01 · Vorbereiten
Das brauchst du für den Start.
- Einen eindeutig bestätigten Auftrag mit aktuellem Stand.
- Freigegebene Leistungsnachweise und Mengen.
- Gültige Preise oder einen gepflegten Leistungskatalog.
- Ein führendes Rechnungssystem und eine verantwortliche Prüfrolle.
02 · Nachmachen
So baust du den Ablauf auf.
Eine einfache Rechnungsart auswählen
Beginne mit einem wiederkehrenden Vorgang, dessen Leistungen und Preise eindeutig vorliegen. Zeichne den heutigen Weg vom Auftrag bis zum Entwurf auf. Sonderfälle wie strittige Leistungen oder nachträgliche Änderungen bleiben zunächst in der manuellen Bearbeitung.
Prüfpunkt: Kannst du den normalen Vorgang anhand eines freigegebenen Beispiels vollständig erklären?
Quellen je Position festlegen
Jede vorgeschlagene Position braucht einen Bezug zum Auftrag, zur freigegebenen Leistung und zum gültigen Preis. Fehlende Mengen oder widersprüchliche Bezeichnungen werden markiert. Eine E-Mail über eine mögliche Zusatzleistung belegt noch nicht, dass diese beauftragt und erbracht wurde.
Prüfpunkt: Lässt sich jede Position bis zu ihren bestätigten Ausgangsdaten zurückverfolgen?
Angaben strukturiert zusammenführen
Lass die KI Bezeichnungen zuordnen und fehlende Angaben hervorheben. Verwende eindeutige Auftrags- und Positionskennungen, damit ähnliche Vorgänge getrennt bleiben. Verbindliche Berechnungen und steuerliche Einstellungen bleiben im dafür vorgesehenen, fachlich eingerichteten Rechnungssystem. Die KI soll passende Werte nicht selbst erfinden.
Prüfpunkt: Stimmen Auftrag, Empfänger, Leistungsbezug und Preisstand im Entwurf?
Doppelte und widersprüchliche Vorgänge erkennen
Prüfe vor der Übergabe, ob die Leistung bereits in einem Entwurf oder einer Rechnung enthalten ist. Nach einer erneuten Verarbeitung soll derselbe Vorgang nicht doppelt entstehen. Bei geänderten Auftragsständen bleibt sichtbar, welche Fassung verwendet wurde und was noch geklärt werden muss.
Prüfpunkt: Was passiert, wenn derselbe Leistungsnachweis zweimal eingeht?
Freigabe und Status getrennt führen
Die zuständige Person prüft den Entwurf gegen die Quellen und gibt ihn zur weiteren Verarbeitung frei. Speichere erkennbar, ob etwas vorbereitet, geprüft oder im Rechnungssystem erstellt wurde. Ein Versand oder eine Freigabe bedeutet nicht, dass bereits eine Zahlung eingegangen ist.
Prüfpunkt: Wird der Zahlungsstatus ausschließlich aus der dafür bestätigten Quelle übernommen?
Zum Ausprobieren
Dein Startauftrag für die KI.
Ersetze die Angaben in eckigen Klammern. Nutze zum Üben anonymisierte Beispieldaten in einem für deinen Betrieb freigegebenen Werkzeug.
Erstelle eine Vorbereitungsliste für einen Rechnungsentwurf aus diesem freigegebenen Auftrag und Leistungsnachweis: [anonymisierte Daten]. Ordne belegte Mengen und Preise ihren Quellen zu. Fehlende Angaben, Abweichungen und mögliche Dubletten kommen in eine Prüfliste. Erfinde keine Preise, Steuerregeln oder Zahlungsstände. Keine Rechnung ausstellen, Zahlung auslösen oder Nachricht versenden. Die fachliche Freigabe bleibt ein eigener Schritt.
Den Auftrag findest du auch im frei herunterladbaren Arbeitsblatt. Prüfe den Entwurf anhand der Schritte oben.
03 · Fiktives Arbeitsbeispiel
Eine Zusatzleistung bleibt bis zur Klärung offen
Ein erfundener Betrieb bereitet die Rechnung für einen abgeschlossenen Auftrag vor. Mengen und Eurobeträge werden hier bewusst nicht benötigt.
Das gibst du hinein
Bestätigter Auftrag mit zwei Leistungen. Beide Leistungsnachweise sind freigegeben. Eine weitere Notiz lautet: „Zusätzliche Prüfung eventuell sinnvoll.“ Dafür fehlen Beauftragung, Leistungsfreigabe und Preis.
So soll das Ergebnis aussehen
Entwurf mit den zwei belegten Leistungen und ihren gültigen Katalogpositionen. Offene Frage: Wurde die zusätzliche Prüfung tatsächlich beauftragt und ausgeführt? Sie wird nicht als Rechnungsposition übernommen. Zahlungsstatus: noch nicht feststellbar.
Darauf kommt es an: Die nützliche Automatisierung macht die Informationslücke sichtbar. Sie füllt sie nicht mit einer plausibel klingenden Zusatzposition.
Diese Stolperstellen kannst du früh erkennen.
Entwurf und fertige Rechnung vermischen
Ein vorbereiteter Datensatz hat einen anderen Status als eine fachlich geprüfte und im Rechnungssystem erstellte Rechnung. Zeige den Bearbeitungsstand eindeutig an.
Preise aus alten Dokumenten übernehmen
Eine ähnliche frühere Rechnung ist kein sicherer Preisnachweis für den aktuellen Auftrag. Nutze die bestätigte Vereinbarung und den dafür gültigen Katalogstand.
Bezahlt aus einem anderen Datum ableiten
Erstellungs-, Versand- oder Freigabedatum belegen keinen Zahlungseingang. Fehlt ein bestätigter Zahlungsstand, bleibt diese Information offen.
04 · Prüfen
Bereit für den nächsten Schritt?
Hake ab, was du tatsächlich geprüft hast. Offene Punkte werden zu deinen nächsten Aufgaben.