Du möchtest Kundenanfragen besser vorbereiten, Informationen aus mehreren Systemen zusammentragen oder dein Team bei wiederkehrenden Aufgaben entlasten? KI-Agenten können innerhalb eines vereinbarten Rahmens mehrere Arbeitsschritte übernehmen. Entscheidend ist, welches Ergebnis dein Betrieb braucht und wie ihr prüft, ob es stimmt.
Bei Synclaro kannst du KI-Agenten entwickeln lassen oder das Wissen für eigene Lösungen aufbauen. Wir starten mit einem konkreten Vorgang aus deinem Alltag: den verfügbaren Informationen, dem gewünschten Ergebnis und den Entscheidungen, die bei dir oder deinem Team bleiben.
Entwickeln lassen oder selbst bauen lernen
Für Unternehmen gibt es zwei Wege: Du kannst die technische Umsetzung beauftragen oder die Fähigkeit aufbauen, eigene Lösungen zu entwickeln. Dafür stehen dir die folgenden Programme offen:
Done for you: KI-Agenten entwickeln lassen
Du kennst die Aufgabe und möchtest die Entwicklung abgeben. Bei Done for you übernimmt Synclaro die vereinbarte technische Umsetzung. Du bringst die betrieblichen Anforderungen ein und prüfst mit uns die Ergebnisse. Umfang, Zeitplan, Kosten und spätere Betreuung werden vorab geklärt. Eine vorherige Teilnahme an einem Lernprogramm ist keine Voraussetzung.
Individuelle KI-Begleitung: mit Marco entwickeln
Du möchtest die Technik verstehen und eigene Projekte umsetzen. In der Individuellen KI-Begleitung lernst du im direkten Austausch mit Marco Heer. Ihr wählt passende Vorhaben aus deinem Unternehmen aus, plant sie und baut sie gemeinsam. Kenntnisstand und verfügbare Zeit bestimmen den Verlauf.
Gruppencoaching: Grundlagen aufbauen
Das Gruppencoaching richtet sich an Inhaber und Verantwortliche für die Digitalisierung. Du lernst mit anderen Unternehmern die Grundlagen von KI, Agenten, eigenen Anwendungen und Automatisierungen. Begleitende Einheiten helfen dabei, das Gelernte im eigenen Betrieb anzuwenden.
Was sind KI-Agenten?
Ein KI-Agent verbindet ein Sprachmodell mit Informationen und Werkzeugen. Das können eine Dokumentensuche, eine Abfrage in der Kundenverwaltung oder eine Funktion zum Erstellen eines Entwurfs sein. Das Modell wählt innerhalb seiner Aufgabe geeignete Schritte aus, wertet Werkzeugergebnisse aus und entscheidet über die weitere Bearbeitung.
Wie selbstständig die Anwendung arbeitet, wird festgelegt. Ein Agent kann beispielsweise nur Informationen lesen und einen Vorschlag vorbereiten. Schreibzugriffe oder das Versenden einer Nachricht können eine gesonderte Freigabe verlangen. Ein gespeicherter Gesprächsverlauf bedeutet dabei nicht automatisch, dass sich das zugrunde liegende Modell selbst weitertrainiert.
Der Begriff wird unterschiedlich verwendet. Anthropic unterscheidet feste Workflows von Agenten, bei denen das Modell den Ablauf und die Werkzeugnutzung dynamisch steuert. Für deinen Betrieb ist vor allem wichtig, welche Aufgabe die Lösung verlässlich erfüllt.
Wann reicht eine einfache Automatisierung?
Ein Agent lohnt sich als Ansatz, wenn der benötigte Bearbeitungsweg je nach Fall variiert. Stehen alle Schritte fest, kann eine einfachere Prozessautomatisierung ausreichen. Auch Anthropic empfiehlt, mit der einfachsten passenden Lösung zu beginnen und zusätzliche Komplexität am tatsächlichen Nutzen zu messen.
- Feste Regel: Eine Datei mit eindeutiger Auftragsnummer wird dem zugehörigen Vorgang zugeordnet.
- Vorgegebener Ablauf mit KI: Ein Text wird zusammengefasst und das Ergebnis zur Prüfung bereitgestellt.
- Agentischer Ablauf: Die Anwendung sucht zunächst passende Unterlagen, erkennt eine Informationslücke und entscheidet, welche weitere Quelle sie innerhalb ihrer Berechtigungen abfragt.
Diese Beispiele erläutern mögliche technische Ansätze. Ein Chatfenster allein sagt noch nichts über den Ablauf dahinter aus: Es kann eine reine Auskunftsfunktion oder eine Anwendung mit Werkzeugzugriff enthalten. RPA wiederum bezeichnet die Automatisierung von Bedienhandlungen an Softwareoberflächen. Solche Ansätze können auch kombiniert werden.
Konkrete Aufgaben und Einblicke aus unserer Arbeit
Unsere Ergebnisgalerie zeigt Anwendungen, einzelne Funktionen und Arbeitsabläufe aus Kundenprojekten, Coaching und eigener Arbeit. Die Einblicke beschreiben die jeweilige Funktion; sie belegen nicht für jede Anwendung eine Agentenarchitektur. Für die Planung deines Vorhabens sind beispielsweise diese Aufgaben relevant:
Firmenwissen gezielt erschließen
Beim Einblick Firmenwissen mit KI durchsuchen werden Fragen anhand vorhandener Dokumente, Entscheidungen und Kommunikation beantwortet. Fundstellen führen zum ursprünglichen Zusammenhang zurück. Eine solche Wissenssuche kann ein Werkzeug für weitergehende Aufgaben sein. Mehr dazu findest du unter KI-Wissenssysteme für Unternehmen.
Arbeit aus mehreren Quellen vorbereiten
Die Arbeitsvorbereitung aus mehreren Quellen trägt offene Aufgaben und Kontext aus E-Mails, Gesprächen und Kundenvorgängen zusammen. Ein Briefing verbindet die relevanten Vorgänge mit Originalquellen und macht sichtbar, welche Entscheidungen noch fehlen.
Gespräche in nutzbare Unterlagen überführen
Gesprächsprotokolle aus Aufnahmen verbinden Verschriftlichung, Zusammenfassung und die Zuordnung zum passenden Vorgang. Das Ergebnis kann geprüft und weiterbearbeitet werden. Für einen solchen festen Ablauf muss nicht jeder Schritt von einem Agenten ausgewählt werden.
Funktionen in der eigenen Software bedienen
Der KI-Assistent direkt in der eigenen Software ist in ein Dokumentenmanagement eingebunden. Er nutzt den geöffneten Kontext und kann vorgesehene Funktionen der Anwendung bedienen. Welche Funktionen zugänglich sind, gehört zur Gestaltung der Lösung.
Finanzinformationen gezielt abfragen
Der gebaute und getestete Buchhaltungsassistent mit Systemzugriff erschließt Informationen zu Rechnungen, Zahlungen und offenen Posten aus angebundenen Quellen. Dieser Einblick beschreibt eine Abfragefunktion und keinen laufenden automatischen Finanzbetrieb.
So wird aus einer Aufgabe ein prüfbarer Ablauf
Illustratives Planungsbeispiel: Ein Agent soll eine Kundenanfrage für das Serviceteam vorbereiten. Der folgende Ablauf erklärt eine mögliche Umsetzung und beschreibt kein bestimmtes Kundenprojekt.
- Eingaben: Die Anfrage, die zugehörige Kundenkennung und freigegebene Informationen zu Produkten oder bisherigen Vorgängen stehen bereit.
- Arbeitsschritte: Der Agent sucht den passenden Vorgang, liest relevante Informationen und stellt bei Bedarf eine weitere erlaubte Suchanfrage. Er hält fehlende oder widersprüchliche Angaben fest.
- Prüfung: Die Anwendung kontrolliert, ob benötigte Angaben und Quellen vorhanden sind. Ein Mitarbeiter prüft den Antwortentwurf sowie Aussagen zu Preisen, Zusagen oder Terminen.
- Ausgabe: Das Team erhält einen Entwurf mit Quellen, offenen Fragen und einem vorgeschlagenen nächsten Schritt. Ein Versand erfolgt erst über den dafür vorgesehenen Freigabeweg.
Vor dem Bau vereinbart ihr außerdem, wann die Bearbeitung endet. Dazu gehören ein ausreichend vollständiges Ergebnis, eine notwendige Rückfrage und technische Grenzen wie eine maximale Zahl von Versuchen. Ein sauberer Stopp mit verständlicher Übergabe ist ein wichtiges Ergebnis, wenn die verfügbaren Informationen nicht ausreichen.
KI-Agenten entwickeln lassen: Was vor dem Start geklärt wird
Ein tragfähiger Auftrag beginnt mit einer konkreten Aufgabe. Bring dafür möglichst einen typischen Vorgang und einen schwierigen Ausnahmefall mit. Gemeinsam lässt sich daran festlegen, was die Lösung übernehmen soll und was zur fachlichen Abnahme gehört.
- Ziel: Welches Ergebnis soll am Ende vorliegen, und wer verwendet es?
- Quellen: Welche Daten sind vorhanden, wie aktuell sind sie und wie lassen sie sich erreichen?
- Aktionen: Welche Funktionen darf die Anwendung aufrufen, und wann ist eine Freigabe erforderlich?
- Abnahme: An welchen Beispielen prüfen wir Qualität, Vollständigkeit und den Umgang mit Fehlern?
- Übergabe: Wer nutzt, betreut und ändert die Anwendung nach der Einführung?
Eine neue Oberfläche oder ein kompletter Systemwechsel sind dabei keine Vorentscheidung. Zunächst wird geprüft, wie die vereinbarte Aufgabe in deine vorhandene Arbeitsumgebung passt.
Welche Faktoren bestimmen die Kosten?
Der Aufwand entsteht unter anderem durch die Anzahl und Zugänglichkeit der Datenquellen, notwendige Schnittstellen, erlaubte Schreibaktionen, eine eigene Oberfläche und die Anforderungen an Tests. Unvollständige oder widersprüchliche Ausgangsdaten können zusätzliche Vorbereitung erfordern.
Zur Planung gehören außerdem laufende Modell- und Softwarekosten sowie Betrieb, Kontrolle und Anpassungen. Vor der Beauftragung werden Umfang, Zusammenarbeit, Zeitplan und Kosten im konkreten Angebot geklärt. Eine belastbare Einschätzung ergibt sich aus deinem Vorhaben.
Zugriffsrechte und Daten von Anfang an klären
Ein Agent sollte nur die Informationen und Funktionen erreichen können, die seine Aufgabe benötigt. Lesezugriff, das Vorbereiten eines Entwurfs und eine verbindliche Änderung im System sind unterschiedliche Rechte. Sie müssen technisch und organisatorisch getrennt werden können.
Für die Planung klären wir, welche Daten verarbeitet werden, welche Dienste beteiligt sind und wer Ergebnisse sehen oder Aktionen freigeben darf. Datenschutzanforderungen und der vorgesehene Umgang mit Aufbewahrung und Löschung gehören in diese Prüfung. Ein bestimmter Hostingstandort allein beantwortet diese Fragen nicht.
Auch der Inhalt einer gefundenen Datei darf keine neuen Berechtigungen erteilen. Die Anwendung muss mit widersprüchlichen Angaben und Anweisungen in Eingabedaten umgehen können, ohne ihren vereinbarten Aufgabenrahmen zu verlassen.
Tests, Abnahme und laufender Betrieb
Teste die Anwendung mit vollständigen und unvollständigen Vorgängen, unbekannten Kundenkennungen, widersprüchlichen Quellen und nicht erreichbaren Systemen. Prüfe ebenso, ob sie bei fehlenden Rechten stoppt und nach einem technischen Fehler keine Aktion doppelt ausführt. Anthropic empfiehlt umfangreiche Tests in einer abgegrenzten Umgebung, bevor Agenten mit größerem Handlungsspielraum eingesetzt werden.
Zur Abnahme gehören nachvollziehbare Ergebnisse, ein funktionierender Weg für Ausnahmen und die fachliche Prüfung durch eine verantwortliche Person. Nach der Einführung braucht es einen Ansprechpartner für Störungen, sichtbare Fehlermeldungen und eine Möglichkeit, einzelne Funktionen zu stoppen.
Vergleiche den Ablauf mit der bisherigen Arbeit: Wie vollständig sind Ergebnisse? Wie viel Korrektur ist nötig? Wie lange dauert ein Vorgang einschließlich Kontrolle? Änderungen an Modell, Anweisungen oder angebundenen Systemen sollten erneut an den relevanten Beispielen geprüft werden.
KI-Agenten selbst bauen lernen
Wenn du eigene Lösungen aufbauen möchtest, brauchst du ein Verständnis für Aufgaben, Daten, Schnittstellen und Prüfungen. Die Auswahl einer Plattform folgt daraus. Ein sinnvoller erster Lernschritt ist eine begrenzte Aufgabe mit lesendem Zugriff und einem Ergebnis, das du selbst beurteilen kannst.
In der Individuellen KI-Begleitung verbindet Marco diese Grundlagen mit Projekten aus deinem Betrieb. Das Gruppencoaching bietet einen gemeinsamen Einstieg in KI, Agenten und die Entwicklung kleinerer Anwendungen und Automatisierungen.
Ein belegter Einblick in diesen Weg: Daniela Baisch von Holzbau Ott hat mit Coaching von Marco eine eigene Anwendung neben ihrem bestehenden ERP aufgebaut. Die vorhandene Software blieb Teil des Betriebs. Der Bericht zeigt, wie eine eigene Anwendung mit persönlicher Begleitung entstehen kann.
Ob du entwickeln lassen oder selbst bauen möchtest: Bring deine konkrete Aufgabe ins Gespräch. Nach einem kurzen Rückruf stimmen wir dein kostenloses, 30-minütiges Strategiegespräch mit Marco ab.
