-Mail-Postfächer. Denk auch an Einstellungen von Geräten wie Router oder Telefonanlage. Die KI macht aus deinen Notizen eine Tabelle und fragt nach Lücken.
Prüfpunkt: Jeder Ort mit Betriebsdaten steht in der Liste und hat eine zuständige Person.
Festlegen, wie viel Verlust verkraftbar ist
Frag dich für jede Datenart: Wie viel Arbeit darf höchstens verloren gehen, und wie lange darf es dauern, bis wieder gearbeitet werden kann? Daraus ergibt sich, wie oft gesichert wird. Die Buchhaltung braucht vielleicht eine tägliche Sicherung, ein Fotoarchiv eine wöchentliche.
Prüfpunkt: Für jede Datenart steht fest, wie oft gesichert wird und wie schnell sie wieder da sein muss.
Nach der 3-2-1-Regel sichern
Das BSI empfiehlt die 3-2-1-Regel: drei aktuelle Versionen wichtiger Dateien auf zwei verschiedenen Medien, davon mindestens eine an einem anderen Ort. Gespiegelte Festplatten, etwa in einem Netzlaufwerk, sind keine Datensicherung, denn ein versehentliches Löschen oder Schadsoftware trifft beide Platten zugleich. Die Sicherung gehört auf ein eigenes Medium.
Prüfpunkt: Es gibt drei Versionen auf zwei Medien, und eine Kopie liegt an einem anderen Ort.
Die Sicherung schützen
Auf der Sicherung liegen alle wichtigen Daten des Betriebs, sie braucht deshalb eigenen Schutz. Normale Benutzerkonten dürfen sie nicht überschreiben oder löschen können, und das Medium sollte nur während der Sicherung verbunden sein. Verschlüssele Kopien, die außer Haus liegen, und bewahre den Schlüssel getrennt auf. Bei einem Online-Speicher klärst du vertraglich, wo die Daten liegen und wie schnell du sie im Notfall zurückbekommst.
Prüfpunkt: Normale Benutzerkonten können die Sicherung weder löschen noch überschreiben.
Die Wiederherstellung testen
Spiel regelmäßig eine Sicherung testweise zurück, zum Beispiel auf einen anderen Rechner oder in einen Testordner. Prüfe, ob die Dateien vollständig sind und sich öffnen lassen, und miss die Zeit. Schreib die Schritte so auf, dass auch die Vertretung sie findet, und leg die Anleitung zusätzlich auf Papier ab.
Prüfpunkt: Eine Testwiederherstellung ist mit Datum, Dauer und Ergebnis dokumentiert.
Protokolle mit KI auswerten
Sicherungsprogramme schreiben Protokolle und Fehlermeldungen. Die KI fasst sie zusammen, markiert fehlgeschlagene oder fehlende Läufe und erklärt Meldungen in einfachen Worten. Entferne vorher Zugangsdaten und vertrauliche Dateinamen. Die KI löscht nichts, startet keine Wiederherstellung und ändert keine Einstellungen. Was zu tun ist, entscheidet die zuständige Person.
Prüfpunkt: Die Protokolle sind regelmäßig geprüft, und jede Auffälligkeit ist bearbeitet.
Zum Ausprobieren
Dein Startauftrag für die KI.
Ersetze die Angaben in eckigen Klammern. Nutze zum Üben anonymisierte Beispieldaten in einem für deinen Betrieb freigegebenen Werkzeug.
Werte diese Sicherungsprotokolle aus: [Protokolle der letzten Tage, ohne Zugangsdaten und vertrauliche Dateinamen]. Vergleiche sie mit diesem Sicherungsplan: [welche Daten wann wohin gesichert werden sollen]. Erstelle eine Tabelle mit Datum, Sicherungsauftrag, Ergebnis und Meldung. Markiere fehlgeschlagene, fehlende und unvollständige Läufe. Erkläre jede Fehlermeldung in einfachen Worten und kennzeichne mögliche Ursachen als unbestätigt. Erfinde keine Angaben, die nicht im Protokoll stehen. Lösche nichts, starte keine Wiederherstellung und ändere keine Einstellungen.
Den Auftrag findest du auch im frei herunterladbaren Arbeitsblatt. Prüfe den Entwurf anhand der Schritte oben.
Aus der Praxis
So setzen wir das um.
Zwei Projekte aus unserer Ergebnisgalerie: eine Datensicherung mit Statusübersicht und eine Landkarte der Unternehmenssysteme.
Datensicherung mit Statusübersicht
Sicherungen organisieren und erkennbar machen, ob sie erfolgreich gelaufen sind.
In der Ergebnisgalerie ansehen
Landkarte der Unternehmenssysteme
Software, Datenquellen und Verbindungen so dokumentieren, dass Abhängigkeiten verständlich werden.
In der Ergebnisgalerie ansehenDie Galerie zeigt Systeme, Abläufe und Funktionen aus unserer Arbeit und Kundenprojekten. Ihre Bilder sind KI-generierte Illustrationen.
03 · Fiktives Arbeitsbeispiel
Dreißig Nächte Sicherungsprotokoll
Ein Elektrobetrieb mit neun Mitarbeitenden sichert seinen Server jede Nacht auf ein Netzlaufwerk im selben Raum. Ob sich die Sicherung zurückspielen lässt, hat bisher niemand geprüft.
Das gibst du hinein
Die Sicherungsprotokolle der letzten 30 Nächte ohne Zugangsdaten, die Liste der Datenorte und die Frage, was bei einem Brand im Serverraum übrig bliebe.
So soll das Ergebnis aussehen
Eine Übersicht: 27 Läufe erfolgreich, zwei mit Warnungen zu gesperrten Dateien, einer fehlt ganz. Die Liste zeigt außerdem, dass es keine Kopie an einem anderen Ort gibt und die E-Mail-Postfächer nicht gesichert werden. Beides steht als offener Punkt für den Inhaber.
Darauf kommt es an: Die KI findet Lücken in Protokollen und Listen schnell. Ob die Sicherung trägt, zeigt erst die Testwiederherstellung, und die macht ein Mensch.
Diese Stolperstellen kannst du früh erkennen.
Sichern, ohne je zurückzuspielen
Eine Sicherung, die nie getestet wurde, ist eine Hoffnung. Erst die Testwiederherstellung zeigt, ob die Daten vollständig sind und wie lange es dauert.
Die Sicherung hängt ständig am Netz
Ist das Sicherungsmedium dauerhaft verbunden, kann Schadsoftware es mitverschlüsseln. Trenne es nach der Sicherung oder nutze ein Verfahren, bei dem Sicherungen nicht überschrieben werden können.
Alles hängt an einer Person
Weiß nur eine Person, wie die Wiederherstellung geht, steht der Betrieb bei Urlaub oder Krankheit still. Schreib die Schritte auf und übe sie auch mit der Vertretung.
04 · Prüfen
Bereit für den nächsten Schritt?
Hake ab, was du tatsächlich geprüft hast. Offene Punkte werden zu deinen nächsten Aufgaben.