01 · Vorbereiten
Das brauchst du für den Start.
- Ein Wissensbereich für den Start, zum Beispiel Arbeitsanweisungen, Produktwissen oder Projekterfahrungen.
- Zehn echte Fragen, die im Betrieb immer wieder gestellt werden.
- Eine Person, die für die Inhalte zuständig ist und Neues freigibt.
- Eine Absprache, welche Unterlagen vertraulich sind und wer sie sehen darf.
02 · Nachmachen
So baust du den Ablauf auf.
Mit den Fragen anfangen, nicht mit den Dokumenten
Sammle eine Woche lang, was im Betrieb gefragt wird: am Telefon, auf der Baustelle, in der Teeküche. Aus diesen Fragen ergibt sich, welches Wissen zuerst in die Datenbank gehört. So entsteht keine Ablage, die niemand braucht.
Prüfpunkt: Du hast eine Liste mit mindestens zehn echten, wiederkehrenden Fragen.
Eine einfache Ordnung festlegen
Lege wenige feste Arten von Einträgen fest, zum Beispiel Anleitung, Entscheidung, Erfahrung und Ansprechpartner. Jeder Eintrag bekommt Datum, Verantwortlichen und Bereich. Schreib Wissen als kurze, klare Texte, die Menschen und KI gleich gut lesen können.
Prüfpunkt: Jede Eintragsart hat eine kurze Vorlage, und zwei Personen ordnen denselben Inhalt gleich ein.
Vorhandenes Wissen übernehmen, Lücken sichtbar machen
Übernimm zuerst die Unterlagen, die zu den gesammelten Fragen passen. Lass die KI daraus kurze Einträge vorschlagen und Widersprüche oder veraltete Stände markieren. Was nur in einem Kopf steckt, holst du im Gespräch heraus: Die Aufnahme wird verschriftlicht und als Entwurf übernommen.
Prüfpunkt: Zu jeder Testfrage gibt es mindestens einen geprüften Eintrag oder eine offene Lücke mit Zuständigkeit.
Suche mit Quellenangabe einrichten
Die Suche soll nach Bedeutung finden, nicht nur nach dem genauen Wort, und zu jeder Antwort die Quelle zeigen. Für den Anfang reicht ein fertiges Werkzeug, das mit eigenen Dokumenten arbeitet. Wichtig ist der Test: Stelle deine zehn Fragen und prüfe jede Antwort am Original.
Prüfpunkt: Mindestens acht von zehn Testfragen werden richtig und mit passender Quelle beantwortet.
Rechte und Vertraulichkeit regeln
Lege fest, wer welche Bereiche lesen und wer schreiben darf. Personalunterlagen, Verträge und Kundendaten gehören in eigene, geschützte Bereiche. Die Suche darf nur Quellen verwenden, die für die fragende Person freigegeben sind.
Prüfpunkt: Eine Testperson ohne Berechtigung findet vertrauliche Inhalte nicht, auch nicht über eine geschickte Frage.
Einen Pflegeweg einführen
Neues Wissen kommt als Entwurf herein und wird von der zuständigen Person geprüft, bevor es gilt. Vereinbare, wann Einträge überprüft werden, und lass die KI regelmäßig veraltete oder doppelte Einträge melden. Ohne Pflegeweg veraltet jede Wissensdatenbank.
Prüfpunkt: Es ist festgelegt, wer neue Einträge freigibt und wann der Bestand überprüft wird.
Zum Ausprobieren
Dein Startauftrag für die KI.
Ersetze die Angaben in eckigen Klammern. Nutze zum Üben anonymisierte Beispieldaten in einem für deinen Betrieb freigegebenen Werkzeug.
Hier sind zehn Fragen aus unserem Betrieb: [Fragen]. Und hier sind freigegebene Unterlagen: [anonymisierte Unterlagen]. Schlage für jede Frage einen kurzen Wissenseintrag vor mit Eintragsart (Anleitung, Entscheidung, Erfahrung oder Ansprechpartner), Text und Quelle mit Fundstelle. Wenn die Unterlagen eine Frage nicht beantworten, schreibe „Lücke“ und was fehlt. Markiere Widersprüche zwischen Unterlagen. Ergänze nichts aus eigenem Wissen und lösche nichts.
Den Auftrag findest du auch im frei herunterladbaren Arbeitsblatt. Prüfe den Entwurf anhand der Schritte oben.
Aus der Praxis
So lösen unsere Kunden das.
Drei Kunden mit eigener Wissensdatenbank und das System aus unserer Ergebnisgalerie. Die Texte stammen aus den veröffentlichten Geschichten.
KfW-Nachweise: 10 Minuten statt 2 Stunden.
Stefan Merz hat mit Coaching von Marco ein eigenes Wissenssystem aufgebaut. Für KfW-Nachweise beschreibt er einen Aufwand von zehn Minuten statt zuvor zwei Stunden.
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Ein eigenes Wissenssystem aufbauen
Entscheidungen, Erfahrungen und Projektverläufe werden in einem gemeinsamen Wissensbestand für Alexander und seine KI erschlossen. Eine Suche nach inhaltlicher Bedeutung hilft beim Wiederfinden.
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Maschinenhandbuch durchsuchen
Eine lokale Suchanwendung erschließt ein 869-seitiges Handbuch. Sie findet Textstellen und übersetzt sie ins Deutsche. Die Auswahl der passenden Stellen wird im Coaching weiter verbessert.
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Firmenwissen mit KI durchsuchen
Fragen zum Unternehmen stellen und passende Antworten samt zugehörigen Quellen finden.
In der Ergebnisgalerie ansehenDigitales Firmenhandbuch
Abläufe und Arbeitswissen so festhalten, dass Mitarbeitende sie wiederfinden und anwenden können.
In der Ergebnisgalerie ansehenPersönliche Erfahrungen und dokumentierte Projektstände unserer Kunden. Der Status zeigt, wie weit ein Projekt ist. Porträts teilweise KI-bearbeitet. Die Galerie zeigt Systeme, Abläufe und Funktionen aus unserer Arbeit und Kundenprojekten. Ihre Bilder sind KI-generierte Illustrationen.
03 · Fiktives Arbeitsbeispiel
Montageanleitungen für ein neues Teammitglied
Ein Fensterbaubetrieb mit 15 Mitarbeitenden stellt einen Monteur ein. Die Montagehinweise stecken in alten PDFs, in WhatsApp-Nachrichten und im Kopf des Vorarbeiters.
Das gibst du hinein
Zwölf Montage-PDFs, ein verschriftlichtes Gespräch mit dem Vorarbeiter und zehn Fragen, die neue Monteure typischerweise stellen.
So soll das Ergebnis aussehen
28 kurze Einträge mit Quelle. Die Frage nach dem Anschluss bei Altbau-Laibungen beantwortet die Datenbank mit zwei Fundstellen. Eine Frage bleibt offen: Zur neuen Dichtfolie gibt es noch keine freigegebene Anleitung.
Darauf kommt es an: Die offene Frage ist kein Fehler, sondern der nächste Pflegeauftrag. Eine gute Wissensdatenbank zeigt ehrlich, was sie nicht weiß.
Diese Stolperstellen kannst du früh erkennen.
Mit der Software anfangen
Wer zuerst ein Werkzeug kauft und dann überlegt, was hinein soll, baut eine leere Hülle. Fang mit den Fragen an, die im Alltag wirklich gestellt werden.
Alles hineinkippen
Ungeprüfte Ordner voller alter Fassungen machen die Antworten schlechter, nicht besser. Übernimm nur, was gültig ist, und markiere Veraltetes.
Keine Zuständigkeit
Eine Wissensdatenbank ohne verantwortliche Person veraltet in wenigen Monaten. Lege fest, wer freigibt und wer überprüft.
04 · Prüfen
Bereit für den nächsten Schritt?
Hake ab, was du tatsächlich geprüft hast. Offene Punkte werden zu deinen nächsten Aufgaben.