01 · Vorbereiten
Das brauchst du für den Start.
- Eine Beschreibung eines typischen Arbeitstags: wo die Arbeit beginnt, welche Baustellen, Fahrten und Pausen dazugehören.
- Eure Regeln aus Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung zu Arbeitszeit, Fahrzeit und Überstunden.
- Die Angaben, die eure Lohnabrechnung braucht, und die Auftragsnummern, denen Stunden zugeordnet werden.
- Eine Person im Büro, die Einträge prüft und Rückfragen klärt. Gibt es einen Betriebsrat, ist er von Anfang an eingeplant.
02 · Nachmachen
So baust du den Ablauf auf.
Den echten Arbeitstag aufschreiben
Beschreib einen typischen Tag einer Kolonne: Beginnt die Arbeit im Betrieb, am Lager oder direkt auf der Baustelle? Wer fährt, wann wird Material geholt, wann ist Pause? Lass die KI aus deiner Beschreibung oder einer Sprachnachricht eine Liste der Zeitarten machen, etwa Baustelle, Fahrt, Lager, Büro und Pause. Ob und wie Fahrzeit als Arbeitszeit zählt und bezahlt wird, hängt von Vertrag, Tarifvertrag und Einzelfall ab. Das klärst du mit deiner Rechtsberatung, nicht mit der KI.
Prüfpunkt: Jede Zeitart hat eine klare Bedeutung, und das Team erkennt seinen Arbeitstag darin wieder.
Pflichten und eure Regeln klären
Erfasst werden müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, Überstunden eingeschlossen. Für Minijobs und für Branchen wie Bau und Gebäudereinigung verlangt das Mindestlohngesetz die Aufzeichnung spätestens bis zum Ende des siebten Tages nach der Arbeit und eine Aufbewahrung von mindestens zwei Jahren. Ein Entwurf des Bundesarbeitsministeriums sieht künftig eine elektronische Erfassung am selben Tag vor. Stand November 2026 ist das kein geltendes Recht. Wenn du jetzt neu einführst, wähle eine Lösung, die das später auch kann.
Prüfpunkt: Eure Regeln zu Zeitarten, Pausen, Fahrzeit und Überstunden stehen auf einer Seite und sind von Lohnbuchhaltung oder Rechtsberatung gegengelesen.
Zeiterfassung per App, vorhandene Software oder eigene Lösung
Viele Lohn- und Handwerkerprogramme bringen ein Zeitmodul mit. Prüfe das zuerst und halte danach zwei oder drei fertige Apps gegen deine Liste der Zeitarten. Achte darauf, ob auf der Baustelle auch ohne Netz erfasst werden kann, ob Stunden einem Auftrag zugeordnet werden, ob Korrekturen mit Verlauf sichtbar bleiben, ob es einen Export für die Lohnabrechnung gibt und wo die Daten liegen. Eine eigene Lösung lohnt sich eher, wenn euer Ablauf in keine App passt. Dann braucht sie eine feste Zuständigkeit für Pflege und Sicherung.
Prüfpunkt: Für jede geprüfte Lösung ist notiert, welche Zeitarten, Auftragsbezüge und Exporte sie abdeckt und welche nicht.
Datenschutz und Betriebsrat vor dem Start klären
Arbeitszeiten sind personenbezogene Daten. Erfasse nur, was du für Arbeitszeit, Lohn und Auftragszuordnung brauchst, lege fest, wer was sehen darf und wie lange gespeichert wird, und sag dem Team, was erfasst wird und wozu. Ortung oder Fotos sind für die Arbeitszeiterfassung nicht vorgeschrieben. Läuft die App bei einem Anbieter, brauchst du in der Regel einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Das gilt ebenso, wenn du die Einträge mit einem KI-Werkzeug eines Anbieters prüfst. Gibt es einen Betriebsrat: Dass erfasst wird, schreibt das Gesetz vor. Wie das System im Betrieb gestaltet wird, bestimmt er mit. Bei einer App oder einem anderen elektronischen System gilt das in der Regel auch für Einführung und Anwendung.
Prüfpunkt: Das Team weiß, was erfasst wird und wer es sieht, nötige Verträge zur Auftragsverarbeitung liegen vor, und ein vorhandener Betriebsrat ist beteiligt, bevor echte Zeiten erfasst werden.
Mit einer Kolonne testen und Einträge prüfen lassen
Starte mit einer kleinen Gruppe für zwei Wochen, der Rest des Teams erfasst in dieser Zeit wie bisher weiter. Erfasst wird direkt zu Beginn und am Ende, nicht abends aus dem Gedächtnis. Exportiere die Einträge danach als Tabelle mit Kürzeln statt Namen. Auch mit Kürzeln bleiben das personenbezogene Daten. Nutze für die Prüfung deshalb nur ein KI-Werkzeug, das für euren Betrieb freigegeben ist: Bei einem Anbieter heißt das Vertrag zur Auftragsverarbeitung und keine Nutzung eurer Eingaben zum Training. Die KI markiert Lücken und Auffälligkeiten nach euren Regeln, zum Beispiel fehlende Pausen, Tage über zehn Stunden oder Stunden ohne Auftrag. Sie korrigiert nichts und bewertet keine Personen. Ob ein Eintrag falsch ist, klärt das Büro mit der Person.
Prüfpunkt: Jede markierte Stelle ist mit der Person geklärt, und Korrekturen sind mit Grund nachvollziehbar.
Für Lohn und Nachkalkulation auswerten
Aus den geprüften Einträgen entstehen zwei Übersichten: je Person die Stunden des Monats für die Lohnabrechnung und je Auftrag die Stunden für die Nachkalkulation. Rechnen lässt du die Tabelle oder deine Software, die KI ordnet zu und erklärt Abweichungen. Eine Person im Büro gibt die Lohnübersicht frei, bevor sie an Lohnbuchhaltung oder Steuerberatung geht. Wie lange Lohnunterlagen aufzubewahren sind, klärst du mit deiner Steuerberatung.
Prüfpunkt: Die Summen stimmen mit einer eigenen Nachrechnung überein, und die Lohnübersicht ist freigegeben.
Zum Ausprobieren
Dein Startauftrag für die KI.
Ersetze die Angaben in eckigen Klammern. Nutze zum Üben anonymisierte Beispieldaten in einem für deinen Betrieb freigegebenen Werkzeug.
Hier sind die Zeiteinträge einer Woche aus unserer Zeiterfassung: [Export als Tabelle mit Datum, Beginn, Ende, Pause und Dauer je Eintrag, Personen nur mit Kürzeln]. Unsere Regeln: [Zeitarten, Pausenregel, Regeln zu Fahrzeit und Überstunden, so wie im Betrieb festgelegt]. Unsere Aufträge: [Auftragsnummern]. Prüfe jeden Tag je Person und markiere in einer Tabelle: fehlende Beginn- oder Endzeiten, Pausen, die kürzer sind als nach unserer Regel, Tage mit mehr als zehn Stunden Arbeit, weniger als elf Stunden zwischen zwei Arbeitstagen, Stunden ohne Auftrag und nachträglich geänderte Einträge. Nutze für Dauer und Pausen die Werte aus dem Export. Wenn du eine Dauer oder Ruhezeit selbst ausrechnen musst, kennzeichne sie als nachzurechnen. Nenne zu jeder Markierung den Eintrag, aus dem sie stammt. Ist eine unserer Regeln nicht eindeutig, schreib das als Frage dazu, statt sie selbst auszulegen. Korrigiere keine Zeiten, ergänze nichts, was nicht in den Daten steht, und rechne keine Summen im Fließtext. Bewerte keine Personen und versende nichts.
Den Auftrag findest du auch im frei herunterladbaren Arbeitsblatt. Prüfe den Entwurf anhand der Schritte oben.
Aus der Praxis
So lösen unsere Kunden das.
Ein Entwurf aus dem KI-Kickstart und zwei Projekte aus unserer Ergebnisgalerie zeigen, wie eine Zeiterfassung nach dem eigenen Ablauf aussehen kann und wie erfasste Arbeitszeiten für Auswertungen wie die Nachkalkulation genutzt werden. Die Texte stammen aus der veröffentlichten Kundengeschichte und der Galerie.
Zeiterfassung nach dem eigenen Ablauf
Für einen Gebäudereinigungsbetrieb entwickelt Marvin einen Entwurf mit Büroansicht, Mitarbeiteransicht und Unterschriftsfunktion.
Ganze Geschichte ansehen
Zeiterfassung für den Betrieb
Arbeitszeiten erfassen und für die weitere Auswertung verfügbar machen.
In der Ergebnisgalerie ansehen
Nachkalkulation von Aufträgen
Material, Arbeitszeit und Belege zusammenführen, um Aufwand und Kosten eines Auftrags auszuwerten.
In der Ergebnisgalerie ansehenPersönliche Erfahrungen und dokumentierte Projektstände unserer Kunden. Der Status zeigt, wie weit ein Projekt ist. Porträts teilweise KI-bearbeitet. Die Galerie zeigt Systeme, Abläufe und Funktionen aus unserer Arbeit und Kundenprojekten. Ihre Bilder sind KI-generierte Illustrationen.
03 · Fiktives Arbeitsbeispiel
Eine Testwoche einer Malerkolonne
Ein Malerbetrieb mit neun Mitarbeitenden hat bisher Stundenzettel auf Papier geführt und testet jetzt mit einer Kolonne eine App. Die Kolonne trifft sich morgens am Lager und fährt gemeinsam zu wechselnden Baustellen.
Das gibst du hinein
Die Einträge einer Testwoche aus der App für drei Mitarbeitende mit Kürzeln, die Regeln des Betriebs zu Pausen und Fahrzeit und die Liste der laufenden Aufträge.
So soll das Ergebnis aussehen
Eine Wochenübersicht je Person und je Auftrag. Drei Stellen sind markiert: An einem Tag mit siebeneinhalb Stunden Arbeit fehlt die Pause, eine Fahrt vom Lager zur Baustelle hat keinen Auftrag, und ein Eintrag wurde zwei Tage später nachgetragen.
Darauf kommt es an: Die KI findet die Stellen, die beim Durchsehen von Hand leicht untergehen. Ob die Pause nur nicht eingetragen oder wirklich ausgefallen ist, weiß nur die Person, die gearbeitet hat.
Diese Stolperstellen kannst du früh erkennen.
Abends aus dem Gedächtnis eintragen
Wer erst am Feierabend oder am Freitag einträgt, schätzt. Erfasse Beginn und Ende direkt und mach Nachträge mit Grund sichtbar.
Alles in eine Tagessumme packen
Steht nur eine Summe da, kannst du weder Pausen prüfen noch Fahrzeit und Auftragsstunden zuordnen. Erfasse die Zeitarten getrennt.
Mehr erfassen als nötig
Ortung, Fotos oder Bildschirmzeiten wirken gründlich, sind für die Arbeitszeiterfassung aber nicht vorgeschrieben. Sie werfen Datenschutzfragen auf und kosten Vertrauen im Team.
04 · Prüfen
Bereit für den nächsten Schritt?
Hake ab, was du tatsächlich geprüft hast. Offene Punkte werden zu deinen nächsten Aufgaben.