01 · Vorbereiten
Das brauchst du für den Start.
- Eine Angebotsart, die oft vorkommt und ähnlich aufgebaut ist.
- Ein gepflegter Leistungskatalog mit aktuellen Preisen, zum Beispiel aus deiner Handwerker- oder Angebotssoftware.
- Drei bis fünf frühere Angebote dieser Art als Muster.
- Eine Person, die Angebote fachlich freigibt.
02 · Nachmachen
So baust du den Ablauf auf.
Eine typische Angebotsart auswählen
Fang mit Angeboten an, die oft vorkommen und ähnlich aufgebaut sind, etwa eine Standardleistung in verschiedenen Größen. Sonderanfertigungen kommen später. Schreib auf, welche Angaben du aus einer Anfrage brauchst, um anbieten zu können.
Prüfpunkt: Du hast eine Liste der Pflichtangaben für diese Angebotsart.
Den Leistungskatalog als einzige Preisquelle festlegen
Preise kommen aus dem gepflegten Katalog, nicht aus alten Angeboten und nicht aus der KI. Prüfe, ob die Positionen aktuell und eindeutig benannt sind. Einen widersprüchlichen Katalog repariert auch eine bessere Anweisung an die KI nicht.
Prüfpunkt: Jede Position hat genau einen gültigen Preis und eine klare Bezeichnung.
Die Anfrage auswerten lassen
Gib der KI die Anfrage und die Liste der Pflichtangaben. Sie trägt zusammen, was da ist, und formuliert Rückfragen für das, was fehlt, zum Beispiel Maße, Material oder Termin. Fehlende Werte schätzt sie nicht.
Prüfpunkt: Für jede fehlende Pflichtangabe liegt eine verständliche Rückfrage vor.
Positionen vorschlagen und begründen lassen
Die KI schlägt Positionen aus dem Katalog vor und nennt zu jeder den Grund aus der Anfrage. Mengen, die sie aus der Anfrage ableitet, markiert sie. Vergleiche den Vorschlag mit einem ähnlichen früheren Angebot.
Prüfpunkt: Jede vorgeschlagene Position hat eine Katalognummer und einen nachvollziehbaren Grund.
Prüfen, ergänzen und freigeben
Du prüfst Positionen, Mengen und Texte und ergänzt, was nur du weißt, etwa Zufahrt, Zeitfenster oder Besonderheiten beim Kunden. Erst dann wird das Angebot in deiner Software erstellt und verschickt.
Prüfpunkt: Das Angebot ist von der zuständigen Person freigegeben, bevor es den Betrieb verlässt.
Aus Korrekturen lernen
Halte fest, welche Vorschläge du ändern musstest und warum. Ergänze daraus den Katalog oder die Anweisung. Nach zehn Angeboten siehst du, wo der Ablauf Zeit spart und wo nicht.
Prüfpunkt: Die häufigsten Korrekturen sind bekannt und im Katalog oder in der Anweisung berücksichtigt.
Zum Ausprobieren
Dein Startauftrag für die KI.
Ersetze die Angaben in eckigen Klammern. Nutze zum Üben anonymisierte Beispieldaten in einem für deinen Betrieb freigegebenen Werkzeug.
Werte diese Kundenanfrage aus: [anonymisierte Anfrage]. Prüfe, ob diese Pflichtangaben vorhanden sind: [Liste]. Formuliere für jede fehlende Angabe eine kurze Rückfrage an den Kunden. Schlage passende Positionen ausschließlich aus diesem Leistungskatalog vor: [Katalogauszug] und nenne zu jeder Position den Grund aus der Anfrage. Erfinde keine Preise, Maße oder Mengen. Erstelle oder versende kein Angebot.
Den Auftrag findest du auch im frei herunterladbaren Arbeitsblatt. Prüfe den Entwurf anhand der Schritte oben.
Aus der Praxis
So lösen unsere Kunden das.
Drei Kunden bereiten Angebote mit eigenen Werkzeugen vor. Die Texte stammen aus ihren veröffentlichten Kundengeschichten.
Kosten schätzen und Angebote vorbereiten
Daniel hat einen Kostenschätzer und Werkzeuge zur Erstellung und Prüfung von Angeboten entwickelt. Dafür erschließt er auch Daten aus dem bisherigen Betriebssystem.
Ganze Geschichte ansehen
Reinigungsangebote vorbereiten
Ein Kalkulationswerkzeug verarbeitet Kundenunterlagen und erstellt Vorschläge anhand eigener Leistungskennzahlen und Preiskategorien. Erste Vergleiche mit bestehenden Angeboten wurden durchgeführt.
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Von der Anfrage bis zur Rechnung.
Andreas Stolarczyk berichtet über den Aufbau eines durchgängigen Auftragsprozesses mit persönlicher Begleitung von Marco.
Ganze Geschichte ansehenPersönliche Erfahrungen und dokumentierte Projektstände unserer Kunden. Der Status zeigt, wie weit ein Projekt ist. Porträts teilweise KI-bearbeitet.
03 · Fiktives Arbeitsbeispiel
Eine Anfrage für drei Fenster
Ein Fensterbaubetrieb bekommt per E-Mail eine Anfrage für den Austausch von drei Fenstern in einem Altbau.
Das gibst du hinein
Die E-Mail mit Fotos, ungefähren Maßen und dem Wunsch nach Dreifachverglasung, dazu der Leistungskatalog mit Fenstern, Montage und Entsorgung.
So soll das Ergebnis aussehen
Ein Entwurf mit Positionen für Fenster, Ausbau, Montage und Entsorgung aus dem Katalog. Dazu zwei Rückfragen: die genauen Maße und die Etage für die Anlieferung.
Darauf kommt es an: Die KI spart die Vorarbeit. Ob das Angebot stimmt, entscheidet, wer die Baustelle kennt.
Diese Stolperstellen kannst du früh erkennen.
Preise aus alten Angeboten übernehmen
Ein ähnliches altes Angebot ist kein gültiger Preisnachweis. Preise kommen aus dem aktuellen Katalog.
Fehlende Maße schätzen lassen
Rät die KI Maße oder Mengen, wird das Angebot falsch. Fehlende Angaben werden zu Rückfragen an den Kunden.
Den Entwurf ungeprüft verschicken
Ein Angebot ist verbindlich. Es verlässt den Betrieb erst nach der Freigabe durch die zuständige Person.
04 · Prüfen
Bereit für den nächsten Schritt?
Hake ab, was du tatsächlich geprüft hast. Offene Punkte werden zu deinen nächsten Aufgaben.