01 · Vorbereiten
Das brauchst du für den Start.
- Ein abgeschlossener Auftrag mit Angebot oder Auftragsbestätigung.
- Die erfassten Arbeitsstunden zu diesem Auftrag, zum Beispiel aus der Zeiterfassung.
- Rechnungen für Material und Fremdleistungen, die dem Auftrag zugeordnet sind.
- Eine Person, die den Auftrag kennt und Abweichungen einordnen kann.
02 · Nachmachen
So baust du den Ablauf auf.
Einen abgeschlossenen Auftrag auswählen
Nimm einen Auftrag, der fertig abgerechnet ist und bei dem du ein Gefühl hast, ob er gut lief. So kannst du die Ergebnisse später mit deiner Erfahrung vergleichen.
Prüfpunkt: Der Auftrag ist abgeschlossen, und alle Rechnungen dazu liegen vor.
Soll-Werte aus dem Angebot übernehmen
Halte fest, was im Angebot kalkuliert war: Stunden je Gewerk, Material, Fremdleistungen und gegebenenfalls Zuschläge. Lass die KI die Positionen in diese Gruppen sortieren und markieren, was sie nicht eindeutig zuordnen kann.
Prüfpunkt: Für Stunden, Material und Fremdleistung steht ein kalkulierter Wert mit Quelle.
Ist-Werte zusammentragen
Sammle die tatsächlichen Stunden aus der Zeiterfassung und die Rechnungen für Material und Fremdleistung. Die KI ordnet jede Zeile dem Auftrag zu und zeigt Belege, die sie keinem Auftrag sicher zuordnen kann.
Prüfpunkt: Jeder Ist-Wert verweist auf eine Zeiterfassung oder eine Rechnung.
Gegenüberstellen und Abweichungen markieren
Stelle Soll und Ist je Gruppe nebeneinander und berechne die Abweichung in einer Tabelle, nicht im Fließtext der KI. Markiere Abweichungen ab einer Grenze, die du vorher festlegst, etwa zehn Prozent.
Prüfpunkt: Die Summen stimmen mit einer eigenen Nachrechnung überein.
Ursachen prüfen statt vermuten
Die KI kann mögliche Ursachen vorschlagen, etwa Nacharbeit, Wartezeiten oder Mehrmengen. Ob das stimmt, klärst du mit den Beteiligten. Halte die bestätigte Ursache fest.
Prüfpunkt: Für jede größere Abweichung ist eine bestätigte Ursache notiert.
Das nächste Angebot verbessern
Übertrage die Erkenntnis in deine Kalkulation: andere Stundenansätze für eine Leistung, ein Zuschlag für eine Bauart oder eine Rückfrage, die du künftig früher stellst. Wiederhole die Nachkalkulation für die nächsten Aufträge derselben Art.
Prüfpunkt: Mindestens eine Erkenntnis ist in Kalkulation oder Angebotsvorlage eingeflossen.
Zum Ausprobieren
Dein Startauftrag für die KI.
Ersetze die Angaben in eckigen Klammern. Nutze zum Üben anonymisierte Beispieldaten in einem für deinen Betrieb freigegebenen Werkzeug.
Ordne diese Daten eines abgeschlossenen Auftrags den Gruppen Stunden, Material und Fremdleistung zu: Angebot [anonymisiert], Zeiterfassung [anonymisiert], Rechnungen [anonymisiert]. Erstelle eine Tabelle mit Soll und Ist je Gruppe und der Quelle jedes Werts. Rechne nicht im Fließtext. Markiere Belege, die du keinem Auftrag sicher zuordnen kannst. Schlage für Abweichungen über [Grenze] Prozent mögliche Ursachen vor und kennzeichne sie als unbestätigt.
Den Auftrag findest du auch im frei herunterladbaren Arbeitsblatt. Prüfe den Entwurf anhand der Schritte oben.
03 · Fiktives Arbeitsbeispiel
Ein Badumbau mit mehr Stunden als geplant
Ein SHK-Betrieb hat einen Badumbau abgeschlossen. Der Inhaber hat das Gefühl, dass es zeitlich knapp wurde.
Das gibst du hinein
Das Angebot mit 52 kalkulierten Stunden, 64 erfasste Stunden aus der Zeiterfassung und sechs Rechnungen für Material und Fremdleistung.
So soll das Ergebnis aussehen
Eine Gegenüberstellung: Stunden 23 Prozent über dem Angebot, Material leicht darunter, Fremdleistung wie kalkuliert. Als mögliche Ursache sind zwei Tage Nacharbeit nach einer späten Planänderung markiert, zur Prüfung.
Darauf kommt es an: Die Zahlen zeigen, wo es gehakt hat. Warum, wissen die Leute, die dabei waren.
Diese Stolperstellen kannst du früh erkennen.
Zahlen von der KI rechnen lassen
Sprachmodelle verrechnen sich. Summen und Abweichungen gehören in eine Tabelle oder deine Software. Die KI ordnet zu und erklärt.
Belege dem falschen Auftrag zuordnen
Eine Materialrechnung ohne Auftragsbezug verfälscht das Ergebnis. Unsichere Zuordnungen bleiben markiert, bis sie geklärt sind.
Ursachen raten
Eine plausible Erklärung ist noch keine bestätigte Ursache. Frag die Beteiligten, bevor du deine Kalkulation änderst.
04 · Prüfen
Bereit für den nächsten Schritt?
Hake ab, was du tatsächlich geprüft hast. Offene Punkte werden zu deinen nächsten Aufgaben.