KI-Agentur für Unternehmen und Mittelstand
KI-Agentur für Unternehmen: So erkennst du eine gute.
Eine KI-Agentur soll eine konkrete Aufgabe in deinem Betrieb lösen: Firmenwissen auffindbar machen, Abläufe automatisieren oder KI mit deinen Programmen verbinden. Ob das gelingt, hängt weniger an der Technik als an der Vorbereitung. Passt die Lösung zu deinem Alltag? Ist der Datenschutz geklärt? Und wer betreut sie nach dem Start?
Hier findest du eine Prüfliste für die Auswahl, die Regeln zur Auftragsverarbeitung in einfachen Worten und wie Synclaro arbeitet: Wir bauen für dich, wir bauen mit dir, oder du lernst, selbst zu bauen.
Kostenlos und unverbindlich. Wir rufen dich kurz an und stimmen dein 30-minütiges Strategiegespräch mit Marco Heer ab.
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Was eine KI-Agentur leisten sollte
Eine Aufgabe lösen, nicht ein Werkzeug verkaufen.
Am Anfang steht ein Vorgang, der jede Woche Zeit kostet. Erst danach geht es um Programme und Modelle. Das sind typische Aufträge an eine KI-Agentur im Mittelstand:
Firmenwissen nutzbar machen
Handbücher, Vorlagen und Entscheidungen so erschließen, dass Fragen mit Quelle beantwortet werden. Wer prüfen will, öffnet die Originalstelle.
Abläufe automatisieren
Wiederkehrende Schritte wie Vorsortieren, Zuordnen oder Weiterleiten laufen nach festen Regeln. Unklare Fälle landen bei einem Menschen.
KI an vorhandene Programme anbinden
ERP, CRM, Postfach und Ablage bleiben in der Regel bestehen. Eine Ergänzung liest die nötigen Daten über Schnittstellen oder Exporte und bereitet den nächsten Schritt vor.
Eigene Anwendungen entwickeln
Wenn keine Standardsoftware passt, entsteht eine Anwendung nach eurem Ablauf. Zum Beispiel eine Zeiterfassung, ein Bestellportal oder eine Mitarbeiter-App.
KI-Agenten für mehrstufige Aufgaben
Ein Agent wählt innerhalb eines festen Rahmens Arbeitsschritte und Werkzeuge selbst. Welche Daten und Aktionen erlaubt sind, bestimmst du vorher.
Fragen auf der Website beantworten
Ein Assistent auf der Website beantwortet Fragen aus euren dafür vorgesehenen Inhalten und führt zum passenden nächsten Schritt.
Für E-Mails, Angebote und alles, was Daten im System ändert, gilt: Die KI bereitet vor, ein Mensch prüft und gibt frei. Ein Website-Assistent antwortet direkt, aber nur aus Inhalten, die dafür vorgesehen sind. Wer was freigibt, steht fest, bevor gebaut wird.
Woran du eine gute KI-Agentur erkennst
Vier Prüfsteine vor dem Auftrag.
Diese Punkte kannst du mit jeder Agentur durchgehen, auch mit uns. Gute Antworten sind konkret und lassen sich nachprüfen.
1. Referenzen ansehen
Lass dir eine Lösung zeigen, die im Betrieb läuft, nicht nur eine Vorführung. Frag, welche Aufgabe sie übernimmt, wer sie nutzt und was noch von Hand passiert. Veröffentlichte Kundengeschichten mit Namen und Firma sagen mehr als eine Logoleiste.
2. Datenschutz und Auftragsverarbeitung klären
Kläre, welche personenbezogenen Daten die Lösung verarbeitet, wo sie gespeichert werden und welche Anbieter beteiligt sind, etwa für Hosting oder KI-Dienste. Verarbeitet die Agentur personenbezogene Daten in deinem Auftrag, braucht es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) nach Art. 28 DSGVO.
3. Übergabe und Betrieb festlegen
Kläre vor dem Auftrag, welche Nutzungsrechte du an der Lösung und am Quellcode bekommst, ob eine Dokumentation zur Übergabe gehört und wie du deine Daten bei einem Ende der Zusammenarbeit exportierst. Kläre auch, wer die Zugänge verwaltet und ob Hosting und KI-Dienste über deine eigenen Konten laufen. Dann schließt du die Verträge mit diesen Anbietern direkt. Fehlerbehebung, Anpassungen und laufende Kosten gehören ins Angebot, nicht in die Nachverhandlung.
4. Schulung des Teams einplanen
Eine Lösung wird nur genutzt, wenn das Team sie versteht. Frag, wie die Einarbeitung abläuft, wer im Betrieb Ansprechpartner wird und ob jemand lernen kann, die Lösung selbst weiterzuentwickeln.
Datenschutz in der Zusammenarbeit
Was Art. 28 DSGVO für die Auftragsverarbeitung verlangt.
Verarbeitet eine Agentur personenbezogene Daten in deinem Auftrag, ist sie Auftragsverarbeiter. Dein Betrieb bleibt der Verantwortliche. Art. 28 DSGVO regelt, was dann gilt. Die Kernpunkte in einfachen Worten:
Nur mit hinreichenden Garantien
Lässt du personenbezogene Daten in deinem Auftrag verarbeiten, darfst du nur mit Auftragsverarbeitern arbeiten, die hinreichende Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bieten (Abs. 1). Frag, wie die Agentur Daten schützt und wer darauf zugreifen kann.
Ein Vertrag mit festen Inhalten
Er legt Gegenstand und Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung, die Art der Daten, die betroffenen Personengruppen sowie deine Rechte und Pflichten fest (Abs. 3). Er ist schriftlich abzufassen, das geht auch elektronisch (Abs. 9).
Verarbeitung nur auf deine Weisung
Die Agentur verarbeitet die Daten nur auf deine dokumentierte Weisung, außer EU-Recht oder nationales Recht verpflichtet sie zu einer Verarbeitung. Das gilt auch für eine Übermittlung in ein Land außerhalb von EU und EWR oder an eine internationale Organisation (Abs. 3 Buchstabe a). Hält sie eine Weisung für rechtswidrig, muss sie dich unverzüglich informieren (Abs. 3 Unterabsatz 2). Für jede Übermittlung in ein solches Land gelten zusätzlich die Regeln aus Art. 44 ff. DSGVO, etwa ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission oder Standardvertragsklauseln.
Weitere Dienstleister nur mit Genehmigung
Zieht die Agentur weitere Auftragsverarbeiter hinzu, zum Beispiel einen Hosting- oder KI-Anbieter, braucht sie deine vorherige schriftliche Genehmigung. Bei einer allgemeinen Genehmigung informiert sie dich über jede geplante Änderung, und du kannst Einspruch erheben (Abs. 2). Die Agentur muss ihnen dieselben Datenschutzpflichten vertraglich auferlegen und haftet dir gegenüber für deren Einhaltung (Abs. 4). Laufen Hosting oder KI-Dienste über die eigenen Konten deines Betriebs, ist der Anbieter in der Regel dein direkter Auftragsverarbeiter. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung schließt dann dein Betrieb selbst mit diesem Anbieter ab.
Vertraulichkeit, Sicherheit und Datenpannen
Wer die Daten verarbeiten darf, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet oder unterliegt einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Die Agentur ergreift die nach Art. 32 DSGVO erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen, unterstützt dich nach Möglichkeit bei Anfragen betroffener Personen und hilft dir bei Pflichten wie der Meldung von Datenpannen. Eine Datenpanne meldet sie dir unverzüglich (Abs. 3 Buchstaben b, c, e und f, Art. 33 Abs. 2).
Löschen oder zurückgeben
Nach dem Ende des Auftrags werden die Daten nach deiner Wahl gelöscht oder zurückgegeben, sofern keine Pflicht zur Speicherung besteht. Die Agentur stellt dir die nötigen Nachweise bereit und ermöglicht Überprüfungen (Abs. 3 Buchstaben g und h).
Nach Auffassung der Datenschutzkonferenz zählen auch Wartung und Fernzugriff dazu, wenn dabei ein Zugriff auf personenbezogene Daten nicht ausgeschlossen ist. Ob und welcher Vertrag in deinem Fall nötig ist, klärst du mit der Person, die in deinem Betrieb für den Datenschutz zuständig ist, oder mit einer Rechtsberatung. Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung.
Gute Zeichen und Warnzeichen
Woran du im ersten Gespräch schon viel erkennst.
Gute Zeichen
- Die Agentur fragt zuerst nach deinem Ablauf und deinen Programmen
- Sie zeigt eine laufende Lösung und nachprüfbare Kundenerfahrungen
- Sie spricht Datenschutz, beteiligte Anbieter und den Vertrag zur Auftragsverarbeitung von sich aus an
- Sie beginnt mit einem überschaubaren Pilotprojekt und klaren Prüfkriterien
- Ihr Angebot nennt Übergabe, Betrieb, Schulung und laufende Kosten
Warnzeichen
- Das Werkzeug steht fest, bevor die Aufgabe geklärt ist
- Es gibt nur Folien und Logos, aber keine laufende Lösung
- Fragen zum Datenschutz und zu beteiligten Anbietern bleiben vage
- Ersparnis oder Ergebnisse werden zugesagt, ohne deinen Betrieb zu kennen
- Unklar bleibt, wer nach dem Projekt Zugänge, Daten und Weiterentwicklung in der Hand hat
Das gilt auch für uns. Stell uns diese Fragen im Strategiegespräch.
Woran du uns prüfen kannst
Was wir selbst gebaut haben und was unsere Galerie zeigt.
Bevor du jemanden für dich bauen lässt, lohnt sich ein Blick auf dessen eigene Systeme. Das sind einige von unseren.
SUKMS, unser Firmengedächtnis
Entscheidungen, Logbuch und Wissen liegen an einem Ort und sind mit Quellen durchsuchbar. Zugriffsrechte und Vertraulichkeit gehören zum Aufbau.
Eigenes Dokumentenmanagement
Wir nutzen selbst ein Dokumentenmanagement mit KI. E-Mails und Anhänge lassen sich gemeinsam durchsuchen, ein KI-Assistent arbeitet direkt in der Oberfläche. Bevor etwas verwendet oder verschickt wird, prüft und entscheidet ein Mensch.
Landkarte der Unternehmenssysteme
Eine gemeinsame Kartografie hält Systeme, Zuständigkeiten und Datenwege fest. Vor einem Umbau wird damit sichtbar, welche anderen Anwendungen von einer Änderung betroffen sein können.
Website-Assistent
Du findest ihn unten rechts auf dieser Seite und auf den meisten Seiten von synclaro.de. Vor der Antwort sucht er passende Abschnitte in einer eigenen Wissensbasis über unsere Angebote und antwortet daraus. Du kannst ihn direkt ausprobieren.
Diese Website
synclaro.de wird mit KI gebaut und gepflegt. Änderungen werden geprüft und getestet, bevor sie live gehen.
50 Projekte in der Ergebnisgalerie
Eigene Systeme und anonyme Kundenprojekte, darunter Zeiterfassung, Bewerberverwaltung, Lernplattform, Bestellportal und ein eigenes CRM.
Synclaro hat über 250 Unternehmer ausgebildet. Gründer Marco Heer hält Vorträge über KI im Betrieb, 2026 unter anderem auf dem BIG BANG KI Festival in Berlin und dem Münchener Marketing Kongress.
Drei Wege, je nach Zeit und Budget
Selbst bauen, gemeinsam bauen oder bauen lassen.
Selbst bauen lernen
Du lernst, was KI kann, wie du Ergebnisse prüfst und welche Aufgabe du in deinem Betrieb lösen möchtest. KI-Kickstart richtet sich an Selbstständige und Betriebe mit weniger als 20 Mitarbeitenden; größere oder komplexe Vorhaben begleiten wir individuell.
Gemeinsam umsetzen
Wir arbeiten mit dir an deinem Vorhaben, von der Idee und der Architektur bis zur Anwendung. Dabei lernst du, sie selbst weiterzuentwickeln. Mit passenden Vorkenntnissen kannst du direkt am Projekt einsteigen; eine vorherige Ausbildung bei Synclaro ist nicht erforderlich.
Umsetzen lassen
Synclaro entwickelt eine individuelle Anwendung oder Automatisierung für dich. Dafür ist keine vorherige Ausbildung bei uns erforderlich. Umfang, Übergabe, Betrieb und Betreuung vereinbaren wir vorab, auf Wunsch mit Ausbildung deines Teams.
So läuft ein Auftrag bei Synclaro
Vom Strategiegespräch bis zur Übergabe.
Kostenloses Strategiegespräch
30 Minuten mit Marco Heer. Ihr klärt die Aufgabe, die beteiligten Programme und welcher Weg passt: bauen lassen, gemeinsam bauen oder selbst lernen.
Umfang und Rahmen vereinbaren
Vor dem Start klären wir Umfang, Zusammenarbeit, Zeitplan und Kosten. Dazu gehören die benötigten Daten, die beteiligten Anbieter und die Frage, ob ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nötig ist.
Bauen und im Alltag testen
Wir entwickeln die vereinbarte Lösung. Getestet wird mit freigegebenen Beispieldaten sowie typischen Vorgängen und Fehlerfällen aus deinem Betrieb. Du prüfst die Ergebnisse mit uns.
Übergeben, betreiben, schulen
Wir übergeben die Lösung verständlich. Betrieb und weitere Betreuung werden ebenfalls vereinbart. Auf Wunsch lernt dein Team, damit zu arbeiten. Soll es die Lösung selbst weiterentwickeln, gibt es die Team-Ausbildung. Sie setzt eine KI-erfahrene Unternehmensspitze voraus.
Im Video
Was KI-Agenten im Betrieb heute können.
Marco Heer erklärt, was KI-Agenten in Betrieben heute leisten und wie der Einstieg gelingt.
Mit dem Abspielen stimmst du zu, dass YouTube (Google) den Player lädt und Daten wie deine IP-Adresse verarbeitet. Dabei können Cookies eingesetzt und Daten in die USA übertragen werden. Datenschutzhinweise
Aus der Praxis
Was Betriebe mit SYNCLARO aufgebaut haben.
Bauaufträge gezielt finden.
Alexander Rotter · OCHS Rohrleitungsbau
Alexander entwickelt KI-Anwendungen für den Rohrleitungsbau. Aus der persönlichen Zusammenarbeit mit Marco entstehen eigene Werkzeuge und die Grundlage, damit auch sein Team Lösungen bauen kann.
Eine eigene App. Passend zum Betrieb.
Daniela Baisch · Holzbau Ott
Daniela Baisch hat mit Coaching von Marco eine eigene Anwendung neben ihrem bestehenden ERP aufgebaut. Die vorhandene Software blieb Teil des Betriebs.
Vom Gespräch zum Protokoll.
Daniel Hölscher · Gebr. Hölscher Bauunternehmung
Daniel entwickelt eigene KI-Werkzeuge für sein Bauunternehmen. Er verbindet sie mit der vorhandenen Microsoft-Umgebung: von der Besprechungsaufnahme über das Firmenwissen bis zur Angebotsvorbereitung.
Von der Anfrage bis zur Rechnung.
Andreas Stolarczyk · JS Fenster + Türen
Andreas Stolarczyk berichtet über den Aufbau eines durchgängigen Auftragsprozesses mit persönlicher Begleitung von Marco.
Persönliche Erfahrungen und dokumentierte Projektstände. Porträts teilweise KI-bearbeitet.
Medienbeiträge
Veröffentlicht und in Vorbereitung.
Der WELT-Beitrag ist erschienen. Die Beiträge in Forbes und Handelsblatt sind in Vorbereitung und werden erst nach Veröffentlichung verlinkt.
„KI im Unternehmen einführen“
Wie Synclaro den Einstieg begleitet, mit Marco Heer und Beispielen aus Kundenbetrieben.
30.09.2026Zum Artikel
Porträt über Marco Heer
Wie Gründer Marco Heer Unternehmer im Umgang mit KI ausbildet.
Erscheint in Kürze
KI für Geschäftsführer
Wie Geschäftsführer KI im Unternehmensalltag nutzbar machen.
Erscheint in Kürze
Häufige Fragen
Was Geschäftsführer uns fragen.
Was macht eine KI-Agentur?
Sie entwickelt KI-Anwendungen und Automatisierungen für Unternehmen, etwa einen Assistenten mit Firmenwissen, eine Vorsortierung eingehender E-Mails oder eine Anwendung, die Daten aus mehreren Programmen zusammenführt. Eine gute KI-Agentur klärt vorher Aufgabe, Daten, Datenschutz und Betrieb und übergibt die Lösung so, dass dein Team damit arbeiten kann. Eine reine KI-Beratung hilft vor allem, passende Aufgaben zu finden und zu planen. Eine KI-Agentur baut die Lösung und übergibt sie.
Woran erkenne ich eine gute KI-Agentur für Unternehmen?
An einer laufenden Lösung, die sie dir zeigen kann, an klaren Antworten zu Datenschutz und beteiligten Anbietern, an einer vereinbarten Übergabe mit Betrieb und Betreuung und daran, dass sie dein Team einbezieht. Vorsicht bei Zusagen zu Ersparnis oder Ergebnissen, bevor jemand deinen Ablauf kennt.
Brauche ich mit der KI-Agentur einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
Wenn die Agentur in deinem Auftrag personenbezogene Daten verarbeitet, etwa beim Betrieb, bei der Wartung oder bei Tests mit echten Daten, ja. Das regelt Art. 28 DSGVO. Arbeitet sie nur mit frei erfundenen oder vollständig anonymisierten Beispieldaten und hat keinen Zugriff auf personenbezogene Daten, ist in der Regel keine Auftragsverarbeitung nötig. Pseudonymisierte Daten, etwa mit Kundennummer statt Namen, bleiben für deinen Betrieb personenbezogen. Dein Betrieb bleibt für die Verarbeitung verantwortlich. Den Einzelfall klärst du mit deiner Datenschutzberatung.
Was ist eine n8n-Agentur, und brauche ich eine?
n8n ist ein Werkzeug, mit dem sich Arbeitsabläufe zwischen Programmen automatisieren lassen, auch mit KI-Schritten. Es lässt sich als Cloud-Dienst nutzen oder auf eigener Infrastruktur betreiben. Eine n8n-Agentur baut solche Abläufe. Ob n8n passt, hängt von deiner Aufgabe, deinen Programmen und davon ab, wer die Abläufe später pflegt. Kläre deshalb zuerst die Aufgabe, dann das Werkzeug. n8n und DATEV verbinden
Was kostet eine KI-Agentur?
Das hängt von Aufgabe, Datenquellen, Schnittstellen, Tests und Betreuung ab. Rechne neben der Entwicklung mit laufenden Kosten für Hosting, KI-Dienste, Wartung und Anpassungen. Bei Synclaro klären wir Umfang, Zusammenarbeit, Zeitplan und Kosten vor dem Start. Das Strategiegespräch mit Marco Heer dauert 30 Minuten und ist kostenlos.
Muss ich bei Synclaro zuerst eine Ausbildung machen, um bauen zu lassen?
Nein. Eine Entwicklung im Auftrag ist ohne vorherige Ausbildung möglich. Wenn du selbst bauen lernen möchtest: KI-Kickstart richtet sich an Betriebe mit weniger als 20 Mitarbeitenden, die Individuelle KI-Begleitung an Unternehmen ab 20 Mitarbeitenden. Lernen, Begleitung und Entwicklung vergleichen
Sind die Kundengeschichten auf dieser Seite Auftragsarbeiten?
Nein. Die veröffentlichten Kundengeschichten stammen aus Coaching und persönlicher Begleitung bei Synclaro, nicht aus einer Entwicklung im Auftrag. Die Ergebnisgalerie zeigt 50 Projekte, darunter eigene Systeme von Synclaro und anonyme Kundenprojekte. Alle Kunden und Ergebnisse
Betriebe aus unserer Zusammenarbeit.
Eine Auswahl der Betriebe, mit denen wir arbeiten.
- Supper & HeinemannArchitekten
- SandaHeizungsbau
- ReiskopfConsulting
Welche Aufgabe soll deine KI-Lösung übernehmen?
Beschreibe kurz den Vorgang und die Programme, mit denen du arbeitest. Nach deiner Anfrage stimmen wir ein kostenloses, 30-minütiges Strategiegespräch mit Marco ab. Dort klären wir, ob du bauen lässt, mit uns baust oder selbst lernst.